Что такое картирование процессов «как есть»? Определение, преимущества и шаги

2 апреля 2022 г.

Картирование процессов «как есть» — это распространенный инструмент, который предприятия используют для улучшения операций в бизнесе. Картирование процессов «как есть» включает в себя рисование физической карты каждого процесса и анализ эффективности этих процессов. Изучение картирования процессов «как есть» может помочь бизнесу сэкономить время и деньги за счет различных операционных улучшений. В этой статье мы обсудим, что такое карта процесса «как есть», включая ее преимущества, и предложим шаги по использованию карты процесса «как есть».

Что такое картирование процесса как есть?

Картирование процессов «как есть» — это метод изучения текущего состояния операций. Эти карты отслеживают существующие процессы компании, включая их этапы от начала до конца. Они изучают такие вещи, как организация документов, ведение записей, управление временем и другие бизнес-функции. Компании часто проводят картирование процессов как есть в качестве оценки перед тем, как поставить цель, например, улучшить процессы команды, отдела или всей компании. Затем предприятия анализируют карты процессов и ищут способы улучшить функционирование, например, операционную или финансовую эффективность.

Карты процессов «как есть» часто используют блок-схемы для визуализации этапов процесса, но существует пять дополнительных типов карт процессов. Карты развертывания отображают отношения между командами и показывают, где процессы пересекаются или функционируют одновременно. Подробные карты процессов исследуют один процесс с его подпроцессами и дополнительными шагами. Карты процессов высокого уровня, или карты цепочки создания стоимости, показывают макроскопическое представление процесса, проходящего через бизнес. Визуализированные карты процессов показывают текущее или будущее состояние и области улучшения. Карты потока создания ценности определяют шаги, необходимые от разработки до пользователя.

Преимущества картирования процессов «как есть»

Несмотря на то, что основной целью картирования процесса «как есть» является повышение эффективности, этот процесс может обеспечить и другие преимущества, в том числе:

Оптимизированный рабочий процесс

Используя картирование процессов «как есть», компании могут оптимизировать различные системы и операционные процессы. Оптимизация способствует повышению производительности, улучшению результатов и повышению эффективности работы персонала и других систем. Анализ процессов «как есть» может помочь бизнесу обнаружить экономию бюджета и времени, измеряя эффективность своего рабочего процесса. Это может обеспечить большую прозрачность при принятии решений и улучшить будущие операции.

Повышенная стандартизация ролей

Картирование процесса «как есть» рассматривает участников каждого процесса и документирует отдельные роли в нем. Изучая и детализируя роли каждого участника, бизнес может работать над стандартизацией ролей и обязанностей каждого. Это помогает прояснить предыдущую путаницу и повысить осведомленность об обязанностях каждой роли в бизнесе.

Более простое выявление недостатков в процессе

При создании карты процесса «как есть» каждый шаг каждого прогресса документируется и проверяется. В сочетании с данными от заинтересованных сторон бизнес может легче выявлять уязвимые аспекты или недостатки в каждом процессе. Выявление слабых мест в рабочем процессе может помочь улучшить текущие и будущие процессы. Эта документация также может помочь бизнесу легче выявлять недостатки и устранять их в будущем.

Улучшена производительность команды

Картирование процесса «как есть» может повысить производительность команды и повысить удовлетворенность сотрудников. Сложные или неэффективные процессы могут мешать сотрудникам и, возможно, вызывать разочарование. Привлекая сотрудников к мозговому штурму по оптимизации процессов, они могут внести предложения, которые помогут им преодолеть трудности в рабочем процессе. Это может включать уточнение требований, упрощение процессов или устранение избыточных или улучшенных ресурсов. Повышение удовлетворенности сотрудников часто помогает предприятиям за счет снижения текучести кадров и, возможно, увеличения доходов.

