Четыре этапа цикла PDCA

22 февраля 2021 г.

Для достижения успеха компании важно иметь правильные процессы, продукты и услуги. Сотрудники компании могут помочь в достижении этой цели, тестируя и внедряя эффективные решения, которые могут изменить ситуацию. Когда организация может работать с минимальными ошибками, производительность повышается, а сотрудники становятся счастливее. В этой статье мы обсудим, что такое цикл PDCA, объясним части цикла PDCA и приведем несколько примеров.

Что такое цикл PDCA?

PDCA расшифровывается как «планируй-делай-проверяй-действуй», и это методичный способ для компаний понять, какая часть их процесса, продукта или услуги способствовала недовольству клиента, чтобы они могли разработать план. Цикл PDCA иногда называют циклом PDSA, где S означает изучение. PDCA — это замкнутый подход, который включает в себя тестирование решений, оценку результатов и использование решения, доказавшего свою эффективность.

Цикл PDCA полезен для улучшения процессов таким образом, чтобы вы могли искать решения и тестировать их в небольшом масштабе, чтобы бизнес не внедрял решение, которое на самом деле не решает проблему. Без цикла PDCA организация рискует внедрить решение, которое не только не устранит проблему, но и вызовет еще больше проблем. Цикл PDCA предотвращает распространение неэффективных решений на всю организацию.

Преимущество цикла PDCA заключается в том, что заинтересованные стороны могут применять его к любой среде, от продуктов, которые плохо продаются, до цепочек поставок, которым требуется лучшее управление для удовлетворения потребностей бизнеса.

Части цикла PDCA

Цикл PDCA предназначен для поощрения постоянного улучшения управления процессами. Цикл PDCA состоит из четырех фаз, и они включают:

Строить планы

На этапе планирования заинтересованные стороны определят и поймут, в чем заключается проблема, или проведут исследование, чтобы понять возможности, доступные для улучшения процесса, продукта или услуги. Это также шаг, на котором вы делаете предположения о том, что может быть проблемой, которая в конечном итоге вызвала проблему, и решаете, какое возможное решение вы хотите протестировать в первую очередь, чтобы убедиться, что вы правы. Наконец, этот этап включает в себя определение ваших ожиданий, чтобы вы могли вернуться к ним позже, чтобы увидеть, соответствует ли выбранное вами решение.

В этом состоянии ваша команда захочет спросить:

• В чем проблема?

• Это та проблема, на которой мы должны сосредоточиться?

• Какое влияние оказывает проблема и на кого?

• Что произойдет, если мы сможем решить проблему?

• Какие данные нам нужны, чтобы понять проблему?

• Кто должен участвовать в поиске решения?

• Какие решения мы должны рассмотреть?

• Каковы наши ожидания относительно исхода этого цикла?

• Какие ресурсы нам нужны?

Делать

На этапе выполнения вы протестируете решение, которое, по вашему мнению, сработает с наибольшей вероятностью. Обычно это делается в небольшом масштабе, поэтому легче измерить, как все прошло, и, если все пойдет не так, это с меньшей вероятностью окажет серьезное негативное влияние на текущие операции. Например, вы можете протестировать решение в определенной географической области или с определенной демографической группой клиентов. Некоторые организации тестируют несколько гипотетических решений одновременно.

Самое важное, что нужно помнить об этом этапе, это то, что именно на нем вы будете тестировать решения, а не реализовывать их. Реализация происходит на четвертом и последнем этапе, этапе акта.

Ваша команда должна задать следующие вопросы на этапе выполнения:

• Кто будет тестировать решение?

• Как мы проведем этот тест в небольшом масштабе?

• Как мы будем собирать данные?

Проверить/Изучить

На этапе проверки или изучения вы проанализируете результаты внедрения своего решения, измерите, насколько эффективно оно помогло решить вашу проблему, и решите, подтверждается ли ваше первоначальное предположение результатами тестирования. Обычно этапы выполнения и проверки/изучения проходят несколько раз, прежде чем перейти к заключительному этапу процесса. Это позволяет провести достаточное тестирование решения, чтобы вы могли быть уверены в правильном решении, прежде чем двигаться дальше.

Не забудьте проверить результаты, полученные после тестирования, на соответствие ожиданиям, которые вы изложили на первом этапе. Если это совпадает, вы можете чувствовать себя комфортно, переходя к четвертой фазе. Если кажется, что результаты не сработали так, как вы ожидали, пришло время вернуться к первому этапу, чтобы вы могли либо скорректировать ожидания, либо протестировать другое решение, которое вы придумали, когда впервые начали цикл PDCA.

Вы можете обнаружить, что ваши результаты соответствуют ожиданиям, но вы все еще не полностью удовлетворены решением. Если это так, важно знать, что вы можете повторить любой из предыдущих этапов столько раз, сколько вам нужно, чтобы получить результат, которым вы очень довольны.

Попробуйте задать эти вопросы на этом этапе:

• Достигло ли пилотное исследование желаемых результатов?

• Нам нужно попробовать другое решение?

• Будет ли мелкомасштабная реализация хорошо трансформироваться в более крупную операцию?

