Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления проектами

Управление проектами является важной ролью, которая помогает компаниям реализовывать инициативы и развивать свой бизнес. Для проектов, требующих участия нескольких членов команды, можно использовать инструменты управления проектами. Вы можете использовать программное обеспечение для управления командными проектами, чтобы помочь вашей команде оставаться организованной и быть в курсе хода выполнения проекта.

В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления проектами, включая такие темы, как, что это такое, преимущества и компоненты программного обеспечения для управления проектами, а также как выбрать лучший тип для вас.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это тип программного обеспечения, которое можно использовать для организации проекта, в котором участвуют несколько человек и поставщиков. Это программное обеспечение обычно имеет функции планирования и блок-схемы, которые помогут вам определить, как каждая задача связана с другими задачами.

Эти функции могут позволить вам организовать свой подход к выполнению вашего проекта быстро и эффективно. Часто это программное обеспечение также имеет функции составления бюджета и связи, которые помогут вам хранить актуальную информацию о вашем проекте в одном месте.

Каковы преимущества использования программного обеспечения для управления командными проектами?

Программное обеспечение для управления проектами может предложить следующие преимущества для командных проектов, в том числе:

Обеспечьте просмотр всего проекта

Программное обеспечение для управления проектами позволяет вам вводить ваши проекты, задачи, ресурсы и расписания в систему, которая создает для вас графику. Этот рисунок может дать представление о вашем проекте в целом, что поможет вам лучше понять его.

Вы можете просматривать взаимосвязь между каждой задачей и прогрессом вашей команды в зависимости от того, сколько проекта вашей команде еще предстоит завершить. Эта информация может помочь вам спланировать наиболее эффективный способ своевременного завершения проекта. Просмотр всего объема проекта и его ресурсов также может помочь вам проверить свой бюджет и его колебания.

Помогите поставить задачи

Использование программного обеспечения для управления проектами может помочь вам организовать ваши проекты и задачи. Вы можете перемещать задачи, назначать их разным людям и при необходимости пересматривать их приоритет. Программное обеспечение для управления проектами часто имеет эти задачи, уже встроенные в пользовательский интерфейс, поэтому вы можете легко вносить изменения в свои проектные задачи. Этот тип программного обеспечения также может обновлять эти изменения задач в вашем расписании, бюджете и каналах связи команды.

Разрешить отчетность

Вы можете ввести каждый аспект вашего проекта в программное обеспечение для управления проектами, чтобы вся ваша информация была в одном месте. Это включает в себя регистрацию того, сколько людей работает над проектом, сколько времени требуется для завершения проекта и вашего бюджета. Позже вы сможете получить доступ к этим данным в своем программном обеспечении, чтобы определить, насколько успешно вы достигли своих целей по сравнению с предыдущими проектами.

Например, если вы работаете над повышением скорости своего проекта исследований и разработок, вы можете получить отчеты о том, как быстро команда выполнила свои задачи, и определить, достигли ли они своих целей.

Улучшить общение

Когда команды работают вместе для достижения общей цели, полезно знать приоритеты и ожидания проекта. Управление вашим проектом в одном месте со всеми временными рамками и задачами может обеспечить четкую связь между членами команды, что очень важно для управления проектом. Программное обеспечение для управления проектами обычно имеет место, предназначенное для облегчения общения, что может помочь командам записывать и ссылаться на свое общение для лучшего понимания.

Создать организацию

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам место для ввода всех элементов вашего проекта. Хранение всех ваших файлов, сообщений и обновлений в одном месте поможет организовать ваш проект. Этот тип программного обеспечения также предоставляет готовые организационные структуры для создания графики и адаптируемых представлений вашего проекта. Организация может сделать другие аспекты проекта более управляемыми, поскольку вы можете легко ссылаться на его элементы во время процесса.

Какие факторы следует учитывать при использовании программного обеспечения для управления командными проектами?

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при использовании программного обеспечения для управления проектами:

Задачи

Вы можете назначать задачи разным членам команды и далее разделять их на этапы или подзадачи. Программное обеспечение для управления проектами может отображать эти задачи по-разному, например, с помощью карточек, сообщений или временной шкалы. Он также может показывать отношения между каждой задачей.

Расписания

Графики необходимы для того, чтобы ваш проект укладывался в срок. Вы можете запланировать каждую задачу, чтобы прогресс в вашем проекте оставался стабильным на протяжении всего его выполнения. Вы также можете делиться расписаниями с членами вашей команды, чтобы все знали о своих сроках и вкладе в проект.

Обмен файлами

Общий доступ к файлам может помочь вам организовать ваши проекты, особенно для цифровой индустрии. Совместное использование файлов может позволить вам отправлять инструкции, изображения и сообщения между поставщиками, клиентами и вашей командой. Если вы работаете над цифровым проектом, совместное использование файлов может включать обмен активами, результатами и конечными продуктами.

Какое программное обеспечение полезно для управления командными проектами?

Вот шесть примеров программного обеспечения для управления проектами, которое вы можете использовать для управления командой:

1. Улей

Hive — это инструмент управления проектами, который включает в себя функции чата и электронной почты на своем сайте управления проектами. Вы можете использовать этот инструмент для создания карточек действий в рамках проекта для представления различных задач. Члены вашей команды могут добавлять файлы, комментировать карточки, утверждать их и отслеживать прогресс друг друга в каждой работе. Hive также предоставляет различные представления управления проектами, такие как Ганта и канбан, поэтому вы можете видеть свой проект при оценке того, как двигаться дальше.

