Что делать, если вы пропустили дедлайн (с советами)

2 апреля 2022 г.

Несмотря на то, что несоблюдение сроков может показаться ошеломляющим, это случается даже с самыми опытными профессионалами. Если вы пропустили крайний срок из-за чрезвычайной ситуации или других обязательств, есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы объяснить себя и попросить о продлении. Если вы недавно пропустили крайний срок, вам может быть интересно, что вы можете сделать, чтобы исправить ситуацию. В этой статье мы обсуждаем преимущества устранения пропущенных сроков, даем инструкции, которые помогут вам объяснить ситуацию своему руководителю, и даем советы, которые помогут вам вернуться к работе.

Преимущества устранения пропущенных сроков

Устранение пропущенных сроков может сделать вас более профессиональным, особенно если вы проактивны. Проявив инициативу начать разговор со своим руководителем или клиентом, чтобы объяснить ситуацию, вы также продемонстрируете, что вы уважаете их и заботитесь о том, чтобы все исправить. Некоторые другие способы устранения пропущенных сроков могут быть полезны, если вы включите их, помогая вам:

• Вернуть доверие

• Сформулировать решение

• Возьмите на себя ответственность за свои действия

• Защитите свою репутацию на рабочем месте

• Уменьшить стресс

• Улучшить общение

Как сообщить руководителю, что вы пропустили дедлайн

Если вы недавно пропустили крайний срок, важно сообщить об этом своему руководителю. Профессионально справившись с этой ситуацией, вы, вероятно, сможете найти решение, которое поможет вам обоим двигаться вперед. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сообщить своему руководителю, что вы пропустили крайний срок:

1. Разберитесь с ситуацией как можно скорее

Хотя крайний срок, возможно, уже прошел, как можно скорее урегулировать ситуацию по-прежнему важно. Это может дать вашему руководителю время, необходимое для внесения необходимых корректировок, чтобы остальная часть вашего отдела или ваш проект не отставали. Если возможно, сообщите об этом своему руководителю лично. Однако, если телефонный звонок — самый быстрый способ связаться с ними, это может быть вашим лучшим вариантом. Если вы не можете связаться со своим руководителем по телефону, оставьте краткое сообщение и отправьте электронное письмо, чтобы показать, что вы делаете все возможное, чтобы уведомить его.

2. Дайте краткое объяснение

Предложите краткое объяснение того, почему вы не смогли уложиться в срок. Хотя вам не нужно делиться личными данными, сообщите своему руководителю, если возникла чрезвычайная ситуация, о которой вам нужно было позаботиться, или была другая причина задержки, это может помочь ему понять ситуацию. Вместо того, чтобы искать оправдания, будьте честны и признайте, что вы могли бы что-то сделать, чтобы предотвратить ситуацию. Объяснение того, что вы понимаете, почему вы не смогли уложиться в срок, может показать вашему руководителю, что вы знаете, какие шаги нужно предпринять, чтобы убедиться, что вы выполняете будущие задачи вовремя.

Например, если вы пропустили крайний срок, потому что ждали ключевой информации от другого члена команды, вы можете сообщить, что, как вы понимаете, вы могли связаться с этим членом команды в начале недели, чтобы убедиться, что он идет по плану и готов. выполнить свою часть проекта вовремя.

3. Извинитесь за задержку

Хотя это может показаться мелочью, простое извинение за задержку может улучшить реакцию вашего начальника на новость. Попытайтесь понять, как несоблюдение этого крайнего срока может повлиять на их работу, рабочий процесс вашей команды или организацию.

Например, если ваш руководитель ждал, что вы поделитесь отчетом об анализе данных, чтобы он мог закончить презентацию слайд-шоу, чтобы поделиться с остальной частью вашей команды, дайте ему знать, что вы понимаете, насколько важен проект, и извинитесь за задержку его части. проэкт. Показывая, что вы понимаете последствия своих действий, ваши извинения будут казаться более искренними.

