Что такое карта процесса?

6 мая 2021 г.

Создание документов планирования позволяет компании работать более эффективно, а понимание различных типов карт процессов расширяет возможности компании по созданию эффективных планов. Карты процессов следуют предопределенной структуре, что позволяет пользователю создавать эти карты в соответствии с установленными правилами, и любой, кто изучает документ, может понять намерение составителя. Если вы хотите сделать бизнес-процессы более эффективными, может быть полезно использовать карты процессов, которые обеспечивают ясность в проектах компании. В этой статье мы обсудим, что такое карта процессов, различные типы карт процессов, преимущества их использования и способы создания собственных карт.

Что такое карта процесса?

Карта процесса — это визуальное представление плана или структуры принятия решений, используемой компанией или специалистом. В картах процессов используются универсальные символы, позволяющие специалистам, знакомым с выбранным форматом, понять его структуру и следовать ей при необходимости. Карты процессов включают различные структуры, причем разные форматы лучше подходят для разных функций.

Типы карт процессов

Карты процессов — универсальный инструмент, полезный в самых разных профессиональных ситуациях. Существует множество стилей карт процессов, что позволяет вам выбрать формат, который лучше всего соответствует вашим конкретным потребностям. Общие типы карт процессов включают в себя:

Диаграммы потоков данных

Диаграмма потока данных обеспечивает визуальное представление того, как информация перемещается в процессе. Это универсальный формат, который можно использовать как для отображения основного процесса, например, когда спецификации проекта передаются от клиента подрядчику и его субподрядчикам, так и для сложных информационных сетей, в которых информация перемещается в разных направлениях к нескольким сторонам.

Блок-схемы

Блок-схемы являются одним из самых основных и популярных форматов отображения процессов, поскольку они представляют собой эффективный способ описания процессов с линейной последовательностью. Блок-схема может быть простой, состоящей только из нескольких заголовков, или включать детали для уточнения каждого шага блок-схемы.

Карты процессов высокого уровня

Карта процесса высокого уровня — отличный способ быстро и эффективно представить обзор проекта. На высокоуровневой карте узлы представляют основные этапы процесса без обсуждения сложных деталей выполнения каждого из них. Карты процессов высокого уровня идеально подходят для подведения итогов проекта или предоставления руководства для людей, которые хотят отслеживать общий прогресс проекта, но не несут ответственности за выполнение проекта.

Карты отношений

Карта отношений показывает, как взаимодействуют разные стороны процесса. Вместо узлов, используемых для изображения шагов в процессе, каждый узел представляет человека, отдел или компанию, участвующую в процессе, с помеченными стрелками, чтобы выделить отношения каждой стороны друг с другом.

Карты SIPOC/SIPOC-R

Диаграмма SIPOC представляет собой карту процессов на основе столбцов, в которой столбцы помечены как поставщики, входы, процессы, выходы и клиенты. Формат SIPOC-R также добавляет шестой столбец для требований. Каждый столбец содержит либо список элементов, соответствующих определенной категории, либо базовую блок-схему шагов внутри этого элемента.

Диаграммы дорожек

Диаграмма дорожек — это метод сопоставления лиц, ответственных за определенные элементы процесса, путем предоставления отдельных дорожек, которые представляют разных лиц или группы, ответственные за выполнение части. Диаграмма плавательных дорожек может облегчить адаптацию нового сотрудника к процессу, поскольку она позволяет этому сотруднику быстро определить этапы процесса, за которые он отвечает.

Карты потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это подробный процесс отображения, который отслеживает поток материалов и информации во время процесса. Карты потока создания ценности часто бывают очень подробными и полезны при оценке планирования процесса, чтобы определить области, в которых компания может улучшить и сделать свои процессы более эффективными.

Преимущества использования карт процессов

Карты процессов — это полезные инструменты, которые могут сделать вашу компанию более эффективной и прибыльной. Некоторые из наиболее важных преимуществ использования карт процессов включают в себя:

• Ясность: карта процесса определяет элементы или этапы процесса таким образом, чтобы четко детализировать ожидаемую процедуру проекта. Это помогает упростить понимание сложного процесса, гарантируя, что вы или ваши сотрудники успешно выполните свои обязанности, а процесс пойдет по плану.

