Что такое анализ Парето? (И как его использовать шаг за шагом)

7 ноября 2021 г.

Выявление проблем в бизнесе — важный шаг на пути к решению наиболее насущных проблем. Многие организации используют определенные методы при выявлении и решении проблем. Один из широко используемых методов известен как анализ Парето, который позволяет эффективно ранжировать проблемы. В этой статье мы обсудим анализ Парето, что это такое и как создать и использовать диаграмму Парето для пошаговой оценки ваших бизнес-проблем.

Основные выводы:

Анализ Парето используется для выделения бизнес-входов в соответствии с их влиянием.
Анализ Парето — это правило 80/20: 80% результатов проекта вытекают из 20% работы.
Правило 80/20 можно применять как для анализа проблем, так и успехов бизнеса.
Парето использует числовую шкалу для оценки элементов в соответствии с их влиянием на компанию.

Что такое анализ Парето?

Анализ Парето, также известный как «диаграмма или диаграмма Парето», представляет собой графический метод, используемый для отображения и ранжирования проблем в бизнес-процессах. Диаграмма, созданная с помощью этого метода анализа, начинается с наиболее частых проблем бизнес-процессов и заканчивается проблемами, которые возникают реже всего. Цель этого типа анализа состоит в том, чтобы сосредоточить усилия по разрешению проблем на факторах, которые в целом окажут наибольшее влияние на успех организации.

Анализ Парето использует принцип Парето, также называемый «правилом 80/20». Это правило названо в честь Вильфредо Парето, итальянского экономиста и инженера, который сформулировал идею о том, что 80 % результатов являются результатом 20 % вложений или причин определенного события. Хотя Парето не разрабатывал этот метод анализа, его правило 80/20 является движущей силой, поскольку диаграмма показывает 20% проблем, которые обеспечивают 80% результатов бизнеса, и важность приложения усилий для решения самых насущных проблем.

Что такое диаграмма Парето?

Диаграмма Парето — это графическое представление анализа Парето, показывающее переменные, действующие в организации, и соотношение между ними, которое всегда составляет 80/20. Например, диаграмма может показать, что 20% сотрудников организации выполняют 80% работы, выполняемой этим бизнесом. Главный вывод, сделанный диаграммой Парето, заключается в том, что 80% событий происходят из-за 20% потенциальных ресурсов и причин. Те, кто применяет этот метод анализа, постоянно наблюдали за различными ситуациями и определили, что он может применяться к организациям в различных отраслях.

Этот тип диаграммы содержит несколько ключевых компонентов:

• Ось X: Ось X включает категории данных, представленных на диаграмме.

• Ось Y: Ось Y представляет количество случаев возникновения конкретной проблемы или ситуации.

• Ранжированные столбцы: порядок, в котором вы размещаете столбцы на диаграмме, должен соответствовать частоте событий.

• Процентная кривая (кумулятивная): кумулятивная кривая процентного соотношения отображается на оси Y, перемещаясь по категориям слева направо.

При создании диаграммы вы будете отображать категории по оси X, чтобы разбить представленные данные. Вы также должны ранжировать столбцы в порядке убывания в зависимости от их частоты. Полученный линейный график отображает кумулятивный процент от общего количества событий. Вы можете использовать это графическое представление, чтобы определить, соответствует ли ваш набор данных принципу Парето или правилу 80/20.

Когда использовать диаграмму Парето

Основная цель диаграммы Парето — определить, как оптимизировать организационные процессы, выявляя проблемы, возникающие в текущих процессах и методах. Если вы хотите оптимизировать рабочие процессы, методы документирования или улучшить код, используемый в программе, этот метод анализа может помочь вам определить, какие проблемы требуют наибольшего внимания для получения максимальных результатов.

Если вы хотите найти закономерность в конкретной ситуации или наборе процессов, вы можете использовать анализ диаграммы Парето, чтобы определить, что окажет наибольшее влияние, и, таким образом, применить наиболее важные действия и ресурсы для решения возникающих проблем. Важно отметить, что для применения метода Парето представленные данные должны соответствовать двум основным критериям:

• Данные должны иметь возможность распределяться по категориям.

• Рейтинг этих категорий должен иметь значение.

Используемые категории могут различаться в зависимости от ситуации и того, какие данные вы анализируете с помощью этого метода, но когда ранжирование этих категорий не имеет значения, частота данных больше не имеет значения.

Обычно вы будете использовать диаграмму Парето, когда хотите определить наиболее важные проблемы, влияющие на организацию. Этот тип анализа также может помочь вам увидеть существующие проблемы, что поможет вам определить, как их решить. Когда вы не знаете о проблемах процесса или точно не знаете, как вносить коррективы для решения проблем, вам становится труднее приложить свои усилия эффективным и оптимизированным способом.

