Что такое календарь ресурсов? (Цель и преимущества)

2 декабря 2021 г.

Календарь ресурсов позволяет отслеживать доступность ресурсов в организации. Это помогает людям на руководящих должностях лучше распределять свои ресурсы для достижения цели. Научившись включать календари ресурсов в управление проектами, вы сможете добиться более благоприятных результатов в проектах. В этой статье мы обсудим важную информацию о календарях ресурсов, в том числе о том, что они собой представляют, их преимущества и способы их использования, а также разницу между календарем ресурсов и календарем проекта.

Что такое календарь ресурсов?

Календарь ресурсов — это расписание, в котором в разное время показаны разные обязанности ресурсов. Часто это относится к кадровым ресурсам, когда в календаре отображаются назначения сотрудников или отделов и время, отведенное каждому из них. Календарь ресурсов может также включать планирование ресурсов, не являющихся работниками, например, календарь использования производственного оборудования. Эта информация может позволить менеджеру определить недостаточно используемые ресурсы для обеспечения дополнительной работы или перегруженные ресурсы для снижения нагрузки и повышения качества работы.

Каково назначение календаря ресурсов?

Основная цель календаря ресурсов — улучшить способность менеджера использовать имеющиеся в его распоряжении ресурсы. Изучение календаря ресурсов может показать, какие ресурсы доступны при назначении задач. Это может быть полезно для соблюдения графика проекта и предоставления конечного продукта, который соответствует первоначальным ожиданиям проекта.

Использование календаря ресурсов в управлении проектами

Календарь ресурсов может помочь вам как руководителю проекта выполнить несколько задач, в том числе:

Управление расписаниями ресурсов

Основным преимуществом календаря ресурсов является возможность управлять расписаниями для всех доступных вам ресурсов. Календарь ресурсов позволяет быстро вызвать один или несколько ресурсов и изучить их текущий график работы. Это визуальное представление может помочь вам определить доступность ресурсов и их чрезмерное использование.

Постановка задач людям

Когда в очередь поступают новые проекты или задачи, вы можете использовать свой календарь ресурсов, чтобы распределить их между ресурсами, которые могут выполнять их по расписанию и на желаемом уровне. Поиск ресурсов с открытым рабочим временем в нужном временном интервале может помочь вам определить, какие ресурсы доступны для новых задач. Вы можете распределить эти задачи между ресурсами или попытаться передать обязанности от недоступного ресурса к одному из доступных ресурсов, чтобы ранее недоступный ресурс мог взять на себя новые задачи.

Адаптация к неожиданным событиям

Хотя планирование является важной частью процесса управления проектами, в некоторых проектах могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Календарь ресурсов может быть полезен при реагировании на эти непредвиденные события. Предоставляя себе доступ к текущим планам использования времени ваших ресурсов, вы получаете больше информации для внесения необходимых корректировок с учетом непредвиденных обстоятельств.

Преимущества использования календаря ресурсов

Хорошо организованный календарь ресурсов может оказаться очень полезным для вашей компании. Календари могут предоставить следующие преимущества:

Соблюдение сроков

Сроки выполнения проекта часто являются ключевой обязанностью руководителей проектов. Календарь ресурсов может быть полезным инструментом для планирования ваших проектов. Изучая запланированное использование ресурсов в проектах, вы получаете визуальное представление о том, когда ваши планы требуют выполнения различных задач. Это может гарантировать, что вы уложитесь в свои окончательные сроки и что любые задачи, которые служат предварительным условием для последующих задач, будут завершены вовремя.

Поднятие боевого духа

Календарь ресурсов может быть полезным инструментом для поддержания счастья сотрудников и поддержания высокого уровня морального духа. В вашем календаре ресурсов показано, над чем работает каждый из сотрудников, и каковы их планы на ближайшие дни и недели. Использование календаря ресурсов может помочь вам избежать перегрузки одного или нескольких ресурсов, что поможет снизить их стресс и сделать их более счастливыми в вашей компании.

