Часто задаваемые вопросы: каковы компоненты политик и процедурных документов?

12 августа 2021 г.

Члены организаций часто создают политики и процедуры для своего бизнеса. Эти политики и процедуры состоят из нескольких компонентов и могут либо применяться в целом к ​​отрасли организации, либо быть специфическими для одного бизнеса. Изучение создания политик и процедур может помочь вашей команде создать свои собственные. В этой статье мы обсудим компоненты политик и процедур, предоставим список должностей, которые обычно их создают, и приведем несколько примеров отраслевых политик и процедур.

Что такое политики и процедуры?

Политики и процедуры — это инструкции, которые организации создают для управления поведением своих сотрудников и обеспечения соблюдения правил. Политики — это организационные правила и стандарты, касающиеся поведения сотрудников, безопасности, конфиденциальности и финансов. Например, в компании может быть политика, согласно которой сотрудники должны хранить данные в определенных областях для обеспечения конфиденциальности. Процедуры — это руководства, которые помогают сотрудникам выполнять основные бизнес-процессы, такие как процессы продаж и процедуры безопасности, которые включают подробные шаги. Например, компания может иметь пошаговую процедуру подачи информации о ежедневных транзакциях.

Кто создает политики и процедуры?

Вот некоторые из распространенных позиций в организациях, которые создают политики и процедуры:

Руководящие группы высшего уровня

Руководители высшего звена часто определяют организационные цели, которые могут помочь в создании политик и процедур. Организационные цели часто связаны с программными заявлениями компаний, ценностями или целями роста и доходов. Например, руководители высшего звена могут определить, что производительность сотрудников напрямую связана с посещаемостью, и в этом случае они могут создать строгую политику посещаемости.

Группы управления политикой

Группы управления политиками специализируются на создании и применении политик и процедур. Они могут иметь опыт работы с наиболее эффективными политиками и процедурами и понимать, как их лучше всего сформулировать. Менеджеры могут работать с командами по управлению политиками, чтобы убедиться, что все политики помогают организации достичь своих целей.

Юридические команды

Юридические группы могут помочь в создании политик и процедур, предоставляя юридические консультации по конкретным политикам и процедурам. Они могут работать с менеджерами, чтобы убедиться, что вся политика соответствует законам о борьбе с дискриминацией и справедливости. Например, они могут определить, что организация должна создать политику, позволяющую сотрудникам делать перерывы во время смены.

Каковы компоненты политик и процедур?

Вот некоторые общие компоненты политик и процедур:

Контекст

Контекст политики или процедуры дает справочную информацию об организации и ее общих целях и задачах. Миссия или ценности организации могут определять эти цели, или они могут быть связаны с финансовым ростом. Например, в контексте процедуры может быть указано, что определенная процедура продаж существует потому, что организация стремится получать прибыль от своей деятельности по продажам.

Цель

Цель политики или процедуры — это аргументация, которая привела к ее созданию. Эти цели могут относиться к общей проблеме, которую организация надеется решить, или к закону, которого организация придерживается посредством создания политики или процедуры. Например, в политике может быть указано, что правило о количестве оплачиваемого отпуска, которое сотрудники могут перенести на следующий год, существует, поскольку сотрудники обычно более продуктивны, если они используют оплачиваемый отпуск в течение года.

Преимущества

В преимуществах политики или процедуры указываются преимущества их следования. Эти выгоды могут включать повышение производительности, безопасности, эффективности или рентабельности, или они могут относиться к равному обращению с работниками. Например, процедура безопасности может иметь преимущество в защите сотрудников от физического вреда.

Обязанности

Обязанности в рамках политики или процедуры описывают роль отдельных сотрудников в обеспечении их соблюдения. В этих обязанностях могут быть перечислены конкретные должности в компании и то, как эти должности способствуют выполнению политики или процедуры. Например, в политике может быть указано, что менеджеры по продажам несут ответственность за обеспечение конфиденциальности информации о транзакциях, а продавцы-консультанты несут ответственность за предоставление менеджерам доступа ко всей информации о транзакциях.

Связанные документы

Связанные документы в политике или процедуре — это другие формы документации, которые предоставляют больше контекста или обосновывают утверждения внутри нее. Это могут быть другие политики или процедуры, которые связаны друг с другом, или другие формы документации, такие как руководства для сотрудников и юридическая документация. Например, политика равного обращения с работниками может ссылаться на конкретный закон и направлять сотрудников к просмотру связанной с ним документации.

В каких отраслях используются документы политик и процедур?

Вот описание того, как определенные отрасли могут использовать документы политик и процедур:

Строительство

Политика и процедуры в строительной отрасли могут уделять повышенное внимание безопасности. Многие строительные должности могут потребовать от сотрудников точного соблюдения процедур и политик, чтобы гарантировать, что все члены команды выполняют основные задачи, оставаясь при этом в безопасности. Например, строительная компания может иметь подробные процедуры эксплуатации кранов.

Рекрутинг

Политика и процедуры в рекрутинговой индустрии могут уделять повышенное внимание обеспечению равных возможностей трудоустройства. Рекрутеры часто должны убедиться, что они соблюдают этические и юридические принципы при найме и приеме на работу, в том числе соблюдают антидискриминационное законодательство. Например, рекрутинговая фирма может иметь политику, согласно которой рекрутеры должны принимать решения о найме исключительно на основе способности кандидата выполнять основные должностные обязанности.

Розничная торговля

Политики и процедуры в сфере розничной торговли, возможно, уделяли больше внимания надлежащей обработке платежей клиентов и обеспечению безопасности. У розничных работодателей могут быть политики, определяющие, как их команды могут получать и хранить платежи от клиентов, а также процедуры для обеспечения безопасности валюты в магазине. Например, в розничном магазине может быть политика, согласно которой менеджеры магазина должны одобрять чеки на сумму более 1000 долларов.

Медицинский

Политики и процедуры в медицинской отрасли, возможно, уделяли больше внимания безопасности сотрудников и конфиденциальности пациентов. Работодатели в этих средах могут иметь особые правила в отношении обмена информацией о пациентах и ​​безопасности медицинских учреждений. Например, в больнице может быть политика, предписывающая врачам и медсестрам никогда никому не передавать защищенную медицинскую информацию, если только эта информация не относится к определенным исключениям.

Советы по созданию документов политик и процедур

Вот несколько советов по созданию документов политик и процедур:

• Сосредоточьтесь на безопасности: Сосредоточение внимания на безопасности в этих документах может снизить ответственность и обеспечить наличие у сотрудников определенных процедур для обеспечения их безопасности. Например, вы можете включить политику, согласно которой сотрудники не могут использовать открытый огонь, находясь в пределах 50 футов от объекта организации.

• Используйте примеры и шаблоны. Во многих организациях есть хорошо зарекомендовавшие себя документы о политиках и процедурах, которые вы можете использовать для создания своих собственных. Вы можете сосредоточиться на использовании шаблонов или примеров из организаций, работающих в аналогичных отраслях.