Аутсорсинг: что это такое и как это работает

22 февраля 2021 г.

Компании должны быть эффективными, чтобы быть успешными в сегодняшней деловой среде, и практика аутсорсинга помогает с эффективностью. Аутсорсинг позволяет компаниям передавать бизнес-функции на подряд, одновременно снижая затраты на процессы и увеличивая прибыль. В этой статье мы обсудим, что такое аутсорсинг, как он работает, а также некоторые его преимущества и недостатки.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг — это практика субподряда частей цепочки создания стоимости компании (таких как этапы проектирования, производства, поставок, продаж, маркетинга и процессов обслуживания) другим подрядчикам или компаниям, которые специализируются на этих задачах. Некоторые из бизнес-функций или процессов, которые многие компании часто передают на аутсорсинг, включают:

• Управление объектами

• Управление человеческими ресурсами

• Служба поддержки

• Бухгалтерский учет

• Управление цепочками поставок

• Исследовать

• Написание контента

• Дизайн сайта

• Юридическая документация

• Инжиниринг

• Диагностические услуги

Как работает аутсорсинг?

Когда компании переживают быстрый рост, нуждаются в навыках или опыте, которых у них нет в их организации, или имеют процессы, которые происходят только в течение короткого периода времени, они часто обращаются к аутсорсингу вместо того, чтобы инвестировать деньги, время и усилия в обучение и содержать внутренних работников.

Когда компании используют аутсорсинг, они нанимают стороннего поставщика услуг для создания товаров или оказания услуг от их имени. Сторонний поставщик услуг обычно устанавливает для своих сотрудников другие структуры вознаграждения, чем аутсорсинговая компания, что позволяет им выполнять работу или проект за меньшие деньги. В конечном итоге это позволяет аутсорсинговой компании снизить затраты на рабочую силу и избежать расходов, связанных с технологиями, оборудованием и накладными расходами.

Различают три основных вида аутсорсинга:

1. Оншорный аутсорсинг: Оншорный аутсорсинг — это передача бизнес-функций компании другой компании, расположенной в том же регионе или стране. Компании могут снизить затраты на рабочую силу и получить выгоду от квалифицированных работников практически без культурных или языковых барьеров. Однако стоимость таких операций высока по сравнению с прибрежными или офшорными локациями.

2. Оффшорный аутсорсинг: Оффшорный аутсорсинг — это аутсорсинг операций компании другой компании, расположенной на международном уровне, обычно с другой культурой или языком. Оффшорный аутсорсинг обеспечивает такие преимущества, как доступ к квалифицированной рабочей силе и более высокие сбережения.

3. Нижний аутсорсинг: ближний аутсорсинг – это аутсорсинг операций компании в соседнюю или соседнюю страну с тем же языком, навыками и культурой. Это значительно упрощает общение, а визиты на места могут происходить чаще.

Преимущества

У аутсорсинга есть несколько преимуществ, включая следующие:

• Экономия на затратах. Расширение бизнес-операций внутри компании не всегда рентабельно из-за местоположения компании и необходимого оборудования. Например, если вашей компании требуется больше офисных площадей для обеспечения роста, аутсорсинг некоторых простых операций, таких как ввод данных и телемаркетинг, может помочь вам уменьшить потребность в пространстве. Это может стоить гораздо меньше, чем расширение вашего офиса, и это будет дешевле и эффективнее, чем переезд.

• Повышенное внимание к стратегии и основным компетенциям: когда ваша компания переживает быстрый рост, операции вашего бэк-офиса, как правило, расширяются. Это расширение может начать потреблять ваши финансовые и человеческие ресурсы, ставя под угрозу основные виды деятельности или компетенции, которые в первую очередь сделали ваш бизнес успешным. Аутсорсинг этих бизнес-функций позволяет вашей компании перенаправить свои внутренние ресурсы на более важные виды деятельности без ущерба для обслуживания или качества. Например, если ваша компания получает крупный контракт, который значительно увеличит объем закупок за короткий промежуток времени, вы можете передать обязанности по закупкам на аутсорсинг, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на самом контракте.

• Повышение эффективности: Аутсорсинг может быть хорошим вариантом, если функции бэк-офиса вашей компании сложны по своей природе, а размер вашей компании не позволяет вам выполнять их по разумной цене. Когда вы передаете функции бэк-офиса на аутсорсинг сторонней компании, ваша компания будет иметь возможность обрабатывать и решать другие бизнес-операции, тем самым повышая вашу производительность.

• Сохранение оперативного контроля: если в вашей компании есть бизнес-операции, требующие больших затрат, может быть хорошей идеей передать их на аутсорсинг. Неконтролируемые отделы или плохо управляемые области — хорошие кандидаты. Аутсорсинговые компании часто могут предоставить лучшие управленческие навыки, чем те, которые в противном случае были бы доступны вашей компании. Если ваш ИТ-отдел, например, имеет слишком много проектов, недоукомплектован персоналом и имеет бюджет, превышающий его вклад в вашу организацию, вы можете заключить контрактное соглашение об аутсорсинге, чтобы заставить руководство расставить приоритеты в своих запросах и вернуть контроль в эту область.

• Повышенная кадровая гибкость: аутсорсинг позволяет бизнес-операциям с циклическими или сезонными потребностями привлекать дополнительные ресурсы, когда они необходимы. Когда дела снова замедлятся, вы можете освободить аутсорсинговую компанию. Например, если у вас есть бухгалтерский отдел, в котором не хватает персонала в периоды аудиторских проверок и налоговых сезонов, вы можете передать эти функции на аутсорсинг, чтобы предоставить дополнительные ресурсы, которые вам нужны, на фиксированный период времени по разумной цене.

