Что такое анализ первопричин? (Определение и преимущества)

25 февраля 2021 г.

Важно иметь возможность работать с максимальной отдачей на рабочем месте. Однако возникновение проблем — это нормально. Анализ первопричин направлен на выявление проблем и их причин, чтобы вы или ваша команда могли найти решения, предотвращающие повторное возникновение проблем. В этой статье мы обсудим, что такое анализ основных причин, как он работает, преимущества анализа основных причин и некоторые его проблемы.

Что такое анализ первопричин?

Анализ первопричины (RCA) — это процесс определения основной причины проблемы, поэтому вы можете подойти к проблеме с решениями, чтобы предотвратить ее повторное появление. Анализ первопричин побуждает команды и руководителей отказаться от традиционного подхода к устранению проблем после их возникновения и вместо этого работать над поиском способа предотвращения повторения проблем или их возникновения.

Хотя у проблемы может быть одна конкретная причина, анализ первопричины ищет и может определить наличие нескольких причин (и, следовательно, решений) путем поиска закономерностей последствий, которые в конечном итоге привели к отрицательному результату. RCA ищет конкретные события, вызвавшие конкретную проблему, и работает в обратном направлении от проблемы к конечной начальной точке проблемы. Анализ первопричин также может определить, что работает хорошо, чтобы вы могли применить аналогичные шаблоны к другим системам.

Вы можете считать компонент основной причиной, если после его удаления проблема больше не возникает. Существуют также причинные факторы, которые участвуют почти в каждой проблеме, но они, как правило, усугубляют уже лежащую в основе причину и не являются прямой причиной, потому что после их устранения проблема все еще может возникнуть.

Каждая отрасль может использовать анализ первопричин, от медицины, нуждающейся в медицинской диагностике, до ИТ-операций в случае сбоя программного обеспечения.

Как работает анализ первопричин?

Анализ первопричины основан на понимании того, что системы и действия связаны так, что одно действие может вызвать событие, а это событие может вызвать другое событие и так далее, пока у вас не возникнет проблема или несколько проблем.

Существует четыре основных этапа анализа первопричин:

1. Определите проблему

На этом этапе вы определите, в чем проблема и как она влияет на организацию или конкретную систему. После того, как вы определили проблему, вы можете узнать, когда проблема впервые возникла.

2. Соберите данные

Когда вы собираете данные, полностью проанализируйте свою ситуацию, чтобы лучше понять проблему. Подумайте, как давно существует проблема, как вы узнали о ней и как эта проблема влияет на вашу деятельность. Один из способов сбора данных — обратиться к тем, кто лучше всего знаком с проблемой и системой, на которую она влияет. Эти эксперты больше знают из первых рук о том, как все должно работать в отсутствие проблемы, и поэтому являются ценными компонентами понимания проблемы и поиска решений.

3. Проанализируйте проблему

На этом этапе вы хотите выяснить, почему возникла проблема. Вы можете создать причинно-следственную диаграмму, которая поможет вам определить основную причину (причины) проблемы, а также любые причинные факторы, которые могут усугубить проблему или которые вы также должны устранить для максимальной производительности системы, в которой возникла проблема.

Выделяют три основные группы причин:

1. Конкретная: конкретная причина носит более физический характер, представляя материальные объекты, которые не работали должным образом. Например, компьютер, на котором произошел сбой жесткого диска.

2. Индивидуальный: индивидуальной причиной является человеческая ошибка. В нем участвует человек или команда, которые либо сделали что-то не так, либо не сделали того, что должны были сделать, чтобы предотвратить проблему. Например, компьютер, на котором произошел сбой жесткого диска из-за того, что владелец щелкнул спам-ссылку в своем электронном письме.

3. Система: системная причина носит организационный характер, то есть существует процесс, который используется на рабочем месте и на который полагаются сотрудники, но он не работает. Например, компьютер, на котором произошел сбой жесткого диска из-за того, что владелец щелкнул спам-ссылку в своем электронном письме, но на всех компьютерах не был установлен антиспамовый фильтр.

