Что такое ночной аудит в гостиничном менеджменте? Определение и типы

11 ноября 2021 г.

Во многих отелях стойка регистрации работает круглосуточно, чтобы поддерживать работу и удовлетворять потребности гостей. Одним из инструментов, который помогает менеджерам поддерживать эффективную работу отеля, является ночной аудит, в ходе которого обобщаются финансовые операции, происходящие на стойке регистрации отеля каждый день. Если вы работаете в гостиничном менеджменте, вам может быть интересно узнать больше о ночных проверках и о том, как их эффективно подготовить. В этой статье мы объясним, что такое ночной аудит, объясним, почему он полезен, перечислим некоторые распространенные типы ночного аудита и предложим шаги для его выполнения.

Что такое ночной аудит в гостиничном менеджменте?

В гостиничном менеджменте ночной аудит — это проверка всей финансовой деятельности, которая произошла на стойке регистрации за один день. Эта практика бухгалтерского учета помогает менеджерам отелей понимать, какие денежные потоки приходят и уходят из отеля каждый день. Во многих отелях за ночной аудит отвечает ночной аудитор, который обычно является старшим сотрудником стойки регистрации или менеджером. Ночной аудитор обычно завершает этот процесс поздним вечером или ранним утром, когда большинство гостей уже зарегистрировались в течение дня, поэтому он известен как ночной аудит.

Ночной аудитор завершает свою ежедневную проверку, изучая финансовые счета на стойке регистрации и записывая общую сумму наличных и кредитных платежей, полученных гостями. Они готовят отчеты с кратким изложением финансовой деятельности за день, которые обычно отправляют другим менеджерам на стойке регистрации, генеральным менеджерам и бухгалтерам. Некоторые другие обязанности ночного аудитора при проведении этой проверки могут включать:

• Проверка всех списаний с платежных квитанций зарегистрированных гостей, таких как стоимость номера, налоги, покупки продуктов питания и сувенирного магазина.

• Просмотр всех регистраций за день и запись любых незаездов, которые происходят, когда гости не прибывают по своему бронированию без отмены.

• Запись стоимости номера и процента занятости в течение дня

• Отмечая любые финансовые расхождения в отчетах фронт-офиса

• Обновление ожидаемого количества заездов и выездов гостей на следующий день

• Подготовка счетов-фактур для гостей, выезжающих на следующий день

• Сравнение прогнозируемых и фактических продаж на стойке регистрации

Почему важны ночные аудиты?

Ночные аудиты предоставляют менеджерам отелей ежедневную сводку денежных потоков, происходящих на стойке регистрации, что может дать представление о заполняемости отеля и финансовых показателях. Некоторые преимущества проведения ежедневного ночного аудита для гостиниц включают в себя:

• Данные мониторинга. Эти отчеты помогают менеджерам отелей отслеживать различные данные, включая расходы, заполняемость и доходы. Ежедневный просмотр этих данных может помочь им определить тенденции и внести коррективы для обеспечения финансового успеха отеля.

• Разработка долгосрочных стратегий. Эти аудиты дают менеджерам отелей представление о доходах отеля и покупательских привычках гостей, что может помочь им разработать долгосрочные стратегии ценообразования и рекламных акций для привлечения и удержания гостей.

• Эффективная работа: ночные аудиты предоставляют дневным менеджерам отчет об ожидаемых на следующий день приходах и уходах и незавершенных платежах. Эти отчеты могут помочь оптимизировать операции и обеспечить эффективную работу стойки регистрации.

Виды ночных проверок

В зависимости от размера отеля ночной аудитор может подготовить несколько типов отчетов, основанных на дневной финансовой деятельности. Некоторые распространенные виды ночных аудитов:

Отчет о ночном аудите

Этот отчет показывает информацию о гостях отеля, включая занятые номера и общий объем продаж. Он включает в себя информацию о заездах, выездах, незаездах и отменах в течение дня. В этом отчете содержится подробная информация о ежедневном доходе от бронирования, включая все номера, забронированные через турагентов, корпорации или веб-сайты. Отчет о ночном аудите также включает данные о дополнительных доходах отеля, таких как продажи еды и напитков. Этот отчет помогает генеральным менеджерам анализировать заполняемость отеля и ежедневный доход. Ночной аудитор часто распространяет этот отчет среди руководителей отделов, таких как менеджеры ресторанов, чтобы помочь им подготовиться к следующему дню.

