Часто задаваемые вопросы: что делает специалист по административной поддержке?

11 ноября 2021 г.

Если вас интересует должность, на которой вы можете поддерживать рабочий процесс других сотрудников и коллег, вы можете рассмотреть возможность работы специалистом по административной поддержке. Эти профессионалы позволяют другим работать более продуктивно и с большей легкостью. Изучение обязанностей этой профессии может помочь вам принять более обоснованное решение о том, является ли это правильным карьерным путем для вас. В этой статье мы исследуем, чем занимается специалист по административной поддержке, изучим его основные навыки, рассмотрим их академические и учебные требования, а также расскажем об их зарплате и перспективах работы.

Чем занимается специалист административной поддержки?

Специалисты по административной поддержке или помощники по административным вопросам помогают руководителям, менеджерам и сотрудникам выполнять их повседневные задачи и канцелярские обязанности. Они обеспечивают разнообразную офисную поддержку, при этом значительная часть их работы связана с составлением и подготовкой материалов, согласованием графиков, управлением коммуникациями и оказанием помощи в ведении бухгалтерского учета и составлении бюджета. Их конкретные обязанности могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей их работодателя. Вот некоторые общие административные и канцелярские задачи, которые выполняют специалисты по административной поддержке:

• Предоставление резервной поддержки другим отделам и командам, когда это необходимо

• Являясь первым связующим звеном между внутренними и внешними сторонами

• Сбор и обработка клиентских платежей и сборов

• Приветствие клиентов, ответы на телефонные звонки, указание направлений и решение простых рутинных вопросов

• Подбор оборудования, расходных материалов и документов

• Доведение общей информации до клиентов и сотрудников

• Распространение важных материалов среди соответствующих сторон

• Планирование и отмена встреч и встреч

• Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров, ресторанов и других туристических мероприятий

• Ведение журналов активности офиса, файлов и документов

• Выполнение рутинной работы по вводу данных

• Подготовка материалов, документов, отчетов и корреспонденции

• Отвечаем на электронные письма профессионально и своевременно

• Ведение складского инвентаря и пополнение его по мере необходимости

• Использование компьютеров для создания презентаций, расшифровки протоколов совещаний и проведения исследований

• Предвидение потребностей исполнительного и управленческого персонала

Каковы основные навыки специалистов административной поддержки?

Вот некоторые важные навыки, которые обычно необходимы специалистам по административной поддержке:

• Принятие решений. Поскольку круг их обязанностей широк, специалисты по административной поддержке часто принимают важные решения в ходе рабочего процесса. Независимо от того, принимаете ли они решение о рейсе по расписанию или о поставщике для обеспечения безопасности, они должны иметь возможность принимать точные решения.

• Решение проблем: специалисты по административной поддержке часто надежны, хорошо решают сложные проблемы и умеют помогать людям выполнять свою работу. Столкнувшись со сложной ситуацией, решение проблем помогает этим профессионалам найти практические решения.

• Навыки межличностного общения: это навык, который позволяет специалисту по административной поддержке формировать значимые профессиональные отношения со своими коллегами. Установление этих связей может облегчить им обращение к коллегам за помощью или советом.

• Коммуникация: специалистам по административной поддержке нужен этот навык, потому что он позволяет им профессионально передавать информацию. Это также помогает им лучше взаимодействовать с другими и более эффективно доносить свои мысли.

• Организация. Обычно специалист по административной поддержке работает над несколькими инициативами одновременно. Способность организовать свою работу и приоритеты позволяет им эффективно выполнять свои задачи и выполнять все свои обязанности.

• Тайм-менеджмент: поскольку они часто выполняют несколько задач одновременно, работая над разными проектами, навыки тайм-менеджмента гарантируют, что они смогут выполнять свои обязанности своевременно и в установленные сроки.

• Навыки работы с компьютером и набором текста. Специалисты по административной поддержке проводят значительное количество времени за компьютером, выполняя такие обязанности, как бронирование номера или заказ обеда для руководящего состава. Этот навык позволяет им эффективно использовать технологии для выполнения всех своих обязанностей.

Какое образование необходимо специалистам административного обеспечения?

Специалистам по административной поддержке обычно не требуется степень бакалавра, если работодатель не устанавливает это требование. Как правило, вы можете претендовать на эту роль с дипломом средней школы или кредитами в технической школе или колледже. Тем не менее, получение степени бакалавра может помочь повысить статус вашей кандидатуры, поскольку показывает вашу приверженность обучению и профессиональному развитию. Вы можете рассмотреть возможность получения степени младшего специалиста в таких областях, как коммуникации, образование или бизнес. На должности более высокого уровня некоторые работодатели предпочитают кандидатов со степенью бакалавра или выпускника.

Какое обучение необходимо для специалистов административной поддержки?

Обучение является важным элементом ознакомления с задачами и обязанностями этой профессии. Многие работодатели предпочитают, чтобы у кандидатов было несколько лет обучения и опыт работы на административной должности. Вы можете получить этот профессиональный опыт, работая в роли главного офисного клерка или секретаря. Подумайте о том, чтобы проконсультироваться с агентством по временному трудоустройству, чтобы помочь вам найти административную должность начального уровня. Вы также можете принять участие в программе стажировки, что позволит вам работать вместе с высококвалифицированными специалистами. Многие стажировки позволяют вам завершить программу, получив академическую квалификацию.

Получение сертификата административной поддержки также является приемлемым вариантом для обучения. Хотя это и не является окончательным требованием, получение одной или нескольких из этих аккредитаций может помочь вам выделиться среди кандидатов, не обладающих такой же квалификацией. Есть несколько сертификатов, которые вы можете получить, например:

• Сертифицированный административный специалист (CAP)

• Профессиональная административная сертификация передового опыта (PACE)

• Сертификация административного помощника (CAA)

• Сертификат административной поддержки уровня II, административная специальность

• Программа сертификации помощников по административным вопросам (AACP)

Обратите внимание, что ни один из сертификатов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.

Какова зарплата специалиста административной поддержки?

Средняя заработная плата по стране для специалиста по административной поддержке или помощника по административным вопросам составляет 44 524 доллара в год. Эта сумма может варьироваться по нескольким причинам, включая опыт работы профессионала, географическое положение, набор навыков, работодатель, академические достижения, сертификаты и другие квалификации. По мере того, как вы приобретете больше опыта в этой области, вы сможете использовать свой опыт и способности, чтобы договориться о более высокой заработной плате. Например, вы можете использовать эту тактику, чтобы получить повышение от вашего нынешнего работодателя или попросить новую компанию о более высокой начальной зарплате.

Каковы перспективы работы для специалистов административной поддержки?

Согласно Бюро статистики труда США, помощники по административным вопросам и специалисты по поддержке могут рассчитывать на то, что в течение следующего десятилетия ежегодно будет открываться около 324 300 вакансий. Многие из этих вакансий, вероятно, откроются из-за перехода административных специалистов на другие должности и профессии. Эти возможности трудоустройства также могут стать доступными, поскольку профессионалы могут уйти с рынка труда или выйти на пенсию.