Что такое цифровое рабочее место? Определение, преимущества и стратегии

10 сентября 2021 г.

Виртуальные организации часто используют широкий спектр цифровых инструментов для выполнения задач, обеспечения удовлетворенности рабочим местом и измерения их успеха. Цифровые рабочие места объединяют эти инструменты в одну платформу для повышения эффективности и улучшения условий труда сотрудников. Если ваша организация частично или полностью виртуальна, полезно узнать, какую роль цифровые рабочие места могут играть в виртуальных организациях. В этой статье мы даем определение цифровым рабочим местам, исследуем преимущества внедрения цифровых рабочих мест и перечисляем способы повышения их производительности.

Что такое цифровое рабочее место?

Цифровые рабочие места — это платформы или программные системы, позволяющие эффективно работать виртуальным организациям. Часто они основаны на облаке, что позволяет сотрудникам выполнять свои обязанности из любого места, где есть подключение к Интернету. Что отличает цифровое рабочее место от интранета или другой платформы, так это широкий набор функций. В цифровом рабочем месте сотрудники могут получить доступ ко всему, что им нужно для работы, войдя в единую платформу.

Организации с продвинутой командой разработчиков программного обеспечения могут создать собственное цифровое рабочее место. Другие могут нанять фирму по разработке программного обеспечения для создания собственного цифрового рабочего места, которое включает в себя их операционные процедуры, клиентские данные и задачи. Они также могут использовать общую платформу, которая позволяет им интегрировать стороннее программное обеспечение и приложения, чтобы они могли самостоятельно настраивать свое цифровое рабочее место, сохраняя при этом доступ ко всему своему программному обеспечению через единый процесс входа в систему.

Особенности цифрового рабочего места

Цифровые рабочие места часто копируют функции физического офиса в цифровом пространстве, что может потребовать, чтобы они охватывали широкий спектр потребностей отдела, от мониторинга продаж и обслуживания до адаптации персонала. Конкретные функции цифрового рабочего места могут зависеть от отрасли или клиентской базы организации, но могут включать:

• Системы управления контентом

• Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами

• Платформы для маркетинга и развития бизнеса

• Панели отслеживания KPI

• Инструменты для видео- и аудиоконференций

• Функции мессенджера

• Инструменты для совместной работы

• Обучение и адаптационный контент

• Кадровые формы

• Порталы заработной платы и льгот

Преимущества цифрового рабочего места

Цифровые рабочие места могут иметь широкий спектр преимуществ для организации, в том числе:

Содействие сотрудничеству

Цифровые рабочие места часто содержат инструменты и платформы, которые позволяют участникам совместно работать над проектами, даже если они живут и работают далеко друг от друга. Эти инструменты могут обеспечивать интерактивное редактирование, отслеживание в реальном времени и встроенные функции чата. Цифровые рабочие места также могут иметь программное обеспечение для видеоконференций, которое позволяет коллегам встречаться и проводить совместные рабочие сессии в Интернете. Эффективное цифровое сотрудничество может улучшить качество продуктов и услуг, повысить производительность труда и повысить удовлетворенность рабочим местом.

Формирование чувства общности

Цифровые рабочие места могут иметь программное обеспечение для чата или другие интерактивные платформы, которые позволяют коллегам обмениваться информацией или изображениями друг с другом или реагировать на объявления. На цифровом рабочем месте коллеги могут создавать онлайн-клубы или группы по личным интересам, связанные с хобби или общими интересами. В цифровых рабочих местах, которые включают программное обеспечение для видеоконференций, руководители групп могут проводить виртуальные часы общения или викторины, которые могут помочь коллегам наладить связи друг с другом.

Помощь директорам в отслеживании ключевых показателей эффективности

Часто внедрение цифрового рабочего места позволяет интегрировать отслеживание KPI в вашу основную операционную систему. KPI, или ключевые показатели эффективности, — это метрики, которые показывают, насколько успешны ваши методы работы, и измеряют ваш прогресс в достижении ваших целей. Цифровое рабочее место может интегрировать панели отслеживания KPI в личное рабочее пространство менеджера или руководителя группы, позволяя им легко получать доступ к информации и сравнивать ее с другими показателями, такими как показатели успеха отдельных членов команды или отработанные часы.