Улучшенное качество работы

Эффективное распределение задач может помочь повысить уровень производительности в вашей организации. Эффективно используя ресурсы, не перегружая их, вы можете увеличить общую производительность, избегая при этом того, чтобы сотрудники торопились выполнять свои задания и потенциально выполняли работу некачественно. Это может привести к повышению общего качества продукции вашей команды и ваших нечеловеческих ресурсов.

Организационное понимание

Календарь ресурсов — отличный способ дать ясность сотрудникам, работающим с вами, относительно ваших ожиданий. Предоставление сотрудникам доступа к их собственному календарю ресурсов гарантирует, что они понимают свои обязанности. Предоставление сотрудникам возможности просматривать календари ресурсов для других ресурсов также может помочь им лучше понять все элементы проекта. Это может позволить сотруднику понять любые строгие сроки для работы других и определить других сотрудников, которые лучше всего подходят для оказания помощи из-за доступности в их календаре.

Как создать календарь ресурса

Если вы считаете, что использование календаря ресурсов в вашей организации может быть полезным для вашей работы, вы можете выполнить следующие действия, чтобы создать его:

1. Выберите приложение

Приложение, которое вы используете для создания календаря ресурсов, может существенно повлиять на его функциональность. В зависимости от программного обеспечения, которое вы используете для выполнения других задач в организации, вы можете использовать приложение, которое интегрируется для улучшения использования вашего календаря ресурсов. При принятии решения о том, какое приложение использовать, полезно оценить список ваших наиболее вероятных потребностей в программном пакете, чтобы определить, какой из них лучше всего подходит для вашей компании.

2. Введите ресурсы

Чтобы создать расписания для каждого ресурса вашей организации или отдела в вашем календаре, для каждого требуется отдельная запись в календаре. Это позволяет назначать задачи каждому ресурсу индивидуально. Это могут быть как человеческие ресурсы, так и материальные ресурсы.

3. Создайте свой календарь

В зависимости от выбранного вами приложения для создания календаря ресурсов вам может потребоваться создать временные интервалы вашего календаря. Например, если вы создаете свой собственный календарь ресурсов в программе для работы с электронными таблицами, вы можете перечислить свои ресурсы в крайнем левом столбце, а рабочее время, охватываемое календарем, распределить по остальным столбцам. Другие программы, например, разработанные специально для создания календаря ресурсов, могут создать для вас новый календарь, что позволит вам пропустить этот шаг.

4. Добавьте отпуска и выходные

Первая информация, которую вы можете добавить в свой календарь ресурсов, — это любой выходной, предоставляемый ресурсам в компании. Сюда входят как общекорпоративные отпуска, так и индивидуальные отпуска сотрудников. Это гарантирует, что вы не назначите работу человеку, когда он недоступен.

5. Распределите обязанности

По мере того как ваша компания или отдел получают задачи, которые необходимо выполнить, назначайте их одному или нескольким сотрудникам в их календаре ресурсов. Распределение календаря ресурсов включает в себя больше, чем определение того, какой сотрудник будет выполнять работу, поскольку оно также охватывает часы, отведенные на ее выполнение. Это позволяет планировать рабочие дни для сотрудников или физических ресурсов, чтобы обеспечить эффективное использование времени без двойного резервирования.

6. Делитесь доступом

При работе с календарем ресурсов обмен информацией с другими сотрудниками может повысить его ценность. Сотрудник, получающий доступ к своему собственному календарю ресурсов, позволяет ему проверить, что вы ожидаете от него в определенный день или час. Это также может позволить сотрудникам или другому персоналу управленческого уровня понять, над чем другие сотрудники компании работают каждый день, чтобы более эффективно планировать любые необходимые взаимодействия с членами команды.

Календарь проекта и календарь ресурсов

Хотя календарь проекта и календарь ресурсов могут быть полезны руководителю проекта и имеют много общего, важно понимать различия между ними, чтобы использовать их эффективно. Календарь проекта фокусируется на временных рамках планов по проекту. Это включает в себя различные этапы или элементы, когда вы ожидаете их завершения и когда вы ожидаете, что над ними будут работать на протяжении всего проекта. Календарь ресурсов предоставляет аналогичную информацию, однако он также показывает, какие отдельные ресурсы вы назначили каждому элементу и в какое время.