Часто задаваемые вопросы: какая степень нужна помощнику по административным вопросам?

3 января 2022 г.

Административный помощник — это специалист по поддержке офиса, который выполняет повседневные канцелярские и организационные задачи в компании. Помощники по административным вопросам важны для малых и крупных организаций, поскольку они часто обладают разными наборами навыков, которые позволяют им выполнять множество задач. Если вы заинтересованы в том, чтобы стать помощником по административным вопросам, возможно, вам будет полезно узнать о необходимой квалификации для этой должности. В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы об административных помощниках, в том числе о том, какие обязанности они выполняют, какие степени и сертификаты им нужны, а также каковы их зарплата и перспективы работы.

Чем занимаются помощники администратора?

Помощники по административным вопросам часто координируют встречи между руководителями и клиентами в бизнесе, выступая в качестве связующего звена между внешними и внутренними группами. Помощники по административным вопросам обычно работают с частными лицами, малыми предприятиями, крупными фирмами, некоммерческими организациями, больницами, врачебными кабинетами или церквями. Они выполняют различные канцелярские обязанности, которые способствуют общей производительности организации, например:

• Планирование встреч, встреч, поездок и презентаций

• Отвечать на телефонные звонки, электронные письма и другие сообщения

• Составление и подготовка письменных сообщений, таких как служебные записки, отчеты и счета-фактуры

• Сбор и регистрация данных в базе данных и поддержка файловой системы

• Проведение исследований и управление проектами

• Заказ канцелярских товаров и учет офисного инвентаря

• Координация поставок новых материалов и ведение переговоров с поставщиками

• Посещение совещаний и ведение протоколов совещаний

• Ведение бизнес-счетов и бухгалтерия

Какая степень нужна административному помощнику?

В зависимости от организации или области, помощник по административным вопросам может начать свою карьеру, как только он закончит среднюю школу или получит GED. Некоторые помощники по административным вопросам начинают свою карьеру после окончания программы сертификации помощников по административным вопросам или получения степени младшего специалиста или бакалавра. Многие виртуальные или юридические помощники по административным вопросам также проходят обучение в соответствующих областях после получения степени.

Что изучает административный помощник?

Хотя для того, чтобы стать помощником по административным вопросам, нет особых требований к степени, получение степени бакалавра может помочь увеличить ваши шансы на получение работы и предоставить вам доступ к дополнительным возможностям. Вот типичное образование, которое вы можете ожидать в этой области карьеры:

Диплом средней школы

Во многих средних школах есть курсы по компьютерам, обработке текстов, набору текста и офисным процедурам, которые могут помочь вам подготовиться к карьере административного помощника. Благодаря профессиональным программам, предлагаемым в средних школах, учащиеся также могут освоить базовые офисные навыки, такие как обслуживание клиентов. Некоторые программы могут предлагать студентам возможность работать в тени помощника по административным вопросам, что может позволить студентам наблюдать за повседневной работой и задачами для этой должности. Это также хороший способ задать вопросы и получить более глубокое представление о жестких и социальных навыках, необходимых для успеха.

Степень специалиста

Помощникам по административным вопросам часто требуется как минимум степень младшего специалиста, для чего обычно требуется один-два года обучения. Эта степень фокусируется на административных темах, таких как письменное общение. Курсовая работа для этой степени может также включать деловое письмо, программное обеспечение, информационные технологии, математику и коммерческое право. Для помощника по административным вопросам в юридической или медицинской сфере может потребоваться как сертификат, так и степень младшего специалиста из-за отраслевой терминологии. Например, фирме может потребоваться юридический помощник по административным вопросам для интерпретации законов и постановлений в юридических документах, поэтому понимание общих юридических терминов может быть важным.

Помощники по административным вопросам обычно имеют степень младшего специалиста в одной из следующих областей:

• Офис-менеджмент

• Управление бизнесом

• Управление бизнесом

• Бухгалтерский учет

• Бизнес Закон

• Человеческие ресурсы

Степень бакалавра

Если вы думаете о том, чтобы стать административным помощником в специализированной области, получение степени бакалавра — это хороший способ показать работодателям, что у вас есть технические знания для выполнения своих обязанностей. Наличие этой степени также может повысить ваш уровень квалификации и возможности трудоустройства, поскольку для некоторых должностей помощника по административным вопросам требуется степень бакалавра. Ниже приведены некоторые общие области обучения для получения степени бакалавра, которые могут помочь вам развить навыки, чтобы стать помощником по административным вопросам:

Маркетинг

Студенты, изучающие маркетинг, изучают принципы маркетинга и рекламы, учатся удовлетворять потребности клиентов и находить возможности для повышения прибыльности. Маркетинговая степень может помочь студентам развить навыки письма, анализа данных, социальных сетей и организации. Это может быть полезной степенью для потенциального помощника по административным вопросам, потому что эта должность часто требует базовых знаний в области продаж и маркетинга, таких как отслеживание социальных сетей.

