Что такое информационная система управления?

2 апреля 2021 г.

Большинство современных предприятий собирают и интерпретируют большие объемы данных для улучшения в различных областях. Для организации и использования этих данных компании используют информационные системы управления. Информационная система управления позволяет вам систематизировать данные вашей компании и создавать отчеты, которые помогут вам принимать более обоснованные и эффективные бизнес-решения. В этой статье мы обсудим, что такое информационные системы управления, как они помогают и как они используются.

Что такое информационная система управления?

Информационная система управления, или MIS, — это область, управляемая данными, которая фокусируется на организации данных компании и их использовании для принятия обоснованных решений. Чем сложнее операции компании, тем сложнее, вероятно, будет ее ИСУ. ИСУ используется для значительного повышения эффективности создания отчетов и анализа данных за счет сбора информации, собранной различными сотрудниками, и ее хранения в единообразном и доступном виде.

Информационная система управления используется для отслеживания результатов в режиме реального времени, изменений производительности с течением времени и даже для ответов на вопросы или предоставления данных в ответ на текущие потребности. Хотя специалисты, принимающие решения, с большей вероятностью будут регулярно использовать ИСУ, большинство сотрудников обычно предоставляют данные или получают доступ к отчетам из ИСУ. ИТ-специалисты обычно обслуживают эти системы, поскольку они работают с использованием облачных технологий.

Прочитайте больше: Узнайте о том, как стать ИТ-менеджером

Почему ИСУ важна на рабочем месте?

Большинство компаний используют информационные системы управления, поскольку они могут помочь интерпретировать большие объемы данных для принятия обоснованных решений. С ИСУ, управляющей организацией информации, специалисты могут тратить меньше времени на сбор данных, необходимых для принятия решений, и больше времени на реализацию планов.

Прочитайте больше: Аналитические навыки: определения и примеры

Преимущества ИСУ

Внедрение ИСУ в вашей компании может иметь много преимуществ, повышающих производительность, в том числе:

• Обзоры производительности. Одним из основных преимуществ ИСУ является возможность получать отчеты о производительности в режиме реального времени. Это делает бизнес более динамичным, поскольку вы можете быстро наблюдать и реагировать на угрозы или возможности. Это позволяет вам свести к минимуму или избежать угрозы или максимизировать ценность возможности. Обзоры также могут быть легко доступны для долгосрочных результатов и производства, что позволяет лучше информировать всех об эффективности операций компании.

• Проанализируйте и оцените: даже когда компания работает хорошо, вполне вероятно, что есть способы улучшить производительность, либо сделав процессы более эффективными, либо сместив акцент на более продуктивные элементы. С ИСУ, организующей информацию и генерирующей отчеты, легче определить эти возможности и принять решение о планах.

• Сравните с прогнозами: установление ожиданий и составление прогнозов — важная бизнес-задача. Однако при отсутствии ответственности за эти прогнозы их эффективность сводится к минимуму. С помощью отчетов, которые генерирует ИСУ, вы можете проверить, насколько эффективно производительность соответствовала прогнозам. Это жизненно важная часть управления обзорами производительности как для компании, так и для отдела или отдельного лица. Более точные отчеты позволяют лучше сравнивать и принимать решения в будущем.

• Изменение распределения работы. Максимально продуктивное использование персонала и ресурсов является ключевой частью успеха компании, и информационные системы управления очень полезны для процесса распределения. Получая доступ к отчетам по областям производства, вы можете определить части вашей компании или даже отдельных сотрудников, которые работают хорошо. Направляя ресурсы в сильные области и возлагая более важные обязанности на лучших исполнителей, вы можете улучшить общие результаты.

