Часто задаваемые вопросы: каковы компоненты формы W-9? (Плюс определение)

Налоговые формы, которые вы заполняете, могут зависеть от вашего профессионального опыта. Если вы работаете на внештатной основе, ваши клиенты могут потребовать от вас заполнить форму W-9. Понимание цели формы W-9 и того, чем она отличается от других налоговых документов, может помочь вам включить необходимую информацию и защитить свои личные данные. В этой статье мы рассмотрим, что такое форма W-9, хозяйствующие субъекты, которые могут ее использовать, и советы по подаче документа.

Что такое форма W-9?

Форма W-9, или Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и сертификата, представляет собой налоговый документ, в котором содержится подробная информация о внештатном специалисте, который получает оплату от клиента. В отличие от компаний с штатными сотрудниками, организации, нанимающие фрилансеров, не несут ответственности за удержание налогов, таких как подоходный налог, социальное обеспечение и медицинское страхование. Обязанностью фрилансера является определение суммы налогов, которые он должен, и правильно указать свой годовой доход.

Например, финансовая корпорация ищет автора контента для написания сообщений в блогах, обучающих клиентов тому, как принимать эффективные решения с их деньгами. Автор контента берет 500 долларов за 15 сообщений в блоге, и корпорация платит именно эту сумму, что означает, что она не вычитала никаких налогов из первоначальной цены. Теперь автор контента платит налоги из 500 долларов, полученных от корпорации. Форма W-9 документирует общий доход писателя за год.

Каковы компоненты формы W-9?

Компоненты формы W-9 включают:

• Имя: укажите свое полное имя, включая имя, фамилию и отчество, если применимо. Убедитесь, что ваше имя совпадает с именем, которое вы пишете в других налоговых формах.

• Адрес: укажите название улицы, город и штат, в котором вы сейчас проживаете, а также правильный почтовый индекс. Если вы живете в квартире, напишите номер вашей квартиры.

• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Ваш ИНН – это девятизначный номер, который идентифицирует вас как фрилансера для Налогового управления США. Он применим, если вы заполняете форму как коммерческое предприятие.

• Налоговая классификация: Налоговая классификация указывает тип вашего бизнеса. Варианты включают индивидуальное, ООО с одним участником или индивидуального предпринимателя.

• Номер социального страхования (SSN): если ваша налоговая классификация является индивидуальным или индивидуальным предпринимателем, вместо вашего TIN будет достаточно вашего SSN.

• Подпись: Подпись и дата иллюстрируют ваше согласие с тем, что информация, которую вы указали в форме, верна.

Кто использует форму W-9?

Есть несколько групп людей, которые добавляют свою налоговую информацию в формы W-9, чтобы соответствовать требованиям IRS. Ваше право на получение форм W-9 часто зависит от формата вашего бизнеса и того, как вы получаете компенсацию за свои услуги. Профессионалы, которые используют форму W-9, включают:

• Профессионалы-фрилансеры: вместо того, чтобы быть постоянными сотрудниками, профессионалы-фрилансеры предоставляют компании услуги в обмен на оплату. Они вставляют свою налоговую информацию в формы W-9 и отправляют их своим клиентам.

• Консультанты: организации нанимают консультантов, чтобы получить беспристрастное мнение о том, как работает компания и как улучшить ее функции. Поскольку консультанты работают с организацией в течение ограниченного времени, они также не являются штатными сотрудниками, что дает им право заполнять форму W-9.

• Профессионалы в сфере торговли: некоторые специалисты в сфере торговли, такие как плотники, электрики и сантехники, выступают в качестве предпринимателей, что дает им возможность определять, каким предприятиям или отдельным лицам они хотят служить. Их предприятия могут потребовать, чтобы они сдали формы W-9.

Чем форма W-9 отличается от формы W-4?

В то время как форма W-9 предназначена для независимых подрядчиков, форма W-4 предназначена для сотрудников. Знание вашей профессиональной связи с работодателем может помочь вам определить, какую форму запрашивать и заполнять. Вот общие способы разграничения между полной занятостью и работой по контракту:

• Управление: подумайте о подходе к постановке задач для выполнения. Если у вас больше гибкости, то есть кто-то на руководящей должности формально не оценивает вашу производительность, тогда вы можете быть профессионалом по контракту, а не постоянным сотрудником.

