Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях: что это такое и как его вести (с учетом передового опыта)

1 марта 2021 г.

Есть несколько явных различий между работой в частном и государственном секторах. От сообщества или потребителей, которых обслуживает ваша организация, до того, как ваша организация работает, важно понимать функциональность вашего конкретного сектора. Некоммерческий учет существенно отличается от коммерческого учета. В этой статье мы объясним, что такое некоммерческий учет, опишем, как вести некоммерческий учет, перечислим пять распространенных финансовых отчетов, используемых в некоммерческом учете, и предложим несколько передовых методов ведения некоммерческого учета.

Что такое некоммерческий учет?

Некоммерческий учет — это стиль ведения бухгалтерского учета или бухгалтерского учета, который эффективно отслеживает расходы и события некоммерческой организации. Поскольку некоммерческие организации не получают прибыли, их методы бухгалтерского учета сосредоточены на отдельных показателях и используют другие методы оценки, чем традиционные коммерческие предприятия.

Как правило, некоммерческий учет направлен на то, чтобы организация несла ответственность за то, как она использует средства, а не на отслеживание прибыли или прогнозирование будущих доходов. Некоторые из конкретных элементов, которыми бухгалтерский учет некоммерческой организации отличается от традиционного бухгалтерского учета, включают:

• Ограниченные средства: некоммерческая организация должна тратить ограниченные средства на конкретные, заранее определенные организационные мероприятия и программы.

• Временно ограниченные фонды. Временно ограниченные фонды функционируют как ограниченные фонды в течение установленного периода времени, но по истечении этого срока у некоммерческой организации появляется больше свободы в том, как они используют эти средства.

• Неограниченные средства: сотрудники некоммерческих организаций могут использовать неограниченные средства любым способом, который они хотят для организации. Некоторые некоммерческие организации называют свои неограниченные фонды годовым фондом.

Традиционный бухгалтерский учет не требует детализации этих различных финансовых обозначений, что влияет на то, как они отслеживают свое финансирование, расходы и доходы.

Как вести некоммерческий учет

Если вы хотите узнать больше о том, как вести некоммерческий учет, выполните следующие основные шаги, чтобы узнать больше:

1. Создайте систему бухгалтерского учета

Первым шагом в эффективном учете некоммерческой деятельности является создание системы бухгалтерского учета. Многие некоммерческие организации предпочитают использовать программное обеспечение, специально разработанное для некоммерческого учета и отслеживания средств. Эти программы полезны для неспециалистов, которые могут не иметь обширной подготовки в области бухгалтерского учета, поскольку они все же могут выполнять функции бухгалтера организации с помощью программного обеспечения.

2. Учет учебного фонда

Понимание бухгалтерского учета фондов абсолютно необходимо для некоммерческих бухгалтеров или бухгалтеров. В отличие от традиционных коммерческих предприятий, некоммерческие организации должны отслеживать различные денежные потоки, в том числе ограниченные средства, временно ограниченные средства и неограниченные средства. Учет средств включает в себя отслеживание этих различных счетов и обеспечение надлежащего использования организацией выделенных средств.

3. Настройте банковские счета организации

Убедитесь, что вы используете соответствующие банковские счета для каждого из ваших средств. Часто полезно открывать отдельные банковские счета для каждого типа фонда, которым вы управляете, и отслеживать платежи и депозиты для каждого из них. Многие банки предоставляют счета, специально предназначенные для некоммерческих организаций, поэтому вы можете проверить и посмотреть, подходит ли такой вариант для вашей организации.

4. Согласуйте свои счета

Согласование ваших счетов — это процесс сравнения платежей и депозитов, которые вы отследили с помощью своего бухгалтерского программного обеспечения, с платежами и депозитами, которые банк отследил для вашего счета или счетов. Регулярная сверка счетов, обычно раз в месяц, гарантирует, что вы будете знать, сколько денег у вас есть, и не будете неправильно учитывать какие-либо расходы.

5. Используйте заказы на покупку

Заказы на покупку — отличный инструмент для отслеживания ваших организационных покупок и расходов, дополняющий вашу бухгалтерию. Заказы на покупку обычно включают имя поставщика, приобретенный продукт или услугу, стоимость и дату доставки. Вся эта информация значительно упрощает отслеживание покупок и согласование соответствующих учетных записей.

6. Записывайте пожертвования в натуральной форме

Отслеживание пожертвований в натуральной форме — еще одна обязанность некоммерческих организаций. Пожертвование в натуральной форме — это вклад времени, услуг или продуктов человека в вашу организацию. Поскольку эти элементы традиционно не подотчетны, вы должны работать с донором, чтобы установить справедливую рыночную стоимость пожертвования в натуральной форме и отслеживать ее с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.

7. Создавайте бюджеты

Составление бюджета для некоммерческой организации также отличается от составления бюджета для традиционного коммерческого бизнеса. Бюджеты некоммерческих организаций, как и традиционные бюджеты, прогнозируют как расходы, так и доходы. Однако в случае некоммерческой организации доход почти полностью поступает от доноров или прибыли, которую организация затем должна реинвестировать в некоммерческую организацию. Убедитесь, что ваши бюджеты правильно управляются и прогнозируются потенциальные пожертвования и расходы.