Прочитайте больше: Как анализ данных может улучшить процесс принятия решений

Эволюция ИСУ

Хотя MIS уже много десятилетий является важной частью рабочего мира, используемые системы и структуры данных сильно изменились за это время:

• Мэйнфреймы. Первые компьютеры, использовавшиеся для ИСУ, были большими мейнфреймами, управляемыми вручную. Эти мэйнфреймы полагались на перфокарты, и операторы часто выполняли несколько запросов одновременно, а затем генерировали отчеты, которые доставлялись запрашивающим их группам. Хотя это может показаться очень неэффективным по сравнению с современными системами, в то время это обеспечило значительный рост деловой информации.

• Миникомпьютеры. Следующим этапом развития MIS стало замещение операции с перфокартой вводом данных через компьютерный терминал. Этим требовались назначенные операторы, которые управляли информационными запросами, вводили их в терминалы и генерировали отчеты, которые должны быть доставлены лицам, запрашивающим их.

• Персональные компьютеры. С распространением персональных компьютеров на многих предприятиях ИСУ обрабатывались сотрудниками, нуждающимися в информации, на своем рабочем месте. Хотя эта система была более эффективной, каждый отдельный компьютер по-прежнему использовал свою собственную систему и не мог подключаться к другим в офисе, поэтому вся информация, необходимая для создания отчета, должна была присутствовать на компьютере, к которому осуществляется доступ.

• Сети клиент/сервер. Поскольку все компьютеры в одном месте могут подключаться к одной централизованной сети, возможность обмена данными между несколькими пользователями стала значительно более эффективной. Информация, передаваемая с одного сетевого компьютера на центральный сервер, затем могла быть доступна любому сетевому компьютеру. Это позволило улучшить доступ к созданию отчетов в реальном времени, а всем сотрудникам использовать данные, собранные при создании отчетов, что привело к получению более точных данных.

• Корпоративные вычисления. По мере того, как вычисления становились все более важной частью бизнес-операций в большинстве профессиональных областей, росла потребность в более обширных сетях. Благодаря корпоративным вычислениям компьютеры получили доступ ко всем серверам компании, что привело к еще большему повышению эффективности создания отчетов.

• Облачные вычисления: последний рост в MIS является результатом облачного хранения данных. Имея онлайн-доступ к серверам, клиенты могут подключаться к корпоративным серверам для обмена информацией или создания отчетов, даже если они находятся за пределами помещения и не подключены напрямую к частной сети компании. Это особенно полезная разработка для таких областей, как внешние продажи, где связь с серверами компании во время встреч с клиентами теперь автоматически обрабатывается устройствами.

Типы отчетов ИСУ

Основная цель ИСУ состоит в том, чтобы упорядочить данные компании из ее многочисленных источников, а затем использовать эти данные для создания отчетов, чтобы руководствоваться будущими решениями. В ИСУ используются три основных метода генерации отчетов:

• В режиме реального времени: чтобы быстро реагировать на информацию, менеджеру необходим доступ к максимально точным и актуальным данным. Многие отчеты, созданные с помощью MIS, создаются в режиме реального времени, поэтому сотрудники компании могут быстро получить представление о текущей производительности. Это позволяет быстро реагировать на увеличение или уменьшение количества клиентов, а также выявлять любые индикаторы потенциальных проблем или финансово выгодных возможностей.

• Запланировано: Создание системы регулярно генерируемых отчетов в одной и той же информационной системе — отличный способ для бизнеса отслеживать изменения. Например, компания, производящая компьютерные аксессуары, может создавать ежемесячные или еженедельные отчеты о продажах, чтобы контролировать работу отдела продаж и отдельных продуктов. Эти отчеты автоматически создаются ИСУ с заданным интервалом, что позволяет значительно повысить эффективность анализа данных.

• Ad hoc: иногда бизнесу требуется отчет, который в настоящее время не отслеживается в режиме реального времени или не генерируется по расписанию. Когда это происходит, создается новый специальный отчет для передачи важной информации. Если этот новый стиль отчета окажется полезным в методе, где его можно будет снова применить в будущем, его можно превратить в новый отчет в реальном времени или запланированный отчет в будущем.