Что такое институциональное знание? Определение и важность

2 апреля 2022 г.

Когда опытный сотрудник покидает организацию, он уносит с собой значительный объем ноу-хау, который способствовал эффективной работе бизнеса. Знания этих сотрудников называются институциональными знаниями, и их потеря может иметь заметные последствия. Если вы работаете в отделе кадров или просто интересуетесь этой темой, вам может быть полезно понять ценность институциональных знаний и их значение. В этой статье мы даем определение институциональным знаниям, обсуждаем их важность и объясняем, как вы можете сохранить и использовать их на рабочем месте.

Что такое институциональное знание?

Институциональные знания, также известные как институциональная память, представляют собой коллективное понимание и способности рабочей силы организации. Существует несколько форм институционального знания. Некоторые из них являются преднамеренными знаниями, полученными путем систематического обучения способам организации. Он также может возникать органически во времени и под влиянием различных сценариев на работе, или же он возникает из-за того, что человек обладает характерными чертами или интуицией по отношению к ним. Имея это в виду, можно разделить институциональное знание на два основных типа:

• Материальные: также известные как явные институциональные знания, этот тип относится к знаниям, которые организация может систематически хранить и передавать своим сотрудникам, например, в бумажных или цифровых документах. Такое знание не зависит от какого-либо конкретного человека в организации, чтобы хранить и передавать его.

• Нематериальное: также называемое неявным институциональным знанием, это знание, которым человек в организации обладает в силу своего опыта или характерных для него атрибутов. Это передается через прямое обучение с человеком, но не осязаемо, если не записано на воспроизводимый носитель.

Поскольку нематериальные знания исходят от отдельных членов, организация может потерять эти знания, когда сотрудники уходят. Например, 10-летний ветеран компании, вероятно, обладает значительной мудростью, касающейся его должности, и если он решит воспользоваться возможностью трудоустройства в другом месте, он заберет свою мудрость с собой, если не передаст ее другому сотруднику. или захватить его в доступной, воспроизводимой форме заранее.

Почему важны институциональные знания?

Институциональные знания важны, потому что они дают сотрудникам понимание, необходимое для выполнения их обязанностей. Особенно ценны неосязаемые институциональные знания, которые, как правило, богаты советами, которые подготавливают людей к адаптации к ситуациям, которые в противном случае не поддаются систематизации. Имея эти знания на рабочем месте, организация, скорее всего, получит определенные преимущества, а именно:

Улучшенное удержание

Удержание — это способность организации удерживать своих сотрудников. Институциональные знания могут способствовать удержанию, предоставляя сотрудникам информацию и обучение, необходимые для их успеха и вовлечения. Сотрудники, которые понимают, как выполнять свою работу, тратят меньше времени на действия, которые могут привести к разочарованию, например, на поиск важной информации. Вместо этого они могут сосредоточиться на задаче, успешно завершить ее и, возможно, получить признание за свои способности. Если им потребуется дополнительная информация для выполнения задачи, доступ к материальным и нематериальным источникам институциональных знаний может облегчить получение искомых деталей.

Повышение эффективности

Эффективная рабочая сила может выполнять работу быстро и с меньшими затратами. Институциональные знания способствуют эффективности, предоставляя легкодоступную информацию рабочей силе. В отсутствие этих знаний сотрудники могут ждать значительное время, пока информация дойдет до них или будет создана. Напротив, когда сотрудник знает, где найти соответствующие документы или к кому обратиться за советом, он может получить необходимую информацию с минимальными затратами времени. В результате задержек становится меньше и они менее значительны, что повышает вероятность завершения проектов вовремя и в рамках бюджета.

Как использовать институциональные знания на рабочем месте

Вот стратегия сохранения и использования институциональных знаний на вашем рабочем месте:

1. Создайте культуру сотрудничества

На рабочем месте культура сотрудничества — это среда, которая не только способствует активной командной работе, но и дает возможность членам внутри и между командами работать вместе для достижения целей организации. Идея культуры сотрудничества заключается в том, что сочетание различных наборов навыков и мышления помогает заполнить пробелы в компетенции любого отдельного члена, что приводит к повышению эффективности и качества. Идея, лежащая в основе институциональных знаний, аналогична тому, что материальные и нематериальные источники знаний могут предоставить сотрудникам информацию, необходимую им для хорошего выполнения своей работы.

Чтобы создать культуру сотрудничества в вашей организации, научите менеджеров понимать ценность совместных проектов, поощряйте сотрудничество между членами своей команды и оптимизируйте результаты за счет осознанного группирования сотрудников. Также может быть полезно привлечь внешних инструкторов или экспертов для обучения персонала методам реализации и важности признания важности различных идей.