• Льготы: Подумайте, предлагала ли организация вам какие-либо льготы за вашу работу, включая оплачиваемый отпуск (PTO), медицинское страхование и страхование жизни, а также пенсионный план. Льготы распространены среди штатных сотрудников, но не среди внештатных сотрудников.

• Расходные материалы: если вы предоставляете свои собственные материалы и технологии для выполнения рабочих задач, вы можете быть профессионалом по контракту или внештатным сотрудником. Организации обычно предоставляют постоянному персоналу оборудование для выполнения своих функций, например, рабочие компьютеры и офисные помещения.

Чем форма W-9 отличается от формы 1099?

Хотя и форма W-9, и форма 1099 относятся к внештатной работе, между ними есть разница. Форма 1099 служит для записи общей суммы вознаграждения, полученного лицом, не являющимся сотрудником, за свои услуги за весь год. Его цель — задокументировать, сколько компании заплатили им, особенно когда они заработали более 600 долларов в этом году.

Где найти форму W-9?

Вы можете загрузить чистую копию формы W-9 с веб-сайта IRS, где есть самая последняя копия для использования. Если вы предпочитаете писать свою информацию, вы можете распечатать файл. В противном случае вы можете ввести свои данные, чтобы убедиться, что они разборчивы для организации, нанявшей вас в качестве фрилансера. Кроме того, если вы являетесь владельцем бизнеса, который нанял специалиста по контракту, может быть полезно лично доставить форму W-9, чтобы подрядчику было легче заполнить ее и вернуть.

Каковы некоторые рекомендации по заполнению формы W-9?

Если вы фрилансер и заполняете форму W-9 для своих клиентов, рассмотрите следующие советы:

Защитите свои личные данные

Форма W-9 содержит конфиденциальную информацию о вас, включая ваш номер социального страхования и адрес. Защитите свою информацию, подтвердив надежность лица или организации, которые получат ваш документ. Например, если получатель является клиентом, может быть полезно подтвердить его личность, чтобы убедиться, что он заслуживает доверия и использует форму W-9 по правильным причинам. Подумайте о том, чтобы поговорить с ними несколько раз, пока вы не научитесь отправлять документ.

Используйте надежный способ доставки

После того, как вы будете уверены в отправке формы W-9, важно использовать подходящий способ доставки, чтобы убедиться, что документ получен нужной стороной. Если вы предпочитаете прикреплять форму к электронному письму, подумайте о шифровании файла, чтобы посторонние не могли обнаружить включенную вами информацию.

Другой вариант — лично посетить организацию или клиента и передать форму им в руки. Вы можете поместить документ в конверт с вашим именем и должностью на лицевой стороне, чтобы форма не потерялась или не была ошибочно принята за другой документ. После того, как вы сдадите его, вы также можете связаться с получателем по электронной почте, чтобы получить письменное подтверждение того, что вы сдали форму.

Задавайте вопросы, если вам нужна помощь

Если вы не уверены в процессе заполнения формы W-9, попросите кого-нибудь помочь вам. Получение разъяснений может позволить вам включить все детали, требуемые IRS. Если вы впервые работаете в компании, подумайте над тем, чтобы спросить представителя отдела кадров о том, какой вы сотрудник. Если они ответят, что вы являетесь штатным сотрудником, то вы знаете, что вам может потребоваться заполнить форму W-4, а не W-9. Понимание различий может помочь вам заполнить налоговые документы, соответствующие вашему профессиональному опыту.

Если кто-то, кто не является вашим клиентом, запрашивает вашу форму W-9, рассмотрите возможность задать вопросы о том, зачем она может понадобиться. Предвидя группы, которым может потребоваться ваша отправка, вы сможете различать заслуживающих доверия источников и получателей, которых вам, возможно, потребуется подтвердить. Не забудьте проверить легитимность запроса перед отправкой формы, что поможет вам защитить вашу личную информацию.