Отчет менеджера

Ночной аудитор создает этот отчет специально для менеджеров отелей, включая генеральных директоров, чтобы помочь им проанализировать общий доход отеля. Отчет менеджера обычно включает информацию о количестве свободных и занятых номеров, количестве гостей в гостинице и полученных от гостей платежах. Во многих отелях на стойке регистрации также составляются ежедневные отчеты о продажах от каждого отдела, которые ночной аудитор может включить в отчет менеджера. Этот отчет помогает менеджерам сравнивать целевой доход с фактическими продажами и позволяет им оценивать успех планов продаж или маркетинга.

Отчет о стоимости номера

В отчете о стоимости номеров содержится более подробная информация о размещении в отеле в течение дня. В этом отчете указана стоимость каждого номера в отеле по сравнению со стоимостной ценой, которая представляет собой стандартную цену за номер в отеле без учета каких-либо скидок. Он также включает информацию о категориях каждого номера в отеле, в том числе о занятых номерах, незаездах, ремонтных номерах и ожидаемых выездах. Ночной аудитор обычно делится этим отчетом с менеджерами отелей и отделом бронирования, чтобы помочь им решить, нужно ли вносить коррективы в стоимость номеров.

Отчет о доходах

Тип ночного аудиторского отчета обычно предоставляет более подробную информацию о доходах отеля за этот день. Он описывает общий доход от номера в отеле, предоставляя информацию о стоимости номера, налогах и дополнительных расходах гостей, таких как питание. Эта информация помогает менеджерам ежедневно определять среднюю стоимость номера, которая является ключевым показателем эффективности (KPI) для многих отелей. В отчете о доходах также содержится информация об операциях с наличными и кредитными картами на стойке регистрации. Эти данные могут помочь менеджерам оценить чистую прибыль отеля за каждый день.

Как провести ночной аудит

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы провести ночной аудит отеля:

1. Подтвердить бронирование

Начните ночной аудит с просмотра всех резервов на день. Запишите общее количество заездов и отъездов гостей, а также любые неявки. Проверьте, не находятся ли какие-либо номера в отеле в настоящее время на ремонте и недоступны для бронирования. Если вы заметили какие-либо несоответствия, связанные с бронированием, такие как продолжительность пребывания гостя или занятость номера, отметьте эти различия, чтобы вы могли согласовать их в ходе аудита.

2. Настройте статус комнаты

После того, как вы просмотрели ежедневное бронирование, вы можете настроить статус номера в отеле, который показывает, сколько номеров доступно и занято. Если вы заметили расхождения в бронировании, просмотрите отчеты о занятости и уборке номеров, чтобы устранить эти расхождения. Например, вы можете подтвердить любые незаезды и соответствующим образом скорректировать заполняемость отеля. Вы можете использовать эту информацию, чтобы включить в отчет ночного аудита сведения о занятых номерах на следующий рабочий день. Эта информация может быть особенно полезна домработницам, чтобы они могли правильно убирать и готовить комнаты.

3. Рекордные цены на номера

После корректировки статуса номера вы можете приступить к регистрации расходов на проживание и налогов в платежных квитанциях зарегистрированных гостей, которые известны как фолио. Просмотрите гостевые фолио, чтобы убедиться, что стоимость номера соответствует тарифу их бронирования, и устраните любые различия. Например, гость забронировал номер по тарифу стойки и при заселении предоставил корпоративную скидку. Проверьте, не оставил ли администратор дневной стойки регистрации какие-либо сведения о несоответствиях, например о гостях, решивших продлить свое пребывание. Внесите любые коррективы и запишите расходы на проживание и налоги в гостевых фолио.

4. Сбалансируйте другие расходы

В дополнение к стоимости номера сбалансируйте любые другие расходы гостей и добавьте эти покупки в их фолио. Другие сборы могут включать в себя различные расходы в зависимости от отеля, такие как плата за парковку, услуги прачечной или плата за обслуживание номеров. Разместите каждую из этих транзакций на гостевых фолио. Отели называют эти незавершенные транзакции пробным балансом, и сотрудники стойки регистрации могут использовать эту информацию для сбора этих платежей, когда гости выезжают в конце своего пребывания.

5. Подготовьте отчеты

После выполнения этих шагов подготовьте необходимые отчеты для генеральных менеджеров и другого персонала отеля. Полезно создать серию шаблонов отчетов, которые вы сможете обновлять каждый день, добавляя новую информацию. В некоторых отелях может быть система управления недвижимостью (PMS), которая представляет собой программное обеспечение, которое может автоматизировать эти отчеты. После того, как вы подготовили отчеты, раздайте их менеджерам отеля и другим лицам, например, в отделы питания и напитков и бронирования, для их рассмотрения. На этом этапе вы также можете завершить гостевые фолио для всех гостей, выезжающих на следующий день, чтобы упростить операции выписки на стойке регистрации.