Этот шаг может выиграть от расширенных инструментов. Инструменты могут упростить ваш процесс, поскольку они позволяют проводить более надежный анализ всех частей системы или набора данных. Чем сложнее система, в которой возникла проблема, тем больше данных вы, вероятно, имеете и тем больше инструментов могут помочь вам в вашем процессе. Эти инструменты также хороши, если у вас есть определенные ограничения на рабочем месте, например, не хватает сотрудников или времени для выполнения анализа основных причин, как вы должны.

4. Решить проблему

Этот шаг включает в себя понимание того, что вам нужно будет сделать, чтобы решить текущую проблему и предотвратить ее повторение. На этом этапе вы также захотите обсудить, как вы будете внедрять решения, поскольку логистика изменения процесса может включать в себя множество других заинтересованных сторон. Затем вы можете решить, кто в конечном итоге несет ответственность за успешное внедрение решения и наблюдение за системой, чтобы убедиться, что решение жизнеспособно. Этот шаг также включает в себя понимание того, какие риски вы можете взять на себя, выполняя решение.

Как улучшить анализ первопричин

Анализ первопричин, будучи такой важной частью успеха организации или системы, должен быть в центре внимания. Вот как вы можете улучшить процесс анализа первопричин:

1. Документируйте и храните данные. Лучший способ найти первопричину чего-либо — это иметь документацию и данные, которые можно проанализировать при возникновении проблемы. Чем больше у вас данных, тем проще и с большей вероятностью вы сможете найти основную причину проблемы.

2. Инвестируйте в инструмент. Инструмент может и не понадобиться, но он, скорее всего, поможет вам в процессе анализа, чтобы вы могли найти первопричины. Без него вы можете полагаться на людей, склонных к человеческим ошибкам, для фильтрации всех данных или истории проблемы в надежде найти причину. Инструмент также может помочь вам подготовиться к будущим проблемам и, вероятно, сэкономить вам много времени и денег.

3. Оцените свой выбор. Подумайте о том, чтобы каждый квартал или каждые шесть месяцев тратить время на анализ основных решений, принятых за прошедший период времени. Решите, сработали ли ваши решения хорошо или не оправдали себя и почему. Делая это, вы можете определить закономерности и понять, какая документация вам нужна для надлежащего процесса проверки. Кроме того, формальный процесс обзора расскажет команде о причинах и следствиях и о том, как их решения могут иметь большое и долгосрочное влияние.

Преимущества анализа первопричин

Помимо возможности определить причину проблемы и найти решения, есть дополнительные преимущества проведения анализа основных причин:

• Вы можете реагировать быстро. Анализ первопричины позволяет вам быстро вмешаться, чтобы решить проблему и не допустить, чтобы проблема вызвала массовый ущерб. Ваш процесс принятия решений также должен быть лучше и быстрее.

• Вы можете предотвратить проблемы. После того, как вы проведете анализ первопричин и предпримете шаги, чтобы предотвратить повторение проблем, вы можете развить мышление, которое ищет проблемы. Вы можете положить конец всему, что может привести к реальной проблеме.

• Общение улучшается. Анализ первопричин подробно описывает, почему возникла проблема, и вы сможете объяснить шаги, связанные с проблемой. Чем больше деталей у вас есть, тем лучше вы сможете объяснить, почему возникла проблема, и работать со своей командой над разработкой обоснованных решений.

Проблемы анализа первопричин

Несмотря на то, что анализ первопричин имеет значительные преимущества, существуют и некоторые проблемы, о которых следует знать, в том числе:

• Разработка причинно-следственной диаграммы может занять значительное количество времени и усилий, равно как и сбор данных, необходимых для начала работы.

• Часто существует более одной основной причины проблемы, что может затруднить запись причинно-следственной диаграммы.

• Можно упустить важные данные, особенно если их много. Также может быть сложно и дорого хранить все необходимые данные, чтобы вы могли получить необходимую информацию в случае возникновения проблемы.