• Повышение производительности: использование карт процессов позволяет компании повысить уровень производительности. Обеспечение осведомленности всех сотрудников о своих обязанностях снижает количество отходов и повышает производительность вашей работы.

• Удовлетворенность персонала: Предоставление вашим сотрудникам четких карт процессов может повысить моральный дух сотрудников. Когда сотрудники четко понимают свои роли, это не только облегчает их работу, но и подчеркивает результаты их работы. Это позволяет сотрудникам понять, что работа, которую они делают, важна.

• Эффективное решение проблем и тестирование. Создание карты процессов — отличный способ проверить процессы вашей компании на наличие областей для улучшения. Создание альтернативных карт также позволяет тестировать гипотетические процессы, чтобы определить маршрут, который вы считаете наиболее эффективным.

• Обеспечивает визуальную справку: наличие карты процесса может упростить объяснение процесса, например, при презентации или объяснении процесса вашим сотрудникам. Отображение визуальной карты помогает вовлеченным людям следить за тем, как вы обсуждаете процесс.

• Снижает затраты: схема процессов помогает повысить эффективность вашей работы, что позволяет сократить материальные инвестиции и количество часов, затрачиваемых персоналом на выполнение проекта. Это снижает общую стоимость процесса, делая его более прибыльным для вашей компании.

• Лучшее обучение: карты процессов также являются полезным инструментом для адаптации новых сотрудников. Включение карты в пакет обучения нового сотрудника или во время ознакомительного занятия может помочь вашему новому сотруднику привыкнуть к своей новой компании и новым обязанностям.

Как создать карту процесса

Вот некоторые из них, которые вы можете использовать для создания эффективной карты процесса:

1. Определите объем вашего проекта

Чтобы оптимизировать карту процесса, полезно иметь четкое представление о границах проекта, изучив его цели. Это может включать материальный элемент, такой как карта процесса, определяющая, как создать продукт, или концепцию, такую ​​как карта процесса, которая показывает сотрудникам, как выполнять анализ завершенного проекта. Четкое указание объема вашей карты процесса поможет вам сосредоточиться на этапах составления проекта.

2. Определите элементы вашего процесса

Следующий шаг включает в себя перечисление всех компонентов, которые влияют на ваш процесс. Это может включать персонал или отделы, участвующие в процессе, требуемые ресурсы и переменные, влияющие на решения. Составление полного отчета об элементах, составляющих ваш процесс, гарантирует, что созданная вами карта процесса охватывает все ключевые части процесса.

3. Перечислите этапы вашего процесса

Прежде чем определить наилучший формат карты процесса, часто полезно создать краткий обзор важных шагов и узлов в процессе, который вы отображаете. Это поможет вам определить ключевую информацию и сделать карту процесса максимально эффективной и полезной.

4. Выберите формат и нарисуйте карту процесса

Рассмотрев элементы и этапы отображаемого процесса, попробуйте выбрать формат, который лучше всего передает важную информацию, которую вы хотите отобразить на карте процесса. Создайте свою карту, нарисовав узлы для отдельных шагов или этапов процесса и используя линии и стрелки, чтобы соединить каждый узел, чтобы наметить поток процесса проекта.

5. Проверьте карту на точность

Поскольку вы и ваши сотрудники можете часто обращаться к карте процесса во время выполнения проекта, важно убедиться, что карта является точной. После того, как вы закончите свой первоначальный рисунок, рассмотрите возможность проверки каждого элемента карты процесса на предмет точности.

Это может помочь, если дополнительные сотрудники проверят вашу работу, так как кто-то, кто не работал над документом, может помочь обнаружить любые ошибки, которые вы, возможно, упустили из виду, или области, где карта может быть более четкой. После проверки карты процессов на наличие ошибок вы можете разослать ее соответствующим сотрудникам или сохранить ее в своих документах сотрудников, чтобы сотрудники могли сослаться на нее позже.

6. Проанализируйте результаты

Как только ваш процесс будет завершен, рассмотрите возможность отметить результаты следования вашей карте процесса. Подумайте, есть ли какие-либо области для улучшения, которые могут потребовать изменения. Если вы определили потенциальный метод повышения уровня производительности, обновите карту процессов, чтобы отразить процедурные изменения, чтобы каждый, кто ссылается на карту, понимал новые процедуры.