Более короткая кривая обучения

После того как компания создаст и оптимизирует карты для каждого процесса, они смогут использовать эти карты в процессе обучения. Руководство может добавлять карты процессов к учебным материалам для новых сотрудников, предоставляя им всесторонний обзор их новых обязанностей и ответственности. Это может помочь сократить кривую обучения каждой позиции, потому что, если сотрудники-ветераны и новые сотрудники выполняют одни и те же шаги для каждого процесса, сотрудники-ветераны могут помогать стажерам, а стажеры могут наблюдать, как ветераны выполняют каждый процесс, как указано на карте.

Элементы анализа процесса «как есть»

Анализ процессов «как есть» осуществляется с использованием стратегий управления процессами для определения и оценки текущего набора бизнес-процессов. Этот анализ процесса фокусируется на карте для каждой цели, будь то общая оптимизация бизнеса или улучшение рабочего процесса одного отдела. Анализ процессов «как есть» может иметь несколько целей, таких как экономия денег, повышение удовлетворенности клиентов и сотрудников, улучшение существующих процессов или создание новых, улучшение координации бизнеса и адаптация процессов после изменений в бизнесе. Анализ процессов «как есть» также может помочь бизнесу в создании будущих карт процессов. Вот некоторые элементы анализа процесса «как есть»:

Исследование

Исследования играют решающую роль в проведении анализа процесса «как есть». При сборе информации о различных процессах для создания карты процесса исследовательская группа проводит личные интервью, опросы, прямые наблюдения и групповые встречи. Интервью с участниками процесса и опросы дают команде представление о том, как люди завершают каждый процесс, а также их собственные наблюдения и мнения о том, как этот процесс функционирует. Непосредственные наблюдения позволяют команде собирать данные о процессе и о том, как подходит каждый шаг, из первых рук. Групповые встречи помогают исследовательской группе понять межличностное общение между участниками и то, как это может повлиять на завершение процесса.

Документация

Команда собирает свои данные и начинает отображать каждый процесс в карту процессов «как есть». Картографическое программное обеспечение может помочь стандартизировать карту и обеспечить совместный доступ команды на протяжении всего процесса. Карта процессов и анализ часто включают процессы разработки и эксплуатации (DevOps), путь клиента, процессы документирования, функции системной поддержки, подробные описания производительности процессов и всех результатов процесса. Большинство компаний используют базовую блок-схему, но другие форматы могут соответствовать данным и требованиям каждой цели.

Выявление слабых мест

Узкие места, пробелы и слабости описывают недостатки или уязвимости в процессах. Анализ этих слабых мест и определение их причин и решений может помочь бизнесу внести конкретные улучшения в текущие и будущие процессы. Узкое место останавливает процессы и замедляет их продвижение. Узкие места могут возникнуть, когда в процесс вовлечено слишком много людей, поэтому сведение к минимуму числа участников может помочь устранить узкое место.

Пробелы в процессе препятствуют желаемой производительности или результату процесса. Пробелы — это когда в процессе отсутствуют шаги или участники, и решение часто требует добавления еще одного шага или человека. Слабые стороны — это когда правильные шаги сделаны, но слабые места нарушают ход. Использование лучшего общения или передачи между участниками может исправить слабые стороны.

Усовершенствования процесса

Анализ процессов «как есть» берет всю собранную информацию об этапах процесса, эффективности и уязвимостях и исследует каждую часть, чтобы определить, где можно внести улучшения. Эти усовершенствования часто помогают повысить эффективность, сокращая время и стоимость выполнения каждого процесса. Предложив решения, предприятия могут протестировать эти решения и оценить их эффективность или долговечность, а также вернуться к теме при необходимости.

Как использовать карту процесса «как есть»

Вот несколько шагов для создания и использования карты процесса «как есть»:

1. Установите цели

Прежде чем перечислять процессы для оценки, определите область своего внимания. Общие области внимания включают отдельную команду, отдел или весь бизнес. Затем в рамках этой целевой области начните определять, какие процессы вы хотите отобразить, включая начальную и конечную точки для каждого процесса. Например, вы можете отобразить путь продаж, начиная с исследования аккаунта и заканчивая покупкой клиента.