2. Понедельник.com

Monday.com фокусируется на визуальном представлении проекта. Он организует каждый проект в одном центре и отражает прогресс, достигнутый в каждой задаче, с помощью графика временной шкалы. Это программное обеспечение находится в сети, что означает, что команды могут получить к нему доступ из любого места, где есть подключение к Интернету.

Удаленные команды или люди, которые часто путешествуют, могут предпочесть этот тип программного обеспечения для управления командными проектами. Этот сайт также может подойти для команд, которые работают над несколькими небольшими проектами одновременно.

3. Нажмите вверх

ClickUp — это программное обеспечение для управления проектами с портативной онлайн-версией, которая обеспечивает настраиваемые представления. Вы можете увидеть свой проект, организованный в виде списка, по срокам или в рабочих нагрузках отдельных членов команды. Он также имеет интеграцию с отслеживанием времени и два способа синхронизации календарей, что означает, что обновление даты или события в одном календаре также обновляет связанные календари.

4. Асана

Asana — это инструмент управления проектами, ориентированный на взаимодействие с пользователем. Этот инструмент позволяет пользователям развивать свои поля, чтобы они могли отслеживать важные элементы проекта. Он предоставляет множество дополнительных пространств для совместной работы, таких как Team Pages, где члены команды могут открыто сотрудничать, и Smart Box, где члены команды могут отправлять массовые сообщения о важных обновлениях. Это программное обеспечение также предлагает бесшовную интеграцию с другим популярным программным обеспечением для управления проектами и коммуникации.

5. ГантПро

GanttPro использует метод Ганта для управления проектами. Пользователи могут планировать проекты с интерактивными диаграммами, которые разбивают их задачи на этапы и подзадачи. Они могут использовать свою временную шкалу, чтобы отмечать прогресс и измерять ресурсы, выделенные для каждой задачи. Эта структура также позволяет им измерять стоимость проекта.

6. Трелло

Trello — это веб-сайт для управления проектами, позволяющий небольшим командам использовать простой метод канбан. Это позволяет создавать разные информационные панели для каждого проекта и разделять задачи на карточки. Вы можете прикрепить несколько сообщений к каждой карточке, чтобы представить отдельные элементы каждой задачи или ее фазы выполнения.

Например, если вы работаете над проектом дизайна интерьера, каждая карточка может представлять отдельную комнату, а каждый пост может представлять элемент в комнате. Затем члены команды могут редактировать и комментировать каждое сообщение, чтобы информировать друг друга о ходе выполнения определенных этапов.

Как вы можете решить, какое программное обеспечение лучше всего подходит для управления рабочим процессом вашей команды?

При выборе программного обеспечения для управления проектами учитывайте следующие факторы:

Расходы

Различные программы для управления проектами предоставляют ценные услуги бесплатно. Программное обеспечение для управления проектами также может иметь разную стоимость, поэтому при принятии решения подумайте, сколько ваша команда может себе позволить.

Например, если вашим проектам требуются дополнительные функции или пропускная способность из-за размера вашей команды или характера ваших проектов, могут быть варианты, где вы можете договориться о ценах на настраиваемый список функций. Вы также можете платить столько, сколько можете себе позволить, и использовать хороший продукт для управления проектами со множеством опций.

Размер команды

Подумайте, сколько человек в вашей команде, потому что это может повлиять на то, сколько организационных функций вам потребуется и сколько стоит программное обеспечение. Если у вас есть большая команда, которая работает над различными проектами, сложность ваших проектов может потребовать более сложного программного обеспечения для управления проектами. Некоторые компании-разработчики программного обеспечения взимают плату за лицензию или пользователя, поэтому, если у вас небольшая команда, эта структура оплаты может вам подойти. Вы также можете учитывать, сколько проектов выполняется одновременно и сколько людей нуждаются в доступе к каждому проекту при выборе программного обеспечения.

Доступ

Подумайте, скольким людям нужен доступ к программному обеспечению и из скольких мест. Если многие пользователи работают удаленно или путешествуют, вы можете воспользоваться программным обеспечением, которое в основном находится в сети. Вы также можете исследовать программное обеспечение, которое работает на различных устройствах.

Удаленные или разъездные сотрудники могут использовать свои телефоны или планшеты для доступа к своим инструментам управления проектами, поэтому при выборе учитывайте пользовательский интерфейс этих устройств. Кроме того, вы можете изучить программное обеспечение, которое может ограничить доступ определенных команд к различным проектам. Это может быть необходимо для определенных организаций, которые работают в сфере безопасности.

Масштабируемость

Если ваша компания и проекты растут, убедитесь, что у вас есть система управления проектами, которую вы можете масштабировать, чтобы расти вместе с вашей компанией. При рассмотрении стоимости и размера команды учитывайте, как долго вы собираетесь использовать программное обеспечение для управления проектами и насколько вы собираетесь расти за это время. Планирование масштабируемости может помочь вам принять решения, которые помогут вашему росту и подготовят вас к будущему успеху.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.