4. Предложите новый срок

Подумайте, какие еще приоритеты у вас есть в вашем списке, и можете ли вы изменить некоторые из них, чтобы убедиться, что вы можете завершить проект, который вам нужно завершить. Затем предложите новый срок, который устроит и вас, и вашего руководителя. Убедитесь, что вы согласны с крайним сроком, который вы можете уложиться на этот раз, чтобы помочь вам восстановить доверие.

Если вы перегружены объемом текущей работы, вы можете предложить передать другую задачу другому члену команды или отложить менее важный проект, чтобы сосредоточиться. Это может показать вашему руководителю, что вы стремитесь найти решение, чтобы исправить ситуацию.

5. Покажите свою признательность

Наконец, обязательно поблагодарите своего руководителя за понимание вашей ситуации и работу с вами над поиском решения. Сообщите своему руководителю, что вы благодарны за продление, и заверите его, что вы сможете уложиться в новый срок. Хотя вы можете сделать свое выражение благодарности кратким, постарайтесь конкретизировать то, за что вы благодарите своего руководителя и почему это так много значит для вас. Если вы потратите время, чтобы выразить свою признательность, это поможет вам закончить разговор на позитивной ноте.

Советы, как справиться с пропущенным дедлайном

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам справиться с нарушением сроков и предотвратить повторение подобных ситуаций в будущем:

Быть инициативным

Если вы заметили, что выполнение проекта занимает у вас больше времени, чем ожидалось, сообщите об этом своему руководителю заранее. Запрос на продление до установленной даты может уменьшить стресс и дать другим членам вашей команды время, чтобы скорректировать свои графики или приоритеты.

Если вы пропустите крайний срок из-за непредвиденных обстоятельств, вы все равно можете действовать заранее, обратившись к своему руководителю до того, как он заметит задержку. Это может включать в себя отправку электронного письма в нерабочее время, особенно если возникла чрезвычайная ситуация. Проактивность может показать вашему руководителю и членам вашей команды, что вы заботитесь о своей работе.

Возьмите на себя ответственность за свои действия

Вместо того, чтобы возлагать вину на другого коллегу, свою текущую рабочую нагрузку или неисправную компьютерную программу, возьмите на себя ответственность за пропущенный срок. Хотя могли иметь место и другие смягчающие обстоятельства, важно показать своему руководителю, что вы понимаете, где вы, возможно, смогли смягчить эти проблемы.

Например, если вы не смогли уложиться в срок, потому что взяли на себя слишком много обязанностей, вы можете поделиться тем, что понимаете, что в будущем вам необходимо более эффективно расставлять приоритеты в своей работе. Это может показать вашему руководителю, что вы ответственны и способны улучшить свой рабочий процесс в будущем.

Обеспечьте частые обновления

По мере того, как вы приближаетесь к новому сроку, регулярно предоставляйте обновления, чтобы ваш руководитель знал, что вы идете по плану. Это может облегчить часть стресса, который они могут испытывать, и помочь вам завершить проект к предстоящему сроку.

Например, если вы работаете над большим отчетом, вы можете сообщить своему руководителю, когда вы закончите наполовину, и спросить, не хотят ли они, чтобы вы отправили им информацию, которую вы уже заполнили. Если им нужна эта информация для выполнения другой задачи, она может оказаться полезной и позволить им продолжить работу, пока вы заканчиваете оставшуюся часть своего отчета. Улучшение вашего общения также может помочь вам восстановить доверие с вашим руководителем.

Примите меры, чтобы предотвратить пропуск сроков в будущем

Определите, какие шаги вы можете предпринять, чтобы предотвратить нарушение сроков в будущем. Это может включать в себя работу на опережение в более медленные периоды, более избирательное отношение к проектам, за которые вы беретесь, или ведение более организованного списка дел. Еще один отличный вариант — установить для себя мягкую дату выполнения будущих проектов.

Например, если ваш отчет должен быть готов к 14 марта, вы можете поставить перед собой цель закончить черновой вариант к 7 марта. убедитесь, что вы уложитесь в срок. После того, как вы определили несколько шагов, которые вы можете предпринять для улучшения своей работы, поделитесь ими со своим руководителем. Это может показать им, что вы привержены принятию действенных мер, чтобы предотвратить нарушение сроков в будущем.