Часто задаваемые вопросы: что такое информационные хранилища и как их исправить?

Наличие информационных хранилищ может привести к отсутствию доступа к данным для различных отделов организации. Независимо от вашей роли в технической или управленческой команде, знание того, что такое информационные хранилища и как их исправить, может значительно улучшить ваши карьерные перспективы. Знание информационных хранилищ может быть ценным навыком, но это требует исследований. В этой статье мы обсудим ответы на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов об информационных хранилищах и наметим некоторые шаги по их устранению.

Что такое информационный бункер?

Информационное хранилище — это совокупность необработанных данных, доступных одному отделу внутри организации, но недоступных для всех остальных отделов. Наиболее распространенными последствиями этой проблемы являются отсутствие операционной эффективности, прозрачности и хорошей коммуникации между различными отделами одной и той же компании. Информационные хранилища имеют тенденцию расти по мере накопления большего количества данных, что создает больше проблем с коммуникацией и эффективностью. Хотя неконтролируемые коммуникационные разрозненности могут повлиять на деятельность компании, существует несколько способов, с помощью которых организация может предотвратить их появление и устранить существующие.

Что вызывает информационный бункер?

Точные причины возникновения информационных хранилищ различны и зависят от множества факторов, таких как отрасль, в которой работает компания, или различные внутренние процедуры, которые позволяют это делать. Некоторые из них:

• Компания использует неподходящие технологии. В некоторых ситуациях различные единицы оборудования, которые были актуальны на момент их приобретения, становятся избыточными, оставляя отделы неподготовленными к сортировке и хранению постоянно растущих объемов данных.

• Культура компании не ориентирована на сотрудничество. В некоторых компаниях есть отделы, которые естественным образом не сотрудничают в различных проектах и, как правило, работают в изолированных условиях, не имея общих целей.

• Компания быстро растет. Информационные хранилища также являются одним из последствий масштабирования компании за относительно короткое время, поскольку внедрение новых технологий, процедур и персонала обычно создает большие объемы новых данных.

• Компания неправильно использует свою технологию. Даже когда оборудование организации соответствует ее задачам, информационные хранилища могут возникать, когда оно используется неправильно или когда сотрудники не поощряются к сотрудничеству при использовании различных единиц оборудования.

Почему важно избавиться от информационных бункеров?

Устранение информационных хранилищ может принести пользу организации несколькими способами. Вот некоторые из наиболее важных:

• Улучшает сотрудничество между отделами: отделы часто работают независимо, собирая, обрабатывая и используя свои собственные наборы данных. Это может создать конкурентное преимущество, поскольку компании с командами, которые активно сотрудничают в различных проектах, как правило, работают лучше.

• Помогает руководству эффективно использовать и систематизировать данные: управленческим командам, принимающим важные стратегические решения, обычно нужны данные, собранные и обработанные несколькими отделами. Когда они получают изолированные данные, основанные на независимой точке зрения каждого отдела, им может быть сложно составить долгосрочный план для всей организации.

• Экономит время сотрудников: информационные хранилища могут изолировать данные, в результате чего отделы, которым нужна внешняя информация, должны найти ее внутри организации, затем получить к ней доступ и, наконец, проанализировать ее. В качестве альтернативы компания без информационных хранилищ обычно может автоматизировать передачу данных между командами, делая их доступными для любого отдела.

• Улучшает взаимодействие с клиентами: отделы маркетинга, продаж, выставления счетов, технической поддержки, поддержки клиентов и другие отделы часто напрямую общаются с клиентами. Организация, устраняющая разрозненность информации, может предложить клиенту оптимизированный опыт, при котором каждый отдел знает о предыдущих взаимодействиях клиентов с другими отделами, а также об их результатах.

• Повышает точность данных. Наличие точных данных жизненно важно для качества процесса принятия решений в организации. Устранение информационных хранилищ и свободный обмен информацией между всеми отделами обычно приводит к получению релевантных и точных данных.

• Увеличивает пространство для хранения. Когда каждый отдел собирает и хранит свои собственные данные, обычно это неэффективный способ хранения информации. Упорядочивание и доступность данных вашей организации позволяет каждому отделу более эффективно иметь то, что им нужно для успешной работы, а также сокращает пространство, необходимое для хранения информации.

Какие есть идеи о том, как исправить информационные хранилища?

Существует несколько методов, используемых для удаления информационных хранилищ, а также предотвращения появления новых. Некоторые из наиболее эффективных:

• Используйте межведомственное программное обеспечение CRM. Вы можете устранить разрозненность информации, используя современные технологии в виде программной системы CRM, которая объединяет пользовательские данные из нескольких отделов.

• Определите, какие данные нужны каждому отделу. Организация, в которой все отделы точно знают, какая информация им нужна и где ее получить, обычно не имеет информационных бункеров. Однако это непрерывный процесс, поскольку информационные потребности со временем меняются.

• Поощряйте общение на всех уровнях. Распределение сотрудников по разным отделам может привести к образованию информационных хранилищ, поэтому акцент на постоянном общении внутри организации поможет всем ориентироваться на одни и те же цели. Это включает в себя общение между сотрудниками из разных отделов, а также общение между сотрудниками и руководством.

• Делайте упор на сотрудничество. Создайте корпоративную культуру, которая ценит сотрудничество между сотрудниками из разных отделов. Реализуйте это, планируя регулярные встречи между отделами и поощряя всех сотрудников к сотрудничеству со своими коллегами, а также активно поощряя сотрудничество, которое приводит к достижению общих целей.

• Постоянно удаляйте устаревшие данные. Наличие больших объемов избыточных данных может привести к формированию информационных хранилищ, поэтому выполнение регулярных операций очистки обычно является эффективным способом предотвращения появления новых и устранения существующих.

Какие отрасли чаще всего сталкиваются с информационными хранилищами?

Информационные хранилища не ограничиваются определенными отраслями. Они обычно появляются, когда организация, которая достаточно велика, чтобы ее отделы могли функционировать независимо, не принимает надлежащих мер для обеспечения циркуляции данных и прозрачности.