Оптимизация процессов за счет автоматизации

Цифровые рабочие места могут позволить вам автоматизировать широкий спектр процессов, максимально экономя время и энергию ваших сотрудников. Например, цифровое рабочее место может включать в себя автоматизированный трекер табеля рабочего времени, который позволяет сотрудникам по всему миру вводить свое рабочее время и собирать данные для своих менеджеров и отдела кадров. Интегрированное цифровое рабочее место может также позволить менеджерам импортировать информацию о табеле рабочего времени члена команды, образцы работы и рейтинг клиентов в единый документ для быстрого и простого анализа производительности, что может дать им больше времени, чтобы сосредоточиться на обучении и развитии.

Стратегии цифрового рабочего места

Вот пять стратегий, которые вы можете использовать для эффективного цифрового рабочего места, вовлечения ваших сотрудников и достижения целей вашей виртуальной организации:

1. Предлагайте частые технологические тренинги

Организационная гибкость часто зависит от способности отдельных сотрудников использовать широкий спектр цифровых инструментов, поэтому вы можете повысить гибкость своей компании, регулярно проводя обучение для своих команд. Одним из преимуществ цифровых рабочих мест является то, что вы часто можете легко интегрировать новые технологии, что может помочь вашей компании оставаться конкурентоспособной в вашей отрасли. Интеграция новых технологий может потребовать от вас более частого проведения обучения, но цифровые рабочие места могут помочь вам с этой задачей, автоматизируя процесс обучения и отслеживая показатели завершения сотрудников.

2. Используйте цифровые рабочие места для организации поддержки и учебных материалов

Вы можете создавать места на своих цифровых рабочих местах для хранения справочника сотрудников, кадровых документов и другого вспомогательного контента. Цифровые рабочие места могут помочь вам организовать информацию таким образом, чтобы ваши сотрудники могли легко получить к ней доступ, что может позволить вашим сотрудникам отдела кадров более эффективно использовать свое время. Вы также можете использовать цифровые рабочие места для хранения обучающих видеороликов и документов, что позволит вашим сотрудникам получить доступ к предыдущему обучению или обучить новых товарищей по команде.

3. Установите параметры для функций чата

Поскольку сотрудники виртуальной организации могут работать удаленно, они могут воспользоваться общекорпоративной системой чата, которая позволяет им общаться друг с другом. Эти функции чата являются функциями многих цифровых рабочих мест, но для сотрудников в разных часовых поясах может быть полезно установить часы, когда они могут ожидать быстрых ответов от групп поддержки или их менеджеров. Знание того, когда они могут получить помощь немедленно, может помочь сотрудникам почувствовать поддержку и вклад в свою работу.

4. Используйте программное обеспечение для отслеживания целей

Одной из сильных сторон цифровых рабочих мест является их способность отслеживать производительность сотрудников и команд. Например, как только продавец совершает продажу, она может появиться в его личной панели управления и данных команды. Вы можете использовать эту возможность, чтобы держать каждую команду в курсе их прогресса в достижении целей. Предоставление вашим сотрудникам возможности отслеживать свои собственные ключевые показатели может побудить их повысить свою вовлеченность. Во время общекорпоративных кампаний вы можете включить трекер прогресса на главной информационной панели организации, чтобы все в организации могли чувствовать себя вовлеченными и информированными.

5. Проводите онлайн-встречи

Цифровые рабочие места часто включают программное обеспечение для видео- или аудиоконференций, которое руководители групп или менеджеры могут использовать для создания социальных пространств для своих сотрудников, повышая вовлеченность и удовлетворенность рабочим местом. Эти встречи могут быть неформальными социальными часами или более структурированными викторинами и могут включать в себя небольшие или большие группы. Если вы являетесь виртуальным менеджером команды, вы можете проводить ежедневные или еженедельные собрания команды для общения и обсуждения прогресса в достижении командных целей.