База данных или электронная таблица: что лучше для вас?

31 марта 2022 г.

Предприятия часто обрабатывают разнообразную информацию, такую ​​как запасы продуктов, данные о человеческих ресурсах и покупках клиентов. Эффективное управление такими данными необходимо для успеха бизнеса. Для организации данных и управления ими предприятия часто используют электронные таблицы или базы данных, и важно понимать, чем они отличаются, чтобы выбрать ту, которая лучше всего соответствует вашим конкретным потребностям. В этой статье мы объясним, что такое базы данных и электронные таблицы, и обсудим некоторые их различия, включая их функциональность, организацию и назначение.

Что такое база данных?

База данных — это большой структурированный набор данных, хранящийся в компьютере и предназначенный для быстрого поиска, модификации и доступа к информации. Они организованы в несколько таблиц, в которых хранятся необработанные данные или необработанные и неформатированные данные. Компания может использовать базу данных для ведения учета своих сотрудников и информации об их занятости. Данные в базе данных могут быть реляционными, что позволяет устанавливать соединения и перекрестные ссылки между несколькими таблицами.

Вот несколько вариантов использования баз данных:

• Обслуживание большого объема данных. Базы данных могут содержать большой объем данных, и они масштабируемы, что не влияет на скорость извлечения данных.

• Анализ нескольких таблиц данных: поскольку базы данных позволяют извлекать данные на основе параметров поиска, они могут быть отличным инструментом для сравнения и анализа. Например, если вам нужно проанализировать ежегодные списки заказов за последние пять лет по продуктам, категориям и ценам, поиск в базе данных может быстро предоставить эту информацию.

• Частое обновление данных. Реляционная природа данных в базе данных означает, что редактирование данных в одной таблице влияет на связанные данные в других таблицах. Это экономит время, поскольку все связанные таблицы обновляются автоматически.

• Обеспечение безопасности: с помощью базы данных администратор может устанавливать различные уровни доступа пользователей. Они могут назначать различные разрешения, позволяя определенным пользователям просматривать и редактировать определенные данные, при этом им запрещается доступ к данным с ограниченным доступом.

Что такое электронная таблица?

Электронная таблица — это компьютерный файл, используемый для организации, сортировки и хранения числовых и буквенных данных, а также для выполнения вычислений. Подобно базам данных, электронные таблицы хранят данные в строках и столбцах, но данные между несколькими электронными таблицами не являются реляционными. Одна электронная таблица может содержать тысячи столбцов и более миллиона строк.

Многие люди используют электронные таблицы для простого анализа данных, но электронные таблицы можно использовать для любого из следующих действий:

• Выполнение расчетов: электронные таблицы позволяют пользователям выполнять математические функции, такие как умножение и деление, с помощью предустановленных функций. Пользователи могут вводить формулы, которые автоматически и точно рассчитывают цифры, позволяя бизнесу использовать электронные таблицы в качестве облегченного программного обеспечения для бухгалтерского учета.

• Ведение списков: при ведении текущего списка данных, таких как собеседования с кандидатами или заказы на инвентаризацию, электронная таблица может быть простым и эффективным способом организации и интерпретации информации.

• Создание графиков или диаграмм. Электронные таблицы часто включают функции для преобразования данных ячеек в предустановленные графики или диаграммы. Это может быть полезно для отчетов или презентаций, требующих визуальной интерпретации данных.

• Бизнес-прогнозирование: электронные таблицы могут помочь пользователям получить представление о расходах и прибыли. Они также позволяют пользователям применять условные формулы к значениям данных, что может быть инструментом для оценки потенциального влияния изменений на бизнес-модель.

Базы данных против электронных таблиц

Хотя между базами данных и электронными таблицами есть много общего, их различия помогают определить, какая из них лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса. Эти различия включают в себя:

Функциональность

Когда вы открываете электронную таблицу, вам видно все — все строки и столбцы таблицы и содержащиеся в них данные. Из-за этого открытие очень большой электронной таблицы может вызвать нагрузку на вычислительную мощность вашего компьютера.

Базы данных, однако, хранят данные на серверной части — в системах, которые пользователи не видят, например на серверах. Пользователь получает доступ к базе данных через интерфейс, который обычно имеет область для поисковых запросов и функции сортировки и фильтрации для сужения результатов. Таким образом, базы данных отображают только те данные, которые получает пользователь.

Организация

Базы данных организуют данные в именованных таблицах, состоящих из столбцов и строк. Каждый столбец представляет собой поле поиска, а каждая строка представляет доступные для поиска данные. Они связывают таблицы данных на основе логических связей и отношений, таких как общие понятия или ключи. Такая организация структуры позволяет пользователям уточнять эти соединения и создавать правила, управляющие извлечением данных с помощью определенных запросов. Например, в базе данных авторов и их работ могут быть столбцы для:

• Имена авторов

• Титулы

• Даты публикации

• Количество слов

Затем пользователь мог выполнить поиск, отфильтровав поле даты публикации, чтобы показать только работы, опубликованные после 1950 года. Функция поиска в базах данных также может выявлять экземпляры дублирующихся наборов данных, позволяя администратору устранять избыточность и экономить место.

Организация электронных таблиц зависит от форматирования и от того, кто вводит данные. Ячейки в электронной таблице можно отформатировать для выполнения определенных задач, таких как связывание с другими ячейками в таблице или выполнение определенных математических функций. Например, в электронной таблице, которая отслеживает запасы, пользователь может отформатировать таблицу, чтобы показать итоги на основе изменений в определенных ячейках. В отличие от баз данных электронные таблицы часто имеют ограниченную функциональность поисковых запросов, поэтому навигация по обширным наборам данных может быть сложной задачей.

Цель

Базы данных и электронные таблицы отлично подходят для обработки различных типов данных и объемов. Электронные таблицы идеально подходят для небольших наборов данных числовых и текстовых значений. Если пользователь создает отдельные файлы в соответствии с типом данных, электронные таблицы могут быть полезным способом организации личной или корпоративной информации. Электронные таблицы также могут быть полезны для сортировки и анализа данных и применения формул к данным.

Базы данных лучше всего подходят для управления большими объемами данных всех видов, включая документы и файлы изображений. Благодаря способности обрабатывать файлы больших размеров базы данных идеально подходят для хранения данных с таких устройств, как камеры, GPS-оборудование и дроны. Базы данных также лучше подходят для поиска данных, поскольку их структура и организация позволяют легко извлекать информацию. Интерфейсы баз данных часто интуитивно понятны, что позволяет быстро изучить систему без специального обучения.

Многопользовательская поддержка

Еще одним моментом расхождения между электронными таблицами и базами данных является их доступность. При работе с электронными таблицами часто целесообразно ограничить число людей, которые могут получать доступ к данным и работать с ними. Это может ограничить компрометацию целостности данных. Базы данных, однако, позволяют нескольким людям получать доступ к одним и тем же данным с мерами предосторожности, которые предотвращают несанкционированные и ненужные изменения.