5 финансовых отчетов, включенных в некоммерческий учет

Просмотрите список из пяти финансовых отчетов, обычно используемых некоммерческими организациями:

Отчет о финансовом положении

Отчет о финансовом положении является некоммерческим эквивалентом традиционного коммерческого баланса. Как правило, отчеты о финансовом положении показывают, что некоммерческая организация владеет, что она должна и что у нее осталось. Традиционные балансовые отчеты показывают собственный капитал оставшихся средств, но, поскольку у некоммерческих организаций нет владельцев, вместо этого некоммерческая организация называет оставшиеся средства чистыми активами.

Заявление о деятельности

Отчет о деятельности, известный как операционный отчет для некоторых некоммерческих организаций, является некоммерческой версией отчета о прибылях и убытках. В отчете о деятельности отслеживаются все потоки расходов и доходов организации за определенный период времени, обычно финансовый квартал или год. Суть или окончательный расчет — это изменение чистых активов по сравнению с чистым доходом, показанным в отчете о прибылях и убытках.

Отчет о движении денежных потоков

В отчете о движении денежных средств отслеживаются денежные средства, имеющиеся в распоряжении вашей организации, обычно из трех источников: финансирования, операций и инвестиций. Как правило, эти документы очень похожи на коммерческий эквивалент, также называемый отчетом о движении денежных средств или отчетом о движении денежных средств. Как и в большинстве других финансовых отчетов некоммерческих организаций, в отчете о движении денежных средств отслеживаются изменения в чистых активах, а не в прибыли или выручке.

Некоммерческий бюджет

Некоммерческий бюджет — это документ, который помогает вашей организации распределять средства и планировать возможные расходы. Некоммерческие бюджеты функционируют аналогично коммерческим бюджетам, но в них есть несколько средств, зарезервированных для разных целей, в частности ограниченные средства, временно ограниченные средства и неограниченные средства.

Отчет о функциональных расходах

Отчет о функциональных расходах отслеживает расходы вашей некоммерческой организации по категориям, чтобы упростить сверку счетов и обеспечить прозрачность с заинтересованными сторонами. Общие категории для отчетов о функциональных расходах включают административные расходы, расходы по программе и расходы на деятельность по сбору средств.

Передовой опыт ведения бухгалтерского учета в некоммерческих организациях

Ознакомьтесь с рекомендациями по ведению бухгалтерского учета для некоммерческих организаций, чтобы убедиться, что ваша бухгалтерия точна и эффективна:

Знайте свои накладные расходы

Доноры и члены правления часто хотят, чтобы накладные расходы вашей некоммерческой организации оставались как можно ниже, чтобы гарантировать, что максимально возможная сумма денег будет направлена ​​на финансирование деятельности и программ организации. Ведите точный и обновленный учет своих накладных расходов, чтобы при необходимости вы могли поделиться им с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

Проверьте свой бюджет

Регулярно пересматривайте свой бюджет, чтобы убедиться, что он точен и правильно отражает ваши усилия и расходы по сбору средств. Прозрачность и точность часто имеют первостепенное значение в некоммерческом секторе. Предоставление вам самой точной и актуальной информации для обмена с заинтересованными сторонами помогает укрепить доверие и продемонстрировать эффективность вашей организации.

Поддерживать внутренний контроль

Убедитесь, что в вашей организации есть внутренний контроль, чтобы гарантировать отсутствие мошенничества или ошибок в ведении документации. Некоторые меры внутреннего контроля, которые следует учитывать, включают в себя просьбу коллег проверить вашу работу перед отправкой на точность, использование программ безопасности в программном обеспечении и других цифровых приложениях и регулярную инвентаризацию основных средств.

Используйте команду

Рассмотрите возможность распределения финансовых обязанностей между командой сотрудников, а не одним бухгалтером или бухгалтером. Таким образом, существует больше перекрестной проверки счетов, бюджетов и расходов для обеспечения точности и прозрачности, чем если бы один человек управлял всеми аспектами финансов некоммерческой организации.

Инвестируйте в программное обеспечение

Используйте бухгалтерское программное обеспечение, специально разработанное для некоммерческих организаций, чтобы обеспечить точное отслеживание и управление финансами вашей организации. Часто программное обеспечение для бухгалтерского учета позволяет сотрудникам, не имеющим большого опыта в области бухгалтерского учета или бухгалтерского учета, точно отслеживать финансы своей некоммерческой организации.

Знать налоговое законодательство

На некоммерческие организации распространяются особые налоговые правила штата и федерального уровня. Хотя они различаются от организации к организации и от штата к штату, вам и вашей команде бухгалтеров важно знать, что относится к вашей некоммерческой организации. Всегда лучше проконсультироваться со специалистом по налогам за помощью при оценке налогообложения.

Ставьте цели по сбору средств

Используйте свои финансовые документы, чтобы установить достижимые цели по сбору средств для вашей организации. Чем больше денег вы сможете внести в свою некоммерческую организацию, тем больше у вас будет возможностей для развития, программирования и деятельности.