Что такое бухгалтерский журнал?

8 апреля 2021 г.

Журналы счетов являются одним из наиболее важных инструментов, которые бухгалтеры и бухгалтеры используют для отслеживания и анализа финансового состояния организации. Изучение того, как и когда использовать журнал, может помочь вашей компании подготовиться к циклам выставления счетов, налоговому сезону и аудитам. В этой статье мы узнаем, что такое журналы счетов, типы специализированных журналов, почему эти книги важны, как создать запись и в чем разница между журналами счетов и бухгалтерскими книгами.

Что такое бухгалтерские журналы?

Журналы счетов — это журналы, используемые в бухгалтерском учете и бухгалтерском учете для записи финансовых транзакций. Некоторые бухгалтеры называют журнал книгой первоначальных записей, что является более старым термином, возникшим, когда бухгалтеры записывали транзакции в фактический журнал, прежде чем размещать их в главной или вспомогательной бухгалтерских книгах. Бухгалтерские журналы показывают подробный отчет обо всех финансовых операциях бизнеса и помогают сверять счета и передавать информацию в другие бухгалтерские записи.

Записи в журнале учета отображаются в журнале в хронологическом порядке, но он также имеет пронумерованные страницы. Это помогает бухгалтерам с быстрой справкой о конкретных транзакциях. Как правило, только несколько человек в организации имеют доступ к бухгалтерским журналам, например финансовый директор и владелец компании. Организации делают это, чтобы избежать путаницы в записях. Бухгалтеры могут иметь большую гибкость в том, как они регистрируют транзакции, если все сотрудники финансового отдела используют одну и ту же систему.

Виды специальных бухгалтерских журналов

Финансовые отделы могут использовать различные типы бухгалтерских журналов для отслеживания определенных элементов, таких как:

• Журнал платежей/выплат наличными: используется для записи транзакций, связанных с оплатой наличными, таких как выписка чека или отправка платежа на счета к оплате.

• Журнал кассовых поступлений: используется для записи денежных поступлений, таких как денежные средства от продажи и денежные средства по дебиторской задолженности.

• Общий журнал: используется для транзакций, которые не вписываются в другие категории, такие как активы, запасы товаров и корректировка счетов.

• Журнал возврата покупок: используется для записи кредита покупок, возвращенных поставщику, например, дефектных продуктов.

• Журнал покупок: используется для записи покупок товаров для организации.

• Журнал продаж: используется для записи продаж товаров для организации.

• Журнал возврата продаж: используется для регистрации возврата покупок компании от клиентов или клиентов, таких как ненужные товары.

Зачем использовать бухгалтерский журнал?

Бухгалтерский учет может быть неотъемлемой частью объективного учета. Он помогает создать главную бухгалтерскую книгу компании и является справочным руководством при подаче налоговой декларации. Бухгалтерский журнал также может помочь вам отслеживать нарушения в ваших финансах и выявлять ошибки в составлении бюджета. Это позволяет просматривать записи о переводах и помогает отслеживать перерасход и недорасход средств, чтобы избежать перерасхода средств.

Как сделать запись в бухгалтерском журнале

Используйте эти шаги, чтобы узнать, как сделать запись в бухгалтерском журнале:

1. Соберите документы

Соберите необходимые документы, которые помогут вам ввести правильную финансовую информацию в свой бухгалтерский журнал. Такие формы, как счета-фактуры, заказы на покупку, кассовые ленты и квитанции, содержат информацию, которую вы будете использовать для заполнения своего бухгалтерского журнала. Подумайте о том, чтобы хранить эти документы в одном месте, например, в папке с файлами, в ящике или ящике, чтобы их было легко найти, когда придет время делать записи в журнале.

2. Проанализируйте информацию

Просмотрите каждый финансовый документ, чтобы увидеть, как каждая транзакция влияет на ваши бухгалтерские книги. Решите, какие из них увеличивают ваши доходы и уменьшают ваши долги. Выберите, нужно ли вам добавлять определенные транзакции в специальный журнал счета.

3. Перечислите транзакции по порядку

Перечислите свои операции в бухгалтерском журнале в хронологическом порядке, начиная с самых старых. Если вы вводите несколько записей одновременно, подумайте о том, чтобы упорядочить документы по транзакциям и работать сверху вниз.

4. Организуйте информацию

Организуйте информацию на странице так, чтобы ее могли прочитать другие сотрудники вашей организации или другие финансовые специалисты, например аудиторы. Большинство бухгалтерских журналов используют метод двойной записи, который включает дебет и кредит для каждой транзакции. Чтобы настроить запись, укажите дату транзакции в крайнем левом углу, а затем название и описание учетной записи. Затем перечислите дебет слева и кредит справа. Некоторые компании могут также присваивать ссылочный номер каждой транзакции для облегчения ее нахождения в других финансовых процессах.

Хотя это встречается реже, чем двойной учет, некоторые организации используют процесс одиночной бухгалтерии в своих журналах учета. Этот тип не требует двух одинаковых, но противоположных списков и часто используется для отслеживания изменений в денежном потоке или только с одной учетной записью.

Журнал учета и бухгалтерская книга

Иногда люди используют термины «журнал счета» и «бухгалтерская книга» как синонимы. Однако они различаются по таким категориям, как:

Цель

Бухгалтеры и бухгалтеры используют как журналы счетов, так и бухгалтерские книги для записи финансовых операций. Однако данные, записанные в журналах счетов, помогают создать бухгалтерскую книгу компании. До компьютеризированной бухгалтерии бухгалтер сначала записывал транзакцию в бухгалтерский журнал, а затем отправлял ее в главную книгу. Думайте о журнале учета как об исходном источнике данных, а о бухгалтерской книге — как об официальном документе.

Содержание

Регистры объединяют финансовые данные со всех счетов компании. Иногда их называют основной книгой, потому что в них есть сводки и сообщения со всей организации. Бухгалтеры используют бухгалтерские книги для создания финансовых отчетов и балансирования бюджета. Журналы счетов публикуют информацию по транзакциям, а бухгалтерские книги публикуют информацию по счетам.

Макет

Журнал счетов использует столбцы для разделения и отображения уникальных фрагментов информации для каждой записи. Напротив, бухгалтерская книга имеет две стороны и использует формат «Т». Однако оба используют систему перечисления дебета слева и кредита справа. Это стандартная практика в бухгалтерском учете, которая облегчает понимание бухгалтерских книг финансовыми специалистами, не относящимися к конкретной компании.

Остаток средств

Бухгалтерские книги должны иметь баланс между всеми счетами, чтобы показать финансово устойчивый бизнес. Журналы не обязательно должны быть сбалансированы, но они могут быть сбалансированы, если бухгалтер решит это сделать.