Что такое действия в управлении проектами? (Плюс советы)

Элемент действия — это задача, которую многие менеджеры проектов используют для составления списка шагов для завершения проекта. Это позволяет вам легко отслеживать свой собственный прогресс и прогресс других сотрудников в выполнении определенных задач, чтобы обеспечить своевременную отправку качественной работы своему руководителю или клиентам. Составление четких, разумных и описательных действий может повысить производительность, информировать всех об ожиданиях и гарантировать, что у вас есть все необходимые задачи для всестороннего и ценного проекта. В этой статье мы рассмотрим, что такое элементы действий, преимущества их использования и способы создания собственных.

Что такое действия?

Действия — это предстоящие задачи, которые необходимо выполнить, чтобы внести свой вклад в более крупный проект. Большинство элементов действий начинаются с глаголов и инструктируют сотрудника о том, какой элемент необходимо выполнить, как его выполнить и когда он должен быть выполнен. В течение рабочего дня вы можете быстро записать задачи, чтобы выполнить их позже после посещения совещаний или получения заданий от своего руководителя.

Позже вы сможете вернуться к этим задачам и превратить их в действенные элементы. Также полезно записать предстоящий проект и перечислить действия, которые нужно выполнить, прямо под ним. Это гарантирует, что вы выполните все необходимые шаги и задачи для отправки качественного проекта.

Преимущества использования элементов действий

Элементы действий позволяют упорядочить любые предстоящие приоритеты и легко проверить ход выполнения текущей задачи. Общие преимущества создания элементов действий в управлении проектами включают:

• Устанавливает приоритеты и ожидания: изложение шагов, необходимых для завершения всего проекта, сообщает всем сотрудникам, как его завершить и когда вы ожидаете, что они представят свою часть работы. Члены команды могут регулярно возвращаться к этим спискам действий, чтобы найти ближайшие сроки и использовать эту информацию для определения приоритетов своей работы.

• Поощряет производительность на работе: знание того, какая задача должна быть выполнена в определенные даты, побуждает сотрудников быть более продуктивными и чувствовать мотивацию для выполнения своих рабочих задач вовремя. Поскольку задачи обычно имеют четкое описание и указаны сроки выполнения, сотрудники часто располагают информацией, необходимой для эффективной и своевременной подачи качественного проекта.

• Позволяет легко отслеживать прогресс: когда вы четко перечисляете и маркируете все свои действия, вы можете понять, кто из сотрудников выполняет их вовремя. Это поможет вам понять, находится ли проект на пути к достижению своих целей, чтобы вы могли соответствующим образом скорректировать приоритеты и сроки.

Как создавать элементы действий

Выполните следующие действия, чтобы успешно создать элементы действий:

1. Начните с действенного глагола

Начинайте каждый из ваших элементов с глагола, побуждая сотрудников к действию и выполнению задачи. Просмотрите каждый элемент списка дел, который вы создали для разных проектов, и превратите каждый из них в подробное действие.

Например, вы можете превратить «бюджетный план» в «создать бюджетный план для просмотра и утверждения клиентами». Это создает действенную задачу, которую вы можете легко выполнить. Может быть проще перечислить каждый проект и разбить задачи, которые необходимо выполнить для каждого из них. Затем вы можете превратить каждую из этих задач в элементы действий, которые внесут свой вклад в полный и подробный проект.

2. Добавьте сроки к каждому пункту

После того, как вы создадите свои действия, определите отдельные сроки выполнения для каждого из них. Это может помочь создать временную шкалу, показывающую, когда отправлять каждый результат, чтобы дать вам и членам команды лучшее понимание того, когда нужно выполнить все элементы. Четкое указание крайнего срока каждой задачи сообщает сотрудникам, сколько времени они должны закончить ее, чтобы они могли расставить ее по приоритетам с другими своими заданиями.

Подумайте о том, чтобы ввести эти сроки в программу управления проектами, чтобы все сотрудники могли видеть задачи друг друга. Это позволяет сотрудникам видеть, сколько времени им отведено на выполнение каждого задания, и помогает им понять, как их отдельные элементы способствуют успеху всего проекта.

3. Подробно опишите каждый пункт

Когда вы перечисляете все действия, которые должны выполнить сотрудники, постарайтесь подробно описать каждое из них. Это упрощает установление четких ожиданий и гарантирует, что сотрудники выполнят каждую задачу правильно и эффективно. Попробуйте включить одно предложение, которое резюмирует весь пункт действия.

Затем вы можете включить более подробное описание задачи и того, как она влияет на проект, чтобы дать сотруднику лучшее понимание и более четкую мотивацию для выполнения элемента. Ваше описание также может включать приложения к документам или другим ресурсам, на которые члены команды могут ссылаться при работе над задачей. Это гарантирует, что они отправят хорошо информированный и знающий элемент действия.

4. Делегируйте задачи другим сотрудникам

Внимательно просмотрите содержание каждого пункта действий, чтобы определить сотрудников, которые лучше всего подходят для них. Учитывайте набор навыков, опыт и предпочтения сотрудников и используйте эти знания, чтобы назначать задачи членам команды, чьи способности лучше всего соответствуют ожиданиям от этих действий. Попробуйте получить доступ к календарю каждого сотрудника, если они общедоступны, чтобы убедиться, что у них достаточно времени, чтобы закончить ваши задачи к их соответствующим срокам.

Если вы не знаете, кого поручить определенным задачам, рассмотрите возможность проведения собрания и составления списка задач, которые вы ожидаете от сотрудников. Все они могут добровольно взяться за предметы, с которыми, по их мнению, они способны справиться. Вы также можете попросить передать свой список действий руководителям разных отделов и поручить им назначить сотрудников в своей команде, которые, по их мнению, могут выполнить каждый пункт правильно и эффективно.

5. Установите уровень приоритета элемента

Четко обозначьте каждый пункт действия соответствующим уровнем приоритета. Это помогает сотрудникам понять, когда выполнять эти задачи и как расставить приоритеты по отношению к другим своим проектам. Если вы просите сотрудников отправить несколько элементов, назначьте каждому из них уровень приоритета, чтобы сообщить сотрудникам, с чего начинать и выполнять в первую очередь. Это информирует всех сотрудников о том, что и когда отправлять, и гарантирует, что все вы получите все элементы действий, когда это необходимо, чтобы повысить вероятность того, что вы отправите надежный окончательный проект вовремя.