Вы также можете использовать диаграмму Парето, чтобы посмотреть, как часто в вашей организации возникает та или иная проблема. Частота проблемы связана с правилом 80/20, на котором основан этот метод анализа. Когда проблема возникает чаще, она становится более актуальной и требует более пристального внимания для решения. Используя этот метод, вы можете увидеть частоту проблемы, представленную графически, создавая визуальное представление, которое часто легче понять и использовать.

Как создать и использовать диаграмму Парето

Вот как создать диаграмму анализа Парето, чтобы помочь вам выделить влияние вашего проекта:

1. Перечислите проблемы

Определите проблемы или преимущества, которые вы хотите оценить. Например, если у вас возникли проблемы с вашим проектом, создайте список этих проблем. Это хорошая идея, чтобы встретиться с вашей командой и клиентами, если это применимо, чтобы помочь вам провести мозговой штурм потенциальных проблем.

2. Определите потенциальные причины

После того, как у вас будет список наиболее важных проблем, вам нужно будет назначить потенциальные причины для каждой из них. Встретьтесь с вашей командой или клиентами, чтобы проанализировать проблемы проекта и то, как они могли быть непосредственно затронуты потенциальной неэффективностью или ошибками в процессе, политике или рабочем процессе.

3. Назначьте баллы

Прежде чем вы сможете найти решения проблем вашего проекта, вам нужно будет присвоить баллы каждой из перечисленных вами проблем, основываясь на влиянии и важности каждой из них. То, как вы определите свою модель скоринга, будет зависеть от вашего конкретного проекта, его задач и целей. Например, вы можете выбрать модель оценки от 1 до 5 для негативных воздействий, в которой «1» означает «не оказывает негативного воздействия», а «5» означает «чрезвычайно негативное воздействие».

4. Групповые проблемы

Если у вас есть длинный список задач проекта, было бы полезно систематизировать проблемы по типу, баллам или другим характеристикам. Сгруппировав проблемы по категориям, вы сможете найти решения для каждой из них.

5. Сложите баллы

После того, как вы подсчитали и систематизировали свои задачи, вы можете подсчитать баллы для каждой группы. Категория с наивысшим итогом должна быть наивысшим приоритетом для поиска решений.

6. Разработайте план действий

Начните с групп с наибольшим количеством баллов и начните решать эти проблемы в первую очередь. Рассмотрите основные причины и проведите мозговой штурм, чтобы найти альтернативные стратегии для их устранения. После того, как вы разработали стратегию и план реализации для проблем с наивысшим приоритетом, вы можете перейти к проблемам со вторым приоритетом и так далее.

Подробнее: Что такое план действий и как его составить

Пример анализа Парето

Компания ABC Roofing хочет оценить, какие используемые бизнес-процессы приводят к замедлению или возникновению узких мест, влияющих на всех участников каждого процесса. Они будут использовать метод анализа Парето, чтобы наметить данные и определить, как часто возникают узкие места в их процессах.

Первым шагом является определение категорий, используемых для группировки замедлений процессов. Эти категории включают в себя конкретные процессы, которые протекают медленно, что приводит к проблемам у сотрудников, которые не могут завершить свою работу. Для этой компании категории включают в себя:

• Предоставление оценок

• Заказ материалов

• Назначение слесарей-кровельщиков на рабочие места

Следующим шагом в этом процессе является определение наиболее подходящего измерения для категорий. Эта компания будет использовать количество дней, необходимое для завершения каждого шага или категории, описанной выше. После определения измерения следующим шагом является выбор периода времени для включения в диаграмму. Компания ABC Roofing Company будет использовать временную шкалу в одну неделю.

Наконец, компания должна определить, как часто происходят замедления в каждой категории. Если среднее время обработки для предоставления оценки потенциальному клиенту составляет один день, на диаграмме будут представлены все случаи, когда предоставление оценки заняло более одного дня.

После создания таблицы компания определит общее количество вхождений для каждой категории и упорядочит данные в порядке убывания, начиная с наибольшего. Эти данные представляют собой совокупный процент замедления каждого процесса.

Компания ABC Roofing определила, что процесс заказа материалов имеет наиболее значительное замедление своих процессов, а это означает, что к этому процессу следует применить больше усилий по устранению неполадок. Чтобы сократить сроки выполнения кровельных работ, они должны решить, сколько времени требуется для заказа и доставки материалов, а затем сосредоточиться на времени, которое требуется техническим специалистам для предоставления оценок и назначения техников для отдельных кровельных работ.

Подробнее: 12 подходов к решению проблем в любой ситуации