2. Создайте команду

Создание и анализ карты процесса «как есть» включает в себя ввод данных со всех уровней ваших бизнес-операций. Создайте исследовательскую группу, включающую любые должности, связанные с повседневными процессами, непосредственное руководство, высшее руководство и любые должности, которые могут привнести уникальные перспективы в проект. Запрос информации со всех позиций, участвующих в полном цикле операций, позволяет получить более полное представление о процессе.

3. Соберите данные

На этом этапе вашей команде важно собрать исчерпывающую и подробную запись данных, относящихся к каждому процессу. Опросите заинтересованные стороны и задокументируйте каждое интервью. Изучите все задействованные системы, включая показатели производительности или работоспособность системы. Определите шаги процесса, в том числе, кто выполняет какую задачу, когда они это делают и как они это делают. Наблюдайте за процессами в действии, делая заметки о каждом шаге и общем процессе. Собрав большой объем данных в начале, исследовательская группа может сформировать четкое представление о процессе. Данные могут быть отфильтрованы позже в процессе сопоставления.

4. Создайте базовый уровень

Затем ваша команда может использовать данные для создания базовой линии, которая позже поможет сформировать карту. При создании базового плана ваша команда может включать примечания об общем рабочем процессе, задачах, связанных с каждым этапом процесса, потоке задач и шагов, их связи друг с другом, событиях, которые вызывают выполнение каждого шага, и участниках процесса. каждый шаг. При описании отдельного процесса в базовом плане могут быть перечислены подзадачи, составляющие более крупные части процесса.

5. Перечислите шаги в последовательности

Теперь ваша команда может задокументировать каждый исследованный процесс, а затем перечислить этапы каждого процесса в последовательном порядке. Если вы используете формат схемы, используйте подзаголовки для подзадач и подшагов. Поговорите с ключевыми заинтересованными сторонами по каждому процессу и спросите их мнение о любых пропущенных или неуместных шагах. Внесите необходимые коррективы для точности, так как этот базовый план помогает разработать карту процесса «как есть».

6. Нарисуйте карту

На основе собранных данных и схемы процессов можно определить, какой формат карты лучше всего соответствует данным. Если вы решите использовать блок-схему, сократите количество деталей до тех, которые необходимы для структуры, например название шага или количество затраченного времени. Существует множество шаблонов блок-схем для компаний, создающих карты процессов, и они могут помочь установить согласованность между несколькими картами. Используйте установленные символы блок-схемы, чтобы обозначить различные детали процесса.

7. Проверьте карту

Затем вы должны передать карту участникам различных процессов для просмотра и проверки задействованных данных и шагов. После консультации вы можете внести любые необходимые поправки и получить окончательное одобрение от заинтересованных сторон. Как только ваша команда закончит карту, они могут начать анализ.

8. Завершите анализ

Вы можете начать анализ процессов «как есть», выявив уязвимости или недостатки в процессах. Это включает в себя пробелы, узкие места, слабые места или даже ненужные шаги. После выявления слабых мест команда оценивает места, которые можно было бы улучшить, и делает заметки о возможных решениях для каждого места. Затем они определяют, какие методы с наибольшей вероятностью приведут к долгосрочным улучшениям процессов, и добавляют эти решения на карту. Команда также ищет дополнительные возможности оптимизации, которые могли бы уменьшить избыточность или затраты времени и средств.

9. Улучшите процесс

После того, как команда завершит анализ карты, они приступят к реализации улучшений. Это может включать обновление учебных пособий, проведение учебных занятий, создание справочных руководств, обновление систем и предоставление участникам доступа к карте для их процесса. Как только сотрудники начинают использовать улучшенные процессы, команда записывает и контролирует прогресс. Создание системы отслеживания, которая отслеживает, как улучшается каждый процесс после первоначальной оптимизации, позволяет вам оценить, какие решения сработали, а какие требуют дальнейшей оценки.