Что такое активы организационного процесса?
Активы процессов организации — это аспекты, как физические, так и основанные на знаниях, которые могут быть полезны для работы или производства компании. Руководители проектов полагаются на активы процессов организации для повышения эффективности проекта, единообразия и соответствия нормативным требованиям. Если вы руководитель проекта, вы можете узнать больше о том, как активы процессов организации могут улучшить ваши процессы. В этой статье мы рассмотрим факторы среды предприятия, активы процессов организации и некоторые элементы активов процессов организации.
Что такое факторы внешней среды предприятия?
Факторы среды предприятия, или EEF, — это практики, процедуры, законодательство и политики, касающиеся организации, которые могут повлиять на то, как вы выполняете задачи и управляете проектами. Примеров тому множество: от правил охраны труда и техники безопасности до федеральных антидискриминационных законов. Понимание культуры вашей компании, атмосферы на рабочем месте и политик позволяет учитывать эти факторы при управлении проектами и составлении планов. Вот несколько примеров факторов среды предприятия:
Доступные капитальные ресурсы
Нормы поведения
Существующие человеческие ресурсы
Финансовые и рыночные условия
Государственные стандарты
Внутренний и внешний политический климат
Стандарты и условия рынка
Каналы связи
Организационная культура
Процессы компании
Структура бизнеса
Политическая нестабильность
Стандарты продукции
Стандарты качества
Нормативно-правовая база
Отзывы и записи о тренировках
Базы данных рисков
Кадровое руководство
Системы авторизации работы
Примеры факторов среды предприятия
Важно понимать факторы корпоративной среды, влияющие на ваш бизнес, поскольку вам может потребоваться изменить аспекты вашего процесса, чтобы избежать или усилить эти факторы. Вот несколько примеров факторов среды предприятия:
Пример первый
Менеджер руководит сценаристами в создании следующего сезона телешоу. Некоторые сотрудники сталкиваются с трудностями при совместной работе, поэтому менеджер связывается с отделом кадров. HR разговаривает с персоналом и помогает им разрешить спор, чтобы команда могла работать вместе. Факторы среды предприятия как помогают, так и мешают проектам, но в этом случае отдел кадров является положительным фактором, поскольку они способствуют успеху проекта.
Пример второй
Фабрика игрушек производит новую куклу, для которой требуются специальные материалы из-за рубежа. Правительство взимает сбор со страны, которая импортирует их сырье, что делает его слишком дорогим для производства. Менеджеры должны работать вместе, чтобы найти новый материал, который они могут использовать в игрушке. Это пример того, как факторы среды предприятия могут негативно влиять на проекты.
Пример третий
Компания-разработчик программного обеспечения работает допоздна, чтобы уложиться в срок для новой программы. В ту ночь, когда они работают, начинается гроза, и в их офисе отключается электричество на несколько часов. Погода — еще один пример фактора среды предприятия, который снижает производительность.
Что такое активы организационного процесса?
Актив организационного процесса или OPA — это любой ресурс компании или организации, который способствует успеху проекта. Это ценные активы, принадлежащие компании или разработанные ею, и они могут быть как физической собственностью, так и основанными на знаниях. Вот несколько примеров активов организационного процесса:
Команды управления проектами могут использовать эти активы для экономии времени и повышения эффективности проектов. Например, если менеджер проекта руководит производственным проектом и должен оценить риски, связанные с производством, он может обратиться к предыдущей информации управления проектом для получения подробной информации о предыдущих оценках рисков.
Элементы активов организационного процесса
Вот несколько примеров элементов активов процессов организации, которые руководитель проекта может использовать для повышения эффективности или общего успеха своего проекта:
Процедуры контроля изменений. Процедуры контроля изменений — это рекомендации, которым следует команда при изменении базового плана, временных рамок или других аспектов проекта. Изменение аспектов проекта может вызвать проблемы, но следование процедурам контроля изменений позволяет команде скорректировать и свести к минимуму потери производительности.
База данных информации о проекте: при определении объема проекта менеджер может обратиться к базе данных предыдущих проектов, чтобы установить аналогичный график или бюджет. Наличие обширных хранилищ информации о прошлых проектах может быть очень полезным для менеджеров и членов команды, поскольку они видят, что нужно делать правильно, и каких ошибок можно избежать в новых проектах.
Процессы управления дефектами. Управление дефектами — это процесс выявления проблем с продуктом или услугой и выполнения действий по их устранению. Когда менеджеры могут обратиться к установленным процессам для обеспечения качества и устранения проблем с продуктами и услугами, это делает процесс более эффективным.
Шаблоны документов: существует множество документов, которые могут понадобиться проектной группе во время работы, от графиков до диаграмм. Использование шаблонов документов вместо создания каждого из них может сэкономить время персонала и обеспечить единообразие.
Процедуры финансового контроля. Процедуры финансового контроля — это процессы, которые организации используют для оценки и мониторинга использования своих финансовых ресурсов. Получая доступ к процедурам финансового контроля, менеджеры могут убедиться, что они следуют рекомендациям по оптимальному распределению средств.
Шаблоны структуры процедур: Стандартный шаблон рабочих процедур предоставляет структуру, которую менеджер может использовать при создании новых или измененных процедур для различных проектов или команд.
Рекомендации по закрытию проекта. Рекомендации по закрытию проекта — это правила, на которые сотрудники и руководители могут ориентироваться при завершении проекта. Эти рекомендации обычно включают контрольные списки, которые позволяют членам команды убедиться, что они завершили всю работу и соблюдали процедуры для связи с клиентами и хранения оборудования, если это применимо.
Критерии оценки предложений. Критерии оценки предложений — это набор стандартных процедур, которые могут служить руководством для оценки предложений поставщиков. Эти рекомендации позволяют менеджерам стандартизировать и упростить процесс оценки предложений.
Реестр проектных рисков: В зависимости от выполняемой вами работы может потребоваться выполнить оценку рисков для каждого проекта. Это особенно актуально для строительных и складских работ, а наличие реестра проектных рисков может упростить процесс и гарантировать, что менеджер должным образом учитывает все риски.
Программное обеспечение и другие инструменты: для некоторых проектов определенное программное обеспечение или другое специализированное оборудование может быть полезным или необходимым для процесса. Например, создатель контента может разработать собственное программное обеспечение для управления и создания контента, к которому имеют доступ все сотрудники и менеджеры.
Реестр заинтересованных сторон: Реестр заинтересованных сторон — это документ, в котором собирается и систематизируется информация о лицах, организациях и компаниях, которые могут быть заинтересованы в результатах проекта. Это полезно для менеджера проекта, поскольку позволяет ему быстро связываться с важными контактами, не тратя время на поиск информации, а также гарантирует, что менеджер не пропустит ни одного важного контакта.