Чего ожидать от виртуального помощника

8 марта 2021 г.

Виртуальные помощники могут предоставлять ценные услуги предприятиям, выполняя как общие, так и специализированные задачи без типичных затрат штатного сотрудника. Установив четкие процессы и стандарты, менеджеры могут использовать виртуальных помощников, чтобы помочь своим командам выполнять более специфические задачи. В этой статье мы обсудим преимущества, которые вы можете ожидать от виртуального помощника, и как его получить.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник — это офисный или административный помощник, который выполняет свои обязанности удаленно. Вы можете нанять виртуального помощника для выполнения общих задач онлайн-офиса, таких как управление календарями и ответы на электронные письма.

Многие виртуальные помощники специализируются в определенной области или обладают обширными знаниями о конкретной программе или программном обеспечении. Они полезны для предприятий, которым нужно, чтобы кто-то время от времени выполнял определенную задачу, но не нужно нанимать сотрудника на полный или неполный рабочий день.

Например, местный магазин художественных принадлежностей может нанять виртуального помощника, чтобы он отвечал на вопросы в общей электронной почте магазина и заказывал расходные материалы. Так как магазин небольшой, штатный сотрудник отдела кадров ему не нужен. Виртуальный помощник специализируется на человеческих ресурсах, поэтому он помогает магазину с новым наймом и оформлением оплачиваемых отпусков.

Поскольку виртуальные помощники обычно являются удаленными подрядчиками или фрилансерами, многие из них предпочитают работать неполный рабочий день в нескольких компаниях. Они могут работать по гибкому графику, что означает, что они могут работать только утром или ночью, или они могут выполнять свои обязанности в обычное рабочее время.

Услуги виртуального помощника

Виртуальные помощники могут предоставлять различные услуги в зависимости от ваших потребностей. Вот некоторые области, в которых виртуальный помощник может быть ценным активом для вашей команды:

Управление электронной почтой

Если в вашем бизнесе есть общий почтовый ящик, виртуальный помощник может помочь организовать входящую почту и ответить на простые запросы по электронной почте.

Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов является важной функцией в каждой организации. Виртуальный помощник может помочь клиентам по телефону, электронной почте или через онлайн-систему обмена сообщениями. Они могут ответить на вопросы о вашем продукте или услуге или устранить неполадки, если это необходимо.

Управление социальными сетями

Сильное присутствие в социальных сетях может повысить осведомленность о вашем бизнесе и увеличить доход. Рассмотрим виртуального помощника, который специализируется на создании контента для социальных сетей, который может создавать продуманные и последовательные сообщения в ваших онлайн-аккаунтах.

Планировка события

Планирование мероприятия требует координации многих услуг и шагов, включая кейтеринг, аренду места и подтверждение гостей. Виртуальный помощник может помочь вам найти нужные услуги и обеспечить бесперебойную работу всех ваших мероприятий.

Графический дизайн

Привлекательный графический дизайн полезен для создания эффективных маркетинговых материалов. Вы можете нанять помощника со знанием программ графического дизайна, который поможет создать логотип компании, рекламу и продукты.

Связанный: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

Преимущества виртуального помощника

Виртуальный помощник приносит пользу бизнесу, предоставляя дополнительный персонал, когда он в нем нуждается, как временный сотрудник. Вот несколько причин, по которым виртуальный помощник может быть лучше для вашей организации:

Время

Ваши сотрудники могут тратить большую часть своего времени на выполнение повторяющихся задач. Вы можете нанять виртуального помощника для выполнения простых функций, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на конкретных рабочих обязанностях.

Космос:

Виртуальным помощникам не требуется дополнительное физическое пространство, поскольку они работают удаленно. Вам не придется думать, где будет работать дополнительный сотрудник.

Оборудование

Поскольку виртуальный помощник работает удаленно, вам не нужно дополнительное рабочее оборудование. Виртуальные помощники используют свои персональные компьютеры и специализированное программное обеспечение для выполнения своих обязанностей.

Расходы

Возможность использовать виртуального помощника на проектной или сезонной основе снижает расходы вашего бизнеса. Вы можете выбрать продолжительность контракта для своего помощника и определить, нужны ли вам его услуги неполный или полный рабочий день.

Как найти подходящего виртуального помощника

Процесс найма виртуального помощника аналогичен обычному сотруднику. У вас может не быть возможности пройти личное собеседование, поэтому рекомендуется создать онлайн-процесс подачи заявки, в том числе:

1. Создайте описание работы

Поскольку виртуальные помощники могут выполнять самые разные задачи, вам необходимо составить список предполагаемых должностных обязанностей. Возможно, вам будет полезно составить список ежедневных задач, которые должен выполнять ваш помощник. Включите любое программное обеспечение или инструменты, которые должны быть известны виртуальному помощнику, например платформы социальных сетей или Microsoft Office.

2. Тест

Если вы нанимаете виртуального помощника по специальности, обязательно проверьте его навыки. Например, если вам нужен корректор, дайте ему тест на грамматику и орфографию. Если вы хотите, чтобы они писали маркетинговые электронные письма, дайте им несколько подсказок и определите качество.

3. Интервью

Вы можете провести видео- или телефонное интервью со своим виртуальным помощником. Даже если они будут удаленными участниками, вы должны убедиться, что у них есть возможность работать с сотрудниками в вашем рабочем пространстве. Вы можете спросить их, намерены ли они работать по гибкому графику или будут ли они доступны в ваше обычное рабочее время. Убедитесь, что все их квалификации соответствуют вашим потребностям.

4. Поезд

Чтобы ваш помощник был успешным, вы должны обучать его, основываясь на своих ожиданиях. Вам придется проводить все обучение онлайн, поэтому рассмотрите возможность использования инструментов совместного доступа к экрану компьютера и видеозвонков, которые помогут вам в этом процессе.

Как управлять своим виртуальным помощником

Важно поддерживать хорошие рабочие отношения с вашим виртуальным помощником. Учитывайте эти советы при управлении виртуальным сотрудником:

Регулярно встречайтесь

Создавайте еженедельные или двухнедельные встречи, чтобы ответить на любые вопросы вашего виртуального помощника и просмотреть ход выполнения текущих проектов. Благодаря регулярным встречам ваш виртуальный помощник может узнать больше и чувствовать себя комфортно в своей роли.

Создайте конкретные шаги

Иногда может быть сложнее описывать задачи члену команды онлайн. Чтобы ваш виртуальный помощник точно знал, что ему нужно делать, максимально детализируйте каждую задачу. Создайте четкий план и используйте маркеры или нумерованные списки, чтобы упростить его.

Предоставляем исчерпывающую документацию

Создавайте документацию для стандартных процедур, чтобы упростить понимание процессов. Используйте скриншоты в шагах, чтобы у вашего помощника был наглядный пример для подражания.

Управляйте ожиданиями

Поскольку виртуальные помощники обычно являются подрядчиками или фрилансерами, у вас должно быть четкое описание роли, продолжительности контракта и заработной платы. Сообщайте о любых изменениях и убедитесь, что ваш виртуальный помощник принимает их, прежде чем приступить к работе.