Что такое координация проекта и как это работает?

Развитие ваших навыков координации проектов может быть ценным для любой карьеры или должности, которая может вас заинтересовать. Работодатели ищут в соискателях солидную квалификацию в области управления проектами и координации, потому что этот опыт доказывает несколько ключевых способностей в общении, организации и устранении неполадок. В этой статье мы объясняем, что такое координация проекта, ее основные преимущества, этапы координации проекта и обязанности координатора проекта.

Что такое координация проекта?

Координация проекта — это повседневное управление задачами в вашем отделе. Цель координации проектов — оптимизировать рабочий процесс ваших задач. Менеджер проекта информирует сотрудников о том, кто отвечает за каждый раздел проекта и его сроки. В этой роли вам также может потребоваться вести протоколы собраний, документируя важную информацию, которую сотрудники могут использовать для выполнения своих проектов.

Основные преимущества координации проектов

Эффективная координация проекта может максимизировать производительность вашей команды на рабочем месте.

Вот некоторые ключевые преимущества координации проекта:

• Общение с важными и приоритетными областями

• Оптимизация общения

• Повышение производительности проекта и его качества

• Соблюдение графика и бюджета

• Минимизация риска

• Улучшение обратной связи с клиентами

Общение с важными и приоритетными областями

Общение с важными и приоритетными областями помогает вам успешно выполнять свои задачи. Менеджер проекта может подчеркивать стратегию компании и шаг за шагом обсуждать, как проект связан с целями компании. Члены команды могут, в свою очередь, поговорить друг с другом, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут у них возникнуть о проекте, и получить ясность в отношении объема и деталей проекта.

Оптимизация общения

Координатор проекта может установить методы для эффективной передачи информации командам. Ваша способность эффективно передавать информацию может помочь установить приоритеты для проекта. Вы можете выбрать членов команды, которые обладают хорошими коммуникативными навыками, чтобы вы могли создавать полноценные команды.

Повышение производительности и качества проекта

Правильно скоординированная стратегия проекта способствует более качественному результату и более продуктивному рабочему процессу. Организуя и назначая конкретные задачи членам команды, руководитель проекта может гарантировать, что каждая задача выполняется критически на микроуровне. У каждого члена команды есть своя ответственность, которая, в свою очередь, стабилизирует их внимание и производительность и способствует общему более качественному завершению проекта.

Соблюдение графика и бюджета

Надлежащая координация проекта также может помочь руководителю и членам команды соблюдать график и бюджет. Временная шкала может отображать рабочий процесс для всего проекта и его целей. Руководители проектов должны предоставить всем сотрудникам график и обзор бюджета компании для выполнения своей части проекта. Вы поймете количество ресурсов, с которыми вам придется работать, по завершении проекта. Координация проекта также сообщит вам о любых проблемах, которые могут вызвать задержки, и отследит ход проекта, чтобы уложиться в любые сроки.

Задавать УМНЫЙ (конкретные, измеримые, действенные, актуальные и ограниченные по времени) цели для отслеживания вашего прогресса и отслеживания этапов независимо от количества ресурсов, предоставленных вам в начале проекта.

Минимизация риска

Координация проектов с вашими коллегами также поможет вам выявить риски, связанные с вашей рабочей нагрузкой. Идентифицировать риски которые могут привести к провалу проекта и как они могут повлиять на производительность ваших коллег. Используйте стратегии избегания риска, риска, снижения риска и удержания риска, чтобы подготовить ответные меры, которые вам могут понадобиться в случае возникновения кризиса.

Улучшение обратной связи с клиентами

Координация проектов может повысить удовлетворенность клиентов вашей компанией, если они получат высококачественные результаты, выполненные вовремя. Например, у клиента может быть руководство по стилю, которому копирайтеры и редакторы должны следовать при создании статей для своего веб-сайта. Вы можете запросить у клиента любые необходимые разъяснения, чтобы выполнить его требования, прежде чем отправлять ему на рассмотрение окончательные версии результатов. Поговорите со своим руководителем или коллегами о дальнейших изменениях в проекте, чтобы получить больше ясности о том, как продолжить его завершение.

Какие этапы согласования проекта?

Вот этапы согласования проекта:

1. Определение

2. Посвящение

3. Планирование

4. Исполнение

5. Мониторинг и контроль

6. Закрытие

1. Определение

На первом этапе подробно описывается, что представляет собой проект, и шаги, которые необходимо предпринять для его завершения. Вы, ваш менеджер проекта и остальная часть команды должны понимать цели проекта, задачи, объем, риски, сроки, бюджет и подход. Клиент утверждает проект до того, как вы начнете над ним работать. Сложные проекты могут потребовать постоянного общения, чтобы дать вам представление о направлении проекта.

2. Инициация

На этапе инициации любые ожидания становятся понятными для вашей компании и клиента. Вы должны знать, сколько времени вам нужно потратить на планирование выполнения проекта, причины начала проекта, выгоды и вероятность его успеха. Выделите время, чтобы выделить проблемы, которые могут возникнуть и могут задержать продвижение на более поздних стадиях проекта.

3. Планирование

На этапе планирования вы увязываете задачи со стратегическими целями. Вы поможете расставить приоритеты и договоритесь о желаемом результате с остальной частью вашей команды. Проведите SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), чтобы найти решения проблем, с которыми вы можете столкнуться, и спланировать, как вы можете работать лучше, чем ваши конкуренты. Если вы работаете над маркетинговой стратегией, вы можете запланировать завершение проектов, использующих социальные сети, чтобы получить конкурентное преимущество и повысить вовлеченность вашей целевой аудитории.

4. Исполнение

На этапе выполнения отдельные участники завершают свои части проекта. Вы убедитесь, что каждый владелец задачи понимает свою роль и все ожидания, которые у вас есть для них, включая сроки, бюджет или любое другое распределение ресурсов.

5. Мониторинг и контроль

Координация проекта помогает лучше отслеживать и контролировать каждый этап проекта, чтобы обеспечить его выполнение в соответствии с установленным графиком. Сотрудничайте со своей командой над проблемами, с которыми вы сталкиваетесь, чтобы управлять рисками и действительностью задач в текущем объеме проекта. Сообщайте менеджеру проекта о любых обновлениях, с которыми вы можете столкнуться в ближайшие дни или недели до завершения проекта.

6. Закрытие

Закрытие – это окончательное одобрение проекта заказчиком после сдачи. В одобрении клиента должно быть указано, что проект является окончательным, и они могут использовать его для своего бизнеса. Менеджер проекта решает, достигли ли вы и участники целей проекта или перевыполнили их, в любых отзывах об областях улучшения для будущих проектов для получения лучших результатов.

Должностные обязанности в роли координатора проекта

Роль координатора проекта часто определяется множеством обязанностей, в том числе:

• Контроль административных задач по проектам

• Беседа с сотрудниками о статусе проекта

• Составление графиков и контроль за ходом проекта

• Сбор проектных договоров, отчетов и счетов

• Заказ расходных материалов и выставление счетов клиентам за приобретенные ими продукты

• Участие во встречах и помощь в разработке стратегии проекта