Что такое модель общего обслуживания? (Плюс как его реализовать)

2 апреля 2022 г.

Модели общих служб позволяют совместно использовать ресурсы во всей организации. Часто люди путают модели общего обслуживания с аутсорсингом, но это разные концепции и служат разным целям, поэтому вам важно понимать, что каждая из них влечет за собой и как они функционируют в бизнесе. Если вам интересно использовать модель общего обслуживания в компании, в которой вы работаете, вам может быть полезно узнать, что они включают в себя и как вы можете их реализовать.

В этой статье мы определяем, что такое модель общих служб, объясняем, что она обычно включает, и рассматриваем различия между общими службами и аутсорсингом.

Что такое модель общего обслуживания?

Модель общего обслуживания — это бизнес-модель, которая требует совместного использования ресурсов всей компанией. В этой бизнес-модели вы централизуете все административные ресурсы вместо разделения этих ресурсов на разные отделы или категории. Эти услуги могут включать такие вещи, как начисление заработной платы, финансы, найм и инвентарь. В некоторых случаях централизованные ресурсы могут требовать оплаты для отделов за использование их услуг, но это не обязательно является обычной практикой в ​​моделях общих услуг. Например, отдел маркетинга может платить централизованному ресурсу за выписку и отправку чеков сотрудникам своего отдела.

Конечной целью использования модели общих услуг является создание общего пула ресурсов, чтобы компания могла использовать минимальное количество ресурсов для успешного выполнения задач и действий, чтобы она была максимально эффективной и рентабельной. Модели общих услуг обычно позволяют добиться экономии за счет масштаба, которая представляет собой ценовые преимущества, которые создает компания, когда она достаточно масштабирует бизнес или услугу, а также широко распространенную стандартизацию процедур и практик в рамках всей компании или организации.

Что включает в себя модель общего обслуживания?

Модель общего обслуживания обычно включает несколько элементов:

Централизация ресурсов

Любой тип существующей модели общих служб включает в себя определенный тип компиляции, ресурсов или служб. Это может означать, что компания объединяет два отдела, которые вместе функционируют как одно целое. Количество ресурсов, которые компания централизует, может варьироваться в зависимости от нескольких различных факторов, в том числе от того, какие затраты требуют сокращения, какие ресурсы должны быть автономными или какие ресурсы могут хорошо функционировать в конгломерате.

Стандартизация процедур

Поскольку модель общего обслуживания отдает приоритет централизации ресурсов, обычно также присутствует элемент стандартизации. Это может включать стандартизацию определенных бизнес-процедур или стандартизацию методов выполнения конкретных задач.

Например, финансовый отдел, который ранее был независимым, может использовать специальное программное обеспечение для цифровой регистрации для выполнения своей работы, а бухгалтерия, которая ранее была независимой, может использовать другое программное обеспечение для цифровой регистрации для выполнения своей работы. Если компания объединяет службы двух отделов и создает общую службу, новая общая служба может по умолчанию использовать то же программное обеспечение для хранения документов, чтобы вся работа, выполняемая общей службой, была максимально стандартизирована и эффективна.

Ожидание снижения затрат

Как правило, предприятия внедряют модель общего обслуживания, чтобы минимизировать расходы на услуги и функции. Таким образом, когда компания внедряет одну из этих бизнес-моделей, она рассчитывает в некоторой степени сократить расходы, будь то резкое снижение или достаточное, чтобы придерживаться немного меньшего бизнес-бюджета. Внедрение модели общего обслуживания также обычно обеспечивает эффективность и экономию за счет масштаба, что, в свою очередь, также снижает затраты.

Как реализовать модель общего обслуживания

Внедрение модели общего обслуживания в компании может стать оптимизированным и эффективным процессом, если вы выполните несколько шагов. Важно отметить, что процесс, в котором бизнес реализует модель общего обслуживания, может варьироваться в зависимости от того, на чем специализируется бизнес, сколько людей работает в нем, насколько велик бизнес и других подобных факторов. Вы можете использовать это как руководство по внедрению модели общего обслуживания в компании, в которой вы работаете:

1. Определите, что вы централизуете

Определение конкретных ресурсов, которые вы собираетесь объединить и поделиться с другими отделами, важно для создания хорошо продуманного плана внедрения. Важно информировать всех сотрудников, участвующих в процессе централизации, о предстоящих изменениях, которые вы должны внести в ближайшее время. Таким образом, все участники будут максимально информированы и обновлены и смогут связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы или комментарии по поводу изменения.

2. Определите, какие роли вы хотели бы сохранить

Для общего блага компании важно сохранить всех сотрудников, которые хорошо работают и имеют высокий уровень производительности. При внесении изменений необходимо определить, каких сотрудников вы хотели бы оставить на своих нынешних должностях, выполняя ту же работу. Как только вы определились с этим, вы можете начать перемещать других сотрудников по мере необходимости для удовлетворения ваших новых потребностей бизнеса.

3. Создайте план реализации

Важно составить подробный план реализации как для себя, так и для всех других специалистов, участвующих в этом переходном процессе. Если вы сделаете это, вы сможете хорошо понять, как будет выглядеть процесс, на кого он повлияет и сколько времени он займет. Вы можете поделиться этим планом со всеми, кто участвует в переходе, и со всеми, на кого может повлиять эта новая бизнес-модель. После того, как вы завершили свой план, вы можете начать процесс реализации.

Общие услуги против аутсорсинга

Люди часто используют термины «совместные услуги» и «аутсорсинг» взаимозаменяемо, но оба бизнес-термины относятся к разным понятиям. По этой причине важно понимать, что означают оба термина, что может помочь вам определить, какой процесс вы хотите использовать. Между общими услугами и аутсорсингом есть несколько ключевых отличий, в том числе следующие:

• Ответственность и ответственность: при совместном обслуживании обе стороны, участвующие в партнерстве, обычно разделяют как ответственность, так и ответственность. При аутсорсинге ответственность обычно ложится на внешнюю организацию, предоставляющую внешние услуги.

• Стоимость: общие услуги могут быть дороже, чем аутсорсинг. Это сильно зависит от того, где происходит аутсорсинг, но затраты, связанные с аутсорсингом, обычно ниже, чем затраты, связанные с общими услугами.

• Расположение: общие службы могут предоставляться внутри компании, но это не обязательно гарантируется. Напротив, аутсорсинг всегда исходит извне компании или организации.