Что такое анализ задач: определение, когда использовать и примеры

25 ноября 2021 г.

Анализ задач — это метод наблюдения, который разбивает цели на более мелкие задачи или подзадачи. Процесс анализа задач применяется во многих отраслях, повышая эффективность постановки целей, обучения новых членов команды или повышения эффективности задачи. Изучение того, что такое анализ задач и как вы можете применить его на рабочем месте, может помочь вам улучшить повседневную работу бизнеса. В этой статье мы обсудим определение анализа задач, когда его использовать, как его выполнять, и мы предоставим вам несколько примеров практического применения.

Что такое анализ задач?

Анализ задач – это метод обучения через наблюдение. Человек внимательно наблюдает за другим человеком, чтобы понять, как он выполняет задачи. Затем они разбивают эту более крупную задачу на подзадачи, что делает ее более управляемой. Основная цель анализа задач состоит в том, чтобы узнать такие вещи, как:

• Как кто-то достигает своих целей

• Конкретные шаги, которые кто-то предпринимает для выполнения задачи

• Индивидуальный опыт и навыки, которые кто-то привносит для выполнения задачи

• Как окружающая среда влияет на человека, выполняющего задачу

• Настроение человека и мысли о задаче

• Текущий рабочий процесс, который приводит к завершению задачи

Когда использовать анализ задач

Существует множество практических приложений для анализа задач, в том числе:

Планирование проекта

Анализ задач может быть полезен при планировании предстоящего проекта. Члены команды могут заранее проанализировать цели проекта и разбить их на более мелкие задачи, чтобы лучше понять, какие ресурсы для этого требуются. Процесс анализа задач может применяться к разным типам проектов, включая дизайн веб-сайта, разработку программного обеспечения или планирование контента.

Прототип нового продукта

Дизайнеры продуктов также часто используют анализ задач при создании прототипа нового продукта. Наблюдая за шагами, которые необходимо предпринять, чтобы довести дизайн продукта до производства, дизайнер может использовать эту информацию для повышения эффективности и процессов. Они могут тесно сотрудничать с производителями или дизайнерами, чтобы понять множество подзадач, необходимых для завершения процесса.

Обучение новых членов команды

Процесс анализа задач также может помочь членам команды подготовить нового сотрудника к работе. Поощряя нового члена команды наблюдать за тем, что другие члены команды делают в обычный день, они могут лучше понять требования должности. Если новый сотрудник наблюдает за несколькими членами команды в аналогичной должности, это также может помочь им принять метод, который работает для них.

Обучение учащихся с трудностями в обучении

Анализ задач часто является частью учебной деятельности в повседневной жизни для учащихся с трудностями в обучении или познавательными способностями. Например, учитель может помочь учащемуся с расстройством аутистического спектра приобрести необходимые навыки, разбив их на более мелкие, выполнимые задачи. Реабилитационные терапевты также могут использовать анализ задач, чтобы помочь пациентам выздоравливать после заболевания или операции.

Как выполнить анализ задачи

Вы можете выполнить анализ задачи, выполнив следующие пять шагов:

1. Определите цели

Одним из первых шагов в анализе задач является определение целей наблюдения. Это включает в себя определение конкретной задачи для анализа, а также вашей цели для ее анализа. Определите начальную и конечную точки наблюдения, чтобы точно знать, когда начинать отслеживать данные и делать заметки.

2. Разбейте задачу на подзадачи

Как только вы определите цель или задачу, разбейте ее на несколько подзадач. На этом этапе решите, как лучше собирать информацию. Существует несколько методов сбора информации во время наблюдения, включая опрос, ведение записей, отбор проб или моделирование планирования. Хотя количество подзадач варьируется в зависимости от основной цели, хорошее количество для начала составляет от шести до восьми подзадач.

3. Выберите тип анализа

Определите, какой тип анализа использовать при наблюдении за различными задачами. Наиболее распространенными типами анализа являются когнитивный и иерархический. Иерархический анализ предполагает разбиение задачи на подтипы. Это включает в себя заблаговременное принятие решения о том, насколько глубоким может быть анализ.

Когнитивный анализ использует модель, аналогичную модели иерархического анализа, но также включает информацию о том, как когнитивный мыслительный процесс пользователя влияет на его задачу. Когнитивные влияния могут существенно повлиять на результат задачи, поскольку члены команды имеют разные уровни знаний и опыта, относящиеся к задаче.

4. Анализ

После планирования того, что и как наблюдать, пора приступать к анализу. Во время анализа наблюдатель делает много заметок. Они анализируют каждую задачу, которую выполняет человек, перечисляя конкретные шаги, которые он предпринимает для выполнения подзадач. Они также могут включать в себя такие вещи, как:

• Общее количество задач, необходимых для выполнения каждого шага.

• Частота каждой подзадачи.

• Сложность выполнения каждой задачи.

• Если для выполнения подзадач необходимы специальные навыки или знания.

• Если задача требует каких-либо специальных ресурсов, инструментов или возможностей физической подготовки.

• Время, необходимое для выполнения подзадач, а также всей задачи.

5. Делитесь результатами с командой

После анализа поделитесь полученными результатами с командой, включая людей, знакомых с задачей. Это помогает проверить анализ на согласованность и распознать любые важные подзадачи, которые вы можете пропустить. Если основной метод сбора информации включает в себя наблюдение за членами команды, можно найти различия у разных людей. Команда может обсудить и решить, какие шаги они должны включать или не включать.

Вы можете использовать диаграмму или модель презентации, чтобы поделиться этой информацией с членами команды. Разрешить другим членам команды сотрудничать во время этого процесса.

Примеры анализа задач

Вот несколько примеров анализа задач:

Пример первый

Рабочая группа хочет нанять менеджера по маркетингу. Они начинают процесс с определения цели, а именно найма менеджера по маркетингу, который может принести пользу команде. Они разбивают цель на подзадачи, которые они выполняют, которые могут включать в себя такие вещи, как создание описания работы, размещение рекламы в Интернете и планирование собеседований.

Член команды наблюдает за сотрудниками отдела кадров, чтобы узнать больше о том, как они выполняют эти задачи. Они используют когнитивный подход, чтобы узнать, как опыт и навыки могут повлиять на решение о найме. Они делают заметки и делятся ими с остальным отделом рынка. Отдельные члены команды добавляют к анализу задачи до тех пор, пока у них не появится процесс, который, по их мнению, может помочь им найти подходящего кандидата.

Пример второй

Команда занимается редизайном веб-сайта местного подрядчика. Чтобы спланировать веб-сайт и его содержание, они хотят подробно узнать об услугах и предложениях компании. Это позволяет им создавать контент, который является точным и отражает компанию и то, чем они на самом деле занимаются. На первом этапе они определяют основную цель, которую они решают, — это пользовательский опыт.

Они планируют наблюдать за шагами, которые предпринимает их команда веб-дизайнеров от начала до конца. Они также планируют наблюдать за типичным клиентом и тем, как он взаимодействует с веб-сайтом. Они используют иерархический подход и собирают информацию, прежде чем поделиться ею со своей командой. Они корректируют свои подзадачи по мере необходимости и передают эту информацию клиенту, чтобы показать, что они понимают цель и намерение проекта.