• Собрали ли мы достаточно данных, чтобы убедиться, что решение жизнеспособно?

• Что не сработало?

действовать

На этапе действия вы официально определяете, является ли решение успешным, и работаете над его внедрением, чтобы улучшить свой процесс, продукт или услугу. Цикл PDCA представляет собой цикл, означающий, что даже если вы внедрили решение, вы все равно хотите продолжать работать над выявлением возможностей для улучшения, чтобы ваш бизнес мог процветать, а клиенты были довольны.

Команда PDCA может задать следующие вопросы на этом заключительном этапе:

• Как мы можем эффективно внедрить это новое изменение в организацию?

• Какие ресурсы нам нужны, чтобы сделать внедрение успешным?

• Какое обучение мы должны создать, чтобы пользователи узнали о новом решении?

• Как мы можем сохранить это изменение?

• Есть ли возможности для улучшения?

• Какие еще процессы мы должны улучшить?

• Как мы можем понять влияние решения на наше рабочее место?

Преимущества цикла PDCA

Как и многие другие инструменты решения для рабочих мест, цикл PDCA имеет свои плюсы и минусы, но есть и большие преимущества его реализации на рабочем месте, в том числе:

• Постоянное совершенствование процессов, продуктов и услуг.

• Улучшенная эффективность.

• Повышенная производительность.

• Низкий риск для работающих организационных процессов.

Несмотря на преимущества цикла PDCA, в некоторых ситуациях он не рекомендуется. Например, если проблема, с которой вы столкнулись, является срочной, может быть лучше найти другие способы найти решение, даже если оно временное. Цикл PDCA может показаться немного медленным, поскольку он предназначен для того, чтобы все участники действительно обдумывали проблемы и вырабатывали соответствующие решения, которые доказали свою эффективность. Цикл PDCA также требует, чтобы те, кто будет вовлечен в процесс, верили в него.

Примеры цикла PDCA

Вот два примера компаний, использующих цикл PDCA для улучшения на рабочем месте:

Пример 1

Региональная голубая больница формирует команду PDCA для лечения большого числа инфекций, связанных с оказанием медицинской помощи (HAI), когда пациенты получают вторичную инфекцию из-за пребывания в больнице. Команда решает, что после прохождения цикла PDCA они хотят увидеть снижение количества HAI на 25%. Команда выясняет причины, по которым происходят HAI, которые могут включать неэффективное обучение сотрудников, плохую систему фильтрации воздуха или более длительное пребывание в больнице, чем необходимо.

Затем команда может решить, что, по их мнению, неправильная подготовка сотрудников лежит в основе их проблемы HAI. Они могут предположить, что если сотрудники пройдут программу обучения, они смогут предотвратить множество вторичных инфекций у своих пациентов. В течение нескольких месяцев они могут разработать новое обучение и использовать основную группу медсестер для проверки этого обучения, чтобы увидеть, соблюдают ли эти медсестры больше протоколов и имеют ли их пациенты значительно более низкую заболеваемость инфекциями, связанными с оказанием медицинской помощи.

Если кажется, что это решение сработало и команда довольна результатами, то цикл можно закрыть на время, пока не придет время пересмотреть обучение и улучшить его. Если кажется, что обучение не эффективно для уменьшения количества HAI в заданный период времени, команда может захотеть пересмотреть предложенные решения и попробовать что-то еще.

Пример 2

Отдел кадров в Market Brands отвечает за просмотр резюме на открытые вакансии, обзвон квалифицированных кандидатов и планирование собеседований с менеджером по найму. Они понимают, что к тому времени, когда с ними связываются, они сталкиваются со многими кандидатами, которые уже нашли другую работу. Это означает, что открытые вакансии в Marget Brands заполняются дольше, что может повлиять на успешность бизнеса и на то, насколько переутомленными будут чувствовать себя нынешние сотрудники.

Группа, проходящая цикл PDCA, может понять, что проблема заключается в том, сколько времени требуется, чтобы квалифицировать кандидата и связаться с ним для собеседования. Предлагаемые решения могут заключаться в том, чтобы нанять администратора отдела кадров, который сможет фильтровать новые заявки, установить новое программное обеспечение системы отслеживания кандидатов, которое будет автоматически искать определенные ключевые слова в заявках, и новую процедуру планирования, которая облегчит проведение собеседования. календарь.

Группа должна обсудить эти варианты, просмотреть данные и выбрать то решение, которое кажется лучшим для проблемы. Они решают, что им нужна система отслеживания кандидатов, которая может снять некоторую нагрузку с отдела кадров, предоставляя им время, необходимое для проверки по телефону подходящих кандидатов и назначения собеседования с менеджером по найму. Они могут использовать систему отслеживания кандидатов для небольшой группы, например, для одной новой вакансии.

Если процесс проходит гладко и группа видит, что система отслеживания значительно сократила время, необходимое для просмотра всех заявок, команда может счесть это удовлетворительным решением. Затем они будут внедрять его, постоянно контролировать его эффективность и искать еще больше способов улучшить процесс найма. Однако они могут захотеть пересмотреть свой список возможных решений, если поймут, что система отслеживания кандидатов не учитывает подходящих кандидатов и не работает должным образом.