Бизнес

Бизнес-степень готовит студентов к работе в различных областях, таких как финансовые услуги, технологии и общественное питание. Студенты, изучающие бизнес, изучают такие предметы, как организационное поведение, человеческие ресурсы, логистика и менеджмент. Эта степень может быть полезна, потому что она может дать выпускникам такие навыки, как базовый бухгалтерский учет и финансы, которые могут помочь административному помощнику создавать финансовые отчеты или анализировать выписки по счетам.

Коммуникации

Студенты-коммуникаторы изучают как письменное, так и устное общение. В рамках своей курсовой работы студенты учатся эффективно общаться с другими, готовить презентации и писать документы, такие как пресс-релизы и заметки. Эта степень может быть полезна для потенциального помощника по административным вопросам, поскольку она может подготовить студентов к взаимодействию с разными людьми внутри или за пределами организации и помочь им развить свои профессиональные навыки письма.

Гуманитарные науки

Студенты, изучающие гуманитарные науки, развивают навыки общения, исследований и критического мышления. Эти студенты изучают письмо, социальные науки, литературу и математику. Это может быть полезной степенью, потому что она может развивать навыки общения, разговорной речи, решения проблем и аналитического мышления, которые полезны для потенциального помощника по административным вопросам.

Требуется ли административному помощнику обучение?

Во многих случаях помощники по административным вопросам приобретают опыт, необходимый для этой должности, но для таких областей, как медицина и юриспруденция, может потребоваться более специализированная подготовка, которые имеют особый отраслевой язык и набор уникальных стандартов. Многие виртуальные помощники по административным вопросам также имеют формальное обучение бухгалтерскому учету, транскрипции, управлению данными, компьютерным технологиям и дизайну веб-сайтов.

Некоторые организации предлагают профессиональное обучение для помощников по административным вопросам, чтобы они могли научиться использовать офисные технологии, связанные с этой ролью. Обучение для этой должности может также включать слежку за административными работниками, такими как администраторы, прохождение онлайн-курсов и посещение вебинаров.

Нужна ли сертификация помощникам по административным вопросам?

Сертификаты могут позволить помощникам по административным вопросам доказать работодателям свои навыки и способности в своей области. Многие потенциальные помощники по административным вопросам проходят эти программы онлайн, через общественные колледжи или бизнес-школы. Сертификаты для помощников по административным вопросам обычно охватывают компьютерную грамотность, канцелярские навыки и финансовые концепции, и их прохождение часто занимает от нескольких месяцев до года. Кроме того, получение национального сертификата по окончании программы может показать работодателям, что вы владеете навыками, необходимыми для того, чтобы стать помощником по административным вопросам.

Международная ассоциация административных специалистов (IAAP) предлагает ряд сертификатов помощникам по административным вопросам. Например, Сертифицированный профессиональный секретарь (CPS) степень и Сертифицированный административный специалист (CAP) Обе степени охватывают актуальные темы для административных специалистов, такие как организационная коммуникация, производство документов и деловое письмо. Специалист Microsoft Office (СС) Сертификация также является обычной сертификацией помощников по административным вопросам, которая оценивает навыки и знания человека в отношении продуктов Office.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или сертификатов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.

Какова средняя зарплата и карьерные перспективы помощника по административным вопросам?

Средняя национальная заработная плата помощников по административным вопросам составляет 44 629 долларов в год. На заработную плату административного помощника могут влиять различные факторы, такие как уровень опыта, область знаний, область, географическое положение, место работы и уровень образования. Хотя Бюро статистики труда США (BLS) ожидает, что общая занятость помощников по административным вопросам снизится на 7% с 2020 по 2030 год, BLS также прогнозирует около 324 300 вакансий для секретарей и помощников по административным вопросам каждый год в течение следующего десятилетия. Примерно половина должностей помощников по административным вопросам приходится на здравоохранение и образование, а также на научные, профессиональные и технические услуги.

Как найти работу административного помощника?

Есть много способов найти работу в качестве административного помощника, в том числе:

• Посещение ярмарок вакансий. Посещение ярмарок вакансий — отличный способ пообщаться с различными компаниями, узнать о вакансиях и продемонстрировать свои административные навыки. Ярмарки вакансий также могут быть хорошим способом одновременного общения с будущими работодателями и рекрутерами.

• Поиск в Интернете: вы можете искать работу административного помощника, выполнив поиск вакансий в Интернете. Многие доски объявлений о вакансиях позволяют вам сузить область поиска на основе определенных критериев, таких как ваше местоположение и желаемая зарплата.

• Посещение кадрового агентства. Кадровые агентства — это организации, которые связывают людей, ищущих работу, с работодателями. Когда агентство размещает вас в компании, у вас обычно есть возможность поработать некоторое время на этой должности и посмотреть, подходит ли она вам.

• Волонтерство или временная должность: Волонтерство или временное трудоустройство на неполный рабочий день может помочь вам приобрести опыт работы помощником по административным вопросам. Эти должности могут иногда даже превращаться в оплачиваемые должности на полный рабочий день.

• Нетворкинг с компаниями: вы можете расширить свою сеть, посещая сетевые мероприятия с компаниями, нанимающими помощников по административным вопросам, или напрямую связываясь с потенциальными работодателями. Вы также можете связаться с административными помощниками, чтобы попросить совета и узнать о том, что необходимо для должности.