• Обеспечение непрерывности бизнеса и управление рисками. Иногда в компании возникают периоды высокой текучести кадров, что может добавить непоследовательность и неопределенность в бизнес. Однако, когда вы передаете бизнес-функции на аутсорсинг, вы можете обеспечить определенный уровень непрерывности своей компании, одновременно снижая риск того, что плохой уровень работы может быть связан с организацией. Например, если менеджер по персоналу вашей компании находится в длительном отпуске по болезни, а два ее секретаря собираются уйти на новую работу в ближайшее время, аутсорсинг функции управления персоналом позволит вам снизить риски и обеспечить, чтобы компания продолжала работать, пока менеджер недоступен. Это может дать вам достаточно времени, чтобы убедиться, что вы нашли правильных новых секретарей.

• Развитие внутреннего персонала. Для крупного проекта могут потребоваться навыки, которыми может не обладать ваш внутренний персонал. Аутсорсинг на месте может предоставить вам работников, которые обладают необходимыми вам навыками. Вы можете позволить своим внутренним сотрудникам работать рядом с ними, чтобы приобрести новый набор навыков. Например, если вашей компании необходимо приступить к проекту модернизации или замены различного оборудования, изготовленного по индивидуальному заказу, но не хватает инженеров, обладающих навыками, необходимыми для проектирования этого нового и модернизированного оборудования, вы можете передать этот проект на аутсорсинг и потребовать, чтобы аутсорсинговые инженеры работать на месте, чтобы ваши внутренние инженеры могли учиться и совершенствовать свои навыки.

Недостатки

Несмотря на множество плюсов аутсорсинга, у аутсорсинга бизнес-функций или процессов есть и некоторые недостатки:

• Отсутствие контроля: когда вы передаете функции целого отдела на аутсорсинг, вы передаете контроль и управление этой функцией другой компании. Аутсорсинговая компания может не иметь той же миссии и стандартов, что и ваша компания. Они могут быть обусловлены прибылью, а не конкретными показателями, которые вы бы внедрили, если бы функции оставались внутри компании. Более того, поскольку цена будет зафиксирована в договоре, единственный способ для аутсорсинговой компании увеличить прибыль — сократить свои расходы. Снижение расходов аутсорсинговой компании может поставить под угрозу качество услуги. Кроме того, вы потеряете возможность быстро реагировать на изменения в бизнес-среде из-за дополнительного слоя процессов и людей, с которыми нужно работать.

• Скрытые расходы: поскольку вы подписываете контракт, в котором описываются детали услуг, предоставляемых аутсорсинговой компанией, все, что не предусмотрено в контракте, может привести к дополнительным расходам. Кроме того, вам придется оплатить судебные издержки, чтобы нанять юриста для проверки договора и внесения необходимых корректировок. Имейте в виду, что когда вы работаете с аутсорсинговой компанией, они являются экспертами в этой области. Если они работают в бизнесе много лет и хорошо разбираются в том, что делают, скорее всего, у них много контрактов и, следовательно, они гораздо более опытны в этой области заключения контрактов, чем вы. Их опыт работы с такого рода контрактами и отсутствие у вас опыта могут затруднить вам выявление скрытых платежей.

• Угроза конфиденциальности и безопасности. Вам необходимо защищать конфиденциальные данные и интеллектуальную собственность, когда работники, не являющиеся сотрудниками компании, используются на стороне. Если у вас есть медицинские записи, платежная ведомость или любые другие конфиденциальные файлы, которыми управляет аутсорсинговая компания, конфиденциальность этих документов может оказаться под угрозой. Если бизнес-функция, переданная на аутсорсинг, связана с обменом данными или знаниями, принадлежащими компании, такими как формулы или чертежи продуктов, вам необходимо принять упреждающие меры для защиты этой информации.

• Неспособность выполнить договорные обязательства: если вы передадите часть операций своей компании другой компании, вы будете привязаны к финансовому благополучию этой компании. Должная осмотрительность и тщательный анализ финансовой отчетности компании, как правило, являются хорошими показателями здоровья компании. Если аутсорсинговая компания не справляется с финансовыми обязательствами, она может не выполнить свои договорные обязательства. Они также могут объявить себя банкротом и потребовать защиты от своих кредиторов.

• Низкий моральный дух сотрудников: ваши сотрудники могут негативно отреагировать на аутсорсинг всего отдела или некоторых его ключевых функций, поскольку аутсорсинг может поставить под угрозу их работу. Чтобы поддерживать моральный дух сотрудников, отдел кадров вашей компании должен правильно ориентировать сотрудников компании о предстоящих изменениях.

Примеры аутсорсинга

Самыми большими преимуществами аутсорсинга являются затраты и экономия времени. Вот несколько примеров того, как компании могут сэкономить за счет аутсорсинга:

• Производитель смартфонов может закупать внутренние детали для своей продукции у других компаний, чтобы сэкономить на производственных затратах.

• Юридическая фирма может сохранять и создавать резервные копии своих документов с помощью поставщика облачных услуг, который предоставляет им доступ к цифровым технологиям, не тратя сотни тысяч долларов на фактическое владение технологией.

• Небольшая компания может решить передать бухгалтерские задачи на аутсорсинг бухгалтерской фирме, так как это намного дешевле, чем удержание или наем новых бухгалтеров.

• Другие компании или организации считают выгодным аутсорсинг функций отделов кадров, таких как медицинское страхование и начисление заработной платы.