Часто задаваемые вопросы: почему важны протоколы совещаний? (Плюс советы по написанию)

5 августа 2021 г.

Организации обычно предъявляют требования к записи собраний и предоставлению заметок сотрудникам, членам совета директоров и, возможно, акционерам. Часто эти записи начинаются с протоколов собраний. Информация о протоколах совещаний и о том, почему они важны, может помочь вашей команде установить процедуры для их записи. В этой статье мы обсудим определение протокола собрания, опишем людей, которые его записывают, приведем список причин, по которым они важны, и дадим несколько советов, которые помогут вам их вести.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые члены организации записывают во время важных собраний, таких как собрание совета директоров. Не существует определенного метода ведения протокола собрания, но есть общие форматы. Протоколы могут суммировать темы обсуждений, записывать голоса по конкретным предложениям и описывать действия. Протокол собрания может также включать административную информацию, такую ​​как дата проведения собрания и имена всех участников.

Кто ведет протокол собрания?

Члены организаций часто назначают писца или секретаря для записи протоколов собраний, но ответственность за составление и ведение протоколов собраний лежит на всех членах. Писцы могут иметь различные другие обязанности в организации, помимо записи протоколов собраний, например, быть частью совета директоров. У секретарей часто есть много административных обязанностей, помимо написания протоколов встреч, таких как планирование встреч и ответы на телефонные звонки. В организациях может быть несколько человек, которые ведут протоколы собраний, чтобы обеспечить надлежащее документирование всех собраний.

Почему важны протоколы совещаний?

Вот список нескольких причин, по которым протокол собрания важен:

Предоставление официальных записей

Подробный учет голосов правления, тем обсуждения и решений собрания создает протокол собрания. Компания может открыть запись для персонала за пределами собрания, сотрудников компании, заинтересованных лиц или широкой публики. Члены организаций могут использовать информацию, которую они записывают в протоколы собраний, во время судебных разбирательств, аудитов и будущих заседаний совета директоров. Например, члены организаций могут использовать протокол собрания для записи точной даты принятия советом важного финансового решения.

Дайте хронологию событий

Протоколы собраний позволяют членам организаций устанавливать хронологический порядок событий, происходящих на собраниях компании. Эта информация может помочь получить представление о процессе принятия решений в организациях. Например, протоколы собраний могут документировать порядок событий, таких как исследование, обсуждение и голосование, которые привели к определенным инвестициям.

Мотивировать организационные действия

Члены организаций могут ссылаться на протоколы собраний, чтобы помочь им выбрать наилучший план действий для своих команд. Протоколы собраний могут содержать резюме целей организации, которые менеджеры могут использовать для мотивации действий своих команд. Например, в протоколах совещаний могут быть описаны конкретные цели по доходам на предстоящий квартал, что может мотивировать менеджеров по продажам генерировать определенный объем продаж.

Содействовать подотчетности

Протокол собрания может содержать записи о делегированных обязанностях и предлагаемых целях, которые члены команды могут использовать в качестве напоминаний. Эта подотчетность может помочь улучшить отношения между сотрудниками внутри организации. Например, если финансовый директор предлагает повысить заработную плату для всех сотрудников начального уровня в течение следующих двух лет, протокол собрания может помочь организации сохранить ответственность за достижение этой цели.

Какие есть советы по записи протоколов совещаний?

Вот несколько советов по эффективной записи протоколов совещаний:

Использовать шаблон

Существует множество онлайн-шаблонов, которые упрощают запись протоколов совещаний. В этих шаблонах могут быть места для заполнения членами определенных типов информации или подсчета голосов. Например, в шаблоне может быть пустое место для даты и времени собрания, раздел для списка присутствующих участников и место для списка целей собрания.

Начните с важной информации

Поскольку собрания могут охватывать самые разные темы, участники должны сначала убедиться, что в их заметках записаны важные детали. Эти элементы, такие как дата, время, конкретные голоса и предложения на собраниях, документируют структуру собрания. После сбора этих данных полезно предоставить более подробную информацию о мероприятиях на собрании, например, имена руководителей обсуждения, заданные вопросы или сделанные замечания, лица, участвующие в мероприятиях, последующие шаги или точки обзора.

Пишите их во время встреч

Запись минут в режиме реального времени может помочь вам более точно вспомнить информацию и создать хронологическую шкалу времени. По этой причине писцы и секретари могут просить членов делать короткие паузы во время собраний, чтобы они могли записать всю важную информацию. Например, после важного голосования писец может воспользоваться моментом, чтобы записать голоса всех членов.

Включайте только факты

Эффективные протоколы совещаний обычно включают только фактическую информацию, полученную во время совещаний. Секретари или писцы могут не записывать выражения мнений и другую информацию, не относящуюся к действительности, такую ​​как приветствия и случайные разговоры. Например, если руководитель заявляет, что другой участник отпускает веселые шутки во время их встреч один на один, эта информация, скорее всего, не нужна в протоколе встречи.

Попробуйте прикрепить изображения

Добавление изображений может дать дополнительное представление о предмете обсуждения и проверить правильность записи информации. Участники могут прикреплять изображения к электронным протоколам собраний или физически добавлять фотографии или видео в файлы протоколов собраний. Например, включение изображения нового производственного объекта может помочь создать контекст для обсуждения предстоящих расходов.

Проверьте свой документ

Вычитка протоколов собраний может помочь вам точно и всесторонне записать содержание собрания. Это может включать пересчет голосов и запись точных формулировок предложений. Вы можете проверить каждый раздел, прежде чем группа перейдет к следующей теме обсуждения.

Организуйте перед встречей

Если вы записываете протокол собрания, это помогает понять содержание собрания, а также информацию, которую участники могут упомянуть во время собрания. Например, если собрание включает информацию о новом программном обеспечении, которое разрабатывает ваша организация, постарайтесь узнать о новом программном обеспечении до посещения собрания. Это помогает гарантировать, что вы сможете записывать точную и хорошо объясненную информацию в протокол собрания.