Что такое аудиторский след в финансах? Определение и примеры

2 сентября 2021 г.

Частью ответственного обращения с финансовыми операциями организации является создание записей о доходах и расходах. Разработка журнала финансовых взаимодействий упрощает проведение аудита и гарантирует, что все соблюдают финансовые правила и бюджетные ожидания. Понимание того, что такое аудиторский след и различные способы создания доказательств финансовой истории компании, важно для того, чтобы быть ответственным профессионалом в финансовой и бухгалтерской отрасли. В этой статье мы объясняем, что такое контрольные журналы, делимся примерами контрольных журналов и описываем их проблемы и преимущества в бизнесе.

Что такое контрольный журнал в бухгалтерском учете?

Контрольный след в бухгалтерском учете — это все записи и документы, объясняющие, как организация распоряжалась своими деньгами, подтверждающие информацию в бухгалтерской книге организации. Хотя у компании может быть ежемесячная финансовая сводка с объяснением расходов и доходов, ее аудиторский след — это все квитанции, банковские выписки и другие формы доказательств, подтверждающие информацию, содержащуюся в финансовой сводке. Журналы аудита содержат информацию о том, когда произошла транзакция, кто завершил транзакцию и сколько денег они обменяли.

Типы контрольных журналов

Вот несколько примеров типов записей, составляющих контрольный журнал:

Квитанции

Бумажные и цифровые квитанции о покупках являются полезными предметами для контрольных журналов, поскольку они помогают вам отслеживать, на что вы тратите деньги для бюджета. Они могут предоставить доказательства того, что вы используете деньги, оставляя бизнес-счет для официальных целей компании.

Чтобы добавить дополнительный элемент безопасности в контрольный журнал с квитанциями, вы можете настроить систему, в которой вы регулярно отправляете квитанции о покупках для бизнеса в бухгалтерию вместе с кодом вашего отдела и описанием покупки. Таким образом, команда может сопоставить квитанцию ​​с карточкой компании и упростить аудиторам возможность сопоставить транзакцию с покупкой.

электронные письма

Электронные письма и другие письменные обсуждения транзакций и контрактов также могут быть частью контрольного журнала. Когда люди в команде рассказывают о своих планах расходования или перевода денег компании по электронной почте или в чате, они могут сохранить эти взаимодействия в качестве доказательства для части бухгалтерского аудита, если это необходимо. Если у вас есть более официальные формы документации, такие как контракты и счета, электронные письма могут не понадобиться, но они могут быть полезными подтверждающими документами, если у вас есть ограниченные формы других доказательств.

Счета

Счета-фактуры для клиентов и поставщиков — это еще один тип документа контрольного журнала, который можно сохранить для ваших файлов. Важно иметь документацию о том, сколько каждый клиентский счет должен, на случай каких-либо расхождений в дебиторской или кредиторской задолженности. Вы также можете использовать файлы счетов-фактур для отслеживания дополнительных расходов, таких как штрафы за просрочку платежа или периодические платежи, которые вы, возможно, не включили в первоначальную документацию в бухгалтерской книге компании, что делает счета-фактуры особенно важными для аудиторского следа.

банковские выписки

Вы также можете запросить записи в банке для подтверждения информации в записях вашей компании. Доказательство того, сколько денег перемещалось между счетами, является одним из лучших способов проверки деловых операций и подтверждения точности ваших бухгалтерских книг.

При использовании банковских выписок в качестве контрольного журнала важно ознакомиться с политикой банка в отношении периодов перевода, поскольку некоторым банкам требуется несколько дней для обработки транзакций. Это означает, что точная дата транзакции в вашей бухгалтерской книге может не полностью совпадать с датой публикации средств в банке, поэтому аудиторы должны учитывать эту информацию при проверке контрольного журнала.

Журнал аудита и журнал аудита

Термин контрольный журнал относится к документам и записям, которые вы используете для проверки вашей учетной информации. Журнал аудита — это база данных или список, описывающий, где вы можете получить доступ к этой информации. Знание того, где вы можете получить доступ к документам в журнале аудита, важно, чтобы вы могли быстро выполнять любые действия по аудиту. Вы можете разработать внутренние методы регулярного обновления журнала аудита с помощью цифровых копий контрольных документов или иметь специальный файл для физических учетных записей.

Кто использует контрольные журналы?

Все отрасли полагаются на контрольные журналы для соблюдения финансового соответствия в своей практике аудита. Однако за пределами бухгалтерии профессионалы во многих других областях также используют контрольные журналы для записи информации для различных типов отраслевого соответствия и безопасности. Некоторые из полей, которые используют контрольные журналы для поддержания и защиты качества своих данных, включают:

• Кибербезопасность и ИТ

• Электронная коммерция

• Здравоохранение

• Страхование

• Производство

• Правительственные записи

• Правовые исследования

Любая организация, которая использует базы данных для хранения важной информации, может использовать журналы аудита, чтобы обеспечить целостность и качество своих данных. Каждый профессионал, взаимодействующий с этими базами данных, от специалистов по вводу данных до генеральных директоров, может тем или иным образом работать с цепочками данных.

Плюсы и минусы аудита

Журналы аудита являются неотъемлемой частью процесса учета, но у них есть свои плюсы и минусы, которые следует учитывать:

Преимущества контрольных журналов

Вот некоторые из преимуществ использования методов аудита на рабочем месте:

• Поощрение соблюдения требований: Наличие контрольного журнала упрощает соблюдение правил финансовой отчетности и соблюдения требований.

• Повышение эффективности: если у вас есть регулярный график аудита, они могут использовать контрольный журнал для быстрого и эффективного выполнения своей работы, экономя время и деньги.

• Устранение ошибок: вы можете использовать контрольный журнал для исправления ошибок и опечаток в книгах или поиска недостающей информации для клиентов.

• Восстановление информации: если ваша основная система когда-либо выйдет из строя и потеряет информацию, ваш контрольный журнал может помочь вам повторно заполнить бухгалтерскую книгу точными финансовыми данными для восстановления ваших записей.

• Ограничение мошенничества: Ведение подробных журналов аудита отпугивает людей от нецелевого использования средств компании.

Недостатки контрольных журналов

Использование журналов аудита может иметь некоторые проблемы, о которых следует знать:

• Затраты времени: подготовка контрольного журнала требует первоначальных затрат времени на сохранение и отправку квитанций, заказов на покупку и других документов.

• Проблемы с хранением: Наличие контрольного журнала требует, чтобы вы хранили документы в течение значительного периода времени.

• Проблемы безопасности. При сохранении документов для контрольного журнала необходимо помнить о безопасности информации в этих записях и надежном хранении информации для защиты клиентов и сведений о компании.

Чтобы защититься от этих проблем, сотрудничайте с руководителями отделов в каждой команде, чтобы обучить всех методам документирования, хранения и безопасности для журналов аудита. Надлежащее обучение может предотвратить проблемы в будущем, чтобы обеспечить максимальную пользу и минимум проблем.