Часто задаваемые вопросы: как вы используете матрицу приоритетов действий?

8 апреля 2022 г.

Когда у вас есть несколько задач, которые нужно выполнить, это может быть ошеломляющим, заставляя вас тратить драгоценное время на размышления о том, какие задачи важнее, какие задачи вы можете делегировать и какие задачи вы можете выполнить быстро. Переключаясь между задачами, вы можете потерять фокус, совершить ошибки и потратить на конкретные задачи больше времени, чем необходимо. Матрица приоритетов действий может помочь вам организовать свои задачи, чтобы выполнить их с помощью эффективного плана. В этой статье мы обсудим часто задаваемые вопросы о том, что такое матрица приоритетов действий и чем она может быть полезна.

Обеспечьте перспективу

Назначение приоритета для каждой задачи может помочь сохранить важность, актуальность и срочность каждой задачи в перспективе. При выполнении задач для проекта некоторые задачи могут быть более увлекательными или более простыми для выполнения, отнимая внимание команды. Представление ваших приоритетов также может гарантировать, что менее желательные задачи будут приоритетными.

Иногда на вашу рабочую нагрузку влияют требования ваших менеджеров, у которых есть сроки, в которые они хотят работать, из-за чего некоторые задачи кажутся более важными, чем они есть на самом деле, но организация ваших задач по приоритету может помочь вам сосредоточиться на задаче, которая влияет на вас, помогая вам последовательно улучшить статус вашего проекта, не отвлекаясь на обновления статуса от вашей управленческой команды.

Повысьте свою производительность

Организация может повысить вашу продуктивность, сделав следующие шаги понятными для вас и вашей команды. Ваша команда может обратиться к матрице, чтобы понять, какие задачи должны быть выполнены и в каком порядке. Вы можете устранить время простоя, вызванное ожиданием заданий, просьбой совета и потерей импульса между задачами. Вы также можете уделять больше времени работе над задачами, которые, как вы знаете, продуктивны и вносят вклад в результат вашего проекта, а не занятую работу.

Какие четыре категории входят в матрицу приоритетов?

Матрица приоритетов состоит из четырех квадратов, разделенных воздействием и усилием. Вы можете организовать квадраты в сетку, два квадрата в высоту и два квадрата в ширину. Два верхних квадрата оказывают сильное воздействие, а два нижних квадрата — слабое воздействие. Два левых квадрата требуют небольших усилий, а два правых квадрата требуют больших усилий. Это создает матрицу задач, организованных по их функциям. Внутри каждого квадрата вы можете управлять своими задачами следующим образом:

• Верхний левый квадрат: Верхний левый квадрат предназначен для важных и не требующих больших усилий задач, поэтому любые задачи, которые вы можете выполнить быстро, эффективно улучшат статус вашего проекта.

• Верхний правый квадрат: Верхний правый квадрат предназначен для важных задач и задач, требующих больших усилий, поэтому вы можете включать в этот квадрат задачи, которые могут занять много времени или потребовать много логистики, но которые могут значительно улучшить статус вашего проекта.

• Нижний левый квадрат: Нижний левый квадрат предназначен для задач с низким воздействием и небольшими усилиями, поэтому задачи, которые, скорее всего, будут заняты работой или небольшими задачами, которые вы можете выполнить быстро.

• Нижний правый квадрат: Нижний правый квадрат предназначен для малоэффективных и трудоемких задач, то есть задач, которые сложны или требуют много времени для выполнения и не окажут существенного влияния на статус вашего проекта.

Как использовать матрицу приоритетов

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать свою матрицу приоритетов:

1. Составьте список задач

Составьте список всех задач, необходимых для завершения вашего проекта. Вы можете спросить других членов вашей команды или ваших менеджеров, есть ли у них какие-либо предложения. Чем больше задач вы включите в матрицу, тем полезнее она будет. Включите задачи, которые вы не считаете очень важными, так как они могут соответствовать требованиям низкой отдачи, хотя ваши руководители или товарищи по команде все еще ожидают, что вы их выполните. Заполнение списка может дать полную картину ваших приоритетов.

2. Стойка каждого предмета по удару

Оцените каждую задачу по шкале от одного до десяти в зависимости от того, какое влияние она может оказать на ваш проект, карьеру или статус. Эти рейтинги могут помочь вам нанести точки на вашу матрицу. Любая задача с рейтингом менее 5 оказывает низкое влияние, а любая задача с рейтингом выше пяти оказывает сильное влияние.

3. Проранжируйте каждый пункт по усилиям

Воздействие — это только одна метрика в матрице приоритетов действий, а другая — усилия. Затем оцените каждую задачу по шкале от одного до десяти в зависимости от того, сколько усилий, по вашему мнению, может потребоваться для ее выполнения. Подумайте, сколько времени это может занять. Вы также можете подумать, нужны ли вам несколько человек для консультаций по проекту или сколько логистики или творческой энергии нужно решить. Если вы оцениваете задачу выше пяти, она имеет большое влияние. Задачи, которые вы оцениваете ниже пяти, имеют низкое влияние.

4. Постройте задачи

Нарисуйте свою матрицу с четырьмя ячейками, помеченными как высокая отдача и низкие усилия, высокая отдача и высокие усилия, низкая отдача и небольшие усилия и низкая отдача и высокие усилия. Затем постройте график каждой задачи с увеличением усилия по оси x и увеличением воздействия по оси y. Где вы наносите каждую точку, указывает приоритет.

5. Составьте план

После того, как вы нанесли каждую точку, вы можете составить план того, как вы хотите выполнить каждую задачу. Например, вы можете делегировать задачи с низким уровнем воздействия и усилий помощникам или другим членам команды. Задачи с высокой отдачей и небольшими усилиями, к которым вы можете приступить в первую очередь, набрать обороты и перейти к задачам с высокой отдачей, требующим больших усилий. Вы можете заняться маловажными задачами после того, как завершите более приоритетные задачи.

6. Обзор

По мере того, как ваш проект или роль продолжает расти и брать на себя новые задачи, вы можете обновлять свою матрицу. Пересматривайте свои приоритеты по мере выполнения задач, включая те, которые вы делегируете. Кое-что влияние может измениться, чем ближе вы подходите к сроку проекта. Кроме того, задачи, требующие больших усилий, могут стать легкими по мере развития ваших навыков или внедрения технологий в процессы вашего офиса.

Пример матрицы приоритетов

Вот пример матрицы приоритетов, которую вы можете использовать для ее построения:

Салли Хендерсон — личный помощник турагента. Ей необходимо расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы поддерживать свою продуктивность. Она составила список всех задач, поставленных ее начальником, ранжировала их по значимости и усилиям и разработала следующую матрицу:

Высокое воздействие и низкие усилия

• Ответные звонки клиентов

• Забронировать поездку для агента

Высокая отдача и большие усилия

• Пишите рекламные посты в блог для сайта

• Связаться с потенциальными поставщиками туристических услуг

Низкое воздействие и небольшие усилия

• Реорганизуйте туристические брошюры

• Обновите автоматические сценарии электронной почты

Низкое воздействие и большие усилия

• Обновление контактов поставщиков туристических услуг в цифровой базе данных

• Меняйте пароли к разным профессиональным учетным записям