2. Создайте стандартные операционные процедуры

Стандартная рабочая процедура, обычно известная под аббревиатурой SOP, представляет собой набор указаний для выполнения общей или рутинной задачи в организации. Это пример материального источника институционального знания. Это относится к регулярной и характерной операции, которую должны понимать члены организации. Стандартизация процедуры и ее письменное изложение позволяет организации свести к минимуму время и затраты, связанные с обучением новых сотрудников, и обеспечить согласованность предоставляемой информации. Это также позволяет существующим сотрудникам ссылаться на него по мере необходимости.

Для начала определите стандартизируемые операции внутри организации. Идеальные операции для этого — те, в которых мало переменных или нет. Соглашения об именах файлов, например, легко стандартизируются, поскольку маловероятно, что вариации будут иметь какую-либо функциональную ценность. После того, как вы определили эти операции, организуйте встречи с членами и между ними, которые могут внести ценный вклад в стандартизацию. Затем определите свою цель для каждой СОП, показатели, по которым вы можете измерить успех, и людей, которые могут лучше всего зафиксировать СОП.

3. Сосредоточьтесь на удержании

Большая часть утраты институциональных знаний происходит из-за того, что сотрудники уходят в поисках других возможностей. Чтобы предотвратить текучесть кадров и сохранить институциональные знания, сосредоточьтесь на внедрении методов улучшения удержания. Вот некоторые методы для рассмотрения:

• Предлагая лучшую компенсацию: многие сотрудники ищут возможности в другом месте из-за перспективы более высокой оплаты и большего количества льгот. Предлагая эти преимущества в качестве отправной точки, вы можете не только устранить финансовые соображения как стимул для увольнения, но и помочь сотрудникам почувствовать, что их работу больше ценят.

• Предоставление поощрений: Поощрение — это вознаграждение, предоставляемое сотруднику в знак признания достижений или вклада. Получение поощрения может быть формой удовлетворения, которая напоминает работнику о долгосрочных удовольствиях, которые могут возникнуть в результате пребывания в компании.

• Регулировка рабочей среды: такие факторы, как объем работы или обращение с работниками или возлагаемые на них ожидания, могут повлиять на их отношение к своей работе. Содействуйте разумному распределению работы, надежному протоколу управления конфликтами и поддерживающей системе обратной связи, чтобы помочь сотрудникам чувствовать себя комфортно в вашей организации.

• Предоставление возможностей для принятия решений: поощряйте менеджеров запрашивать мнение членов команды, когда речь идет о важных изменениях или операциях. Когда сотрудники чувствуют, что их деятельность влияет на организацию, они с большей вероятностью почувствуют себя уполномоченными и будут вовлечены в свою работу.

• Внедрение программы оздоровления: это любая инициатива, направленная на физическое или психическое здоровье сотрудников, например, программы по прекращению курения, снижению веса или управлению стрессом. Когда такие программы доступны, сотрудники, скорее всего, почувствуют, что организация учитывает их наилучшие интересы.

• Формирование групп по интересам: группа по интересам — это коллектив людей в рамках организации с общими целями или интересами, например книжный клуб, группа защиты интересов или группа поддержки. Такие группы могут быть источником веселья или поддержки, давая сотрудникам возможность ожидать чего-то помимо своих рабочих обязанностей, но все же связанных с их рабочим местом.

4. Создайте программу наставничества

Программа наставничества помогает перевести новых сотрудников в организацию, предоставляя им доступ к опытному члену. Это может помочь сохранить и использовать институциональные знания, облегчая их передачу другим. Член-ветеран может опираться на свой опыт, чтобы делиться советами и мудростью с более молодыми сотрудниками, позволяя этой мудрости оставаться в рабочей силе даже после ухода члена-ветерана. Программы наставничества также могут способствовать удержанию, помогая младшим членам чувствовать поддержку, что еще больше помогает сохранить знания.

5. Продвигайте поэтапный выход на пенсию

Выход на пенсию — еще одна причина, по которой организации теряют институциональные знания. Поэтапный процесс выхода на пенсию может помочь смягчить или предотвратить потери. Предпосылка поэтапного выхода на пенсию заключается в том, что человек выходит на пенсию поэтапно, а не сразу. Организация сохраняет их в сокращенном или контрактном качестве, что позволяет ей продолжать использовать опыт пенсионера и позволяет пенсионеру осуществлять передачу знаний другим членам.