Асинхронная и синхронная связь: что вам подходит?

21 октября 2021 г.

Эффективное общение жизненно важно для совместной работы и эффективности рабочего места. Использование асинхронного или синхронного стилей общения может значительно улучшить способ обмена идеями на рабочем месте и помочь повысить производительность сотрудников или членов команды. Хотя оба метода общения позволяют вам обмениваться информацией, определение и использование подходящего для вас стиля может иметь важное значение для общей производительности. В этой статье мы определяем асинхронную и синхронную связь, обсуждаем различия между ними и делимся передовым опытом их использования на рабочем месте.

Что такое асинхронная связь?

Асинхронная связь — это любая форма связи, в которой существует задержка между отправкой сообщения отправителем и его интерпретацией получателем. Продолжительность этой задержки зависит от режима связи. Асинхронная связь обычно является виртуальной и часто незапланированной или незапланированной.

Примеры асинхронной связи включают в себя:

• электронные письма

• Деловые письма

• Текстовые сообщения

• Общие комментарии к файлам или совместная работа

• Мгновенное сообщение

• Программное обеспечение для управления проектами

Преимущества асинхронной связи

Некоторые преимущества использования асинхронной связи включают в себя:

• Разрешение командам в разных местах общаться

• Оптимизация фокуса и производительности команды

• Создание подробной записи каждой переписки для будущих встреч

• Предоставление тщательного и хорошо проработанного ответа на вопросы проекта

• Объяснение сложных проблем, которые могут потребовать дальнейшего обсуждения

Что такое синхронная связь?

Синхронная связь — это любой тип связи, когда обмен информацией или сообщениями между отправителем и получателем происходит в одно и то же время. Эти обмены могут происходить физически или виртуально.

Примеры синхронной связи включают в себя:

• Физические встречи

• Видео-конференция

• Телефонные звонки

• Поддержка в чате

Преимущества синхронной связи

Некоторые преимущества использования синхронной связи внутри команды включают в себя:

• Помощь в решении рабочих вопросов, требующих немедленного решения

• Построение и улучшение сплоченности и взаимопонимания в команде

• Возможность оперативной обратной связи и решения важных вопросов

• Включение детальных и обширных взаимодействий

• Обеспечение отсутствия задержек производительности

Асинхронная и синхронная связь

Ниже приведены некоторые основные различия между асинхронной и синхронной связью:

Срок поставки

Одно фундаментальное различие между синхронной и асинхронной связью заключается во времени, которое требуется для доставки информации или сообщений. Синхронная связь происходит одновременно между отправителем и получателем. В асинхронной связи существует задержка между временем отправки сообщений и их обработкой другой стороной.

Время отклика

Синхронная связь обычно требует немедленных ответов, поскольку отправитель и получатель обмениваются информацией одновременно. При асинхронной связи, несмотря на возможность одновременной отправки и получения информации, обычно не ожидают немедленных ответов. Например, команды могут использовать синхронную связь для переписки по задачам, требующим срочного ввода и обратной связи. Команды могут использовать асинхронную связь для переписки между командами в разных часовых поясах.

Длина обсуждения

Синхронное общение позволяет командам более широко обсуждать проблемы. Например, вы можете сделать длинный видеозвонок для групповых собраний и вместе решить проблемы. Асинхронное общение обычно требует от вас быть очень точным и полным в своем сообщении, так как обмен не происходит в одно и то же время.

Гибкость

Асинхронная связь обеспечивает большую гибкость, поскольку не требует, чтобы члены группы немедленно отвечали на сообщение. Это означает, что члены команды могут сосредоточиться на качестве своих ответов и отвечать, когда могут. Синхронное общение может быть менее гибким и требовать, чтобы вы отвечали на разговор во время живой встречи.

Когда использовать асинхронную и синхронную связь

Определение вашего идеального стиля общения может иметь важное значение для успеха ваших проектов. Вот несколько моментов, которые следует учитывать при выборе между асинхронной и синхронной связью:

Размер команды

Прежде чем решить, какой стиль общения использовать, подумайте, требуете ли вы от всех участников оперативных ответов на вопросы и подходит ли размер команды для такого стиля общения. Организации с большими командами, особенно с сотрудниками из разных мест и часовых поясов, могут предпочесть асинхронную связь. При организации собрания в небольшой команде лидеры групп могут предпочесть синхронное общение.

Тип ответа

Еще один способ определить, какой стиль общения использовать, — это определить, какие ответы вам могут понадобиться. Сообщения, требующие немедленных ответов между участниками, могут использовать синхронную связь. Если основная цель вашего сообщения — просто поделиться информацией, рассмотрите возможность использования асинхронного стиля общения.

Организация команды

В зависимости от структуры вашей организации некоторые команды могут работать по разным графикам и в разные сроки. В этих случаях вы можете использовать как синхронную, так и асинхронную связь. Например, вы можете отправлять видеосообщения, объясняющие, почему вы приняли определенные решения по проекту, и получатель может просмотреть их в любое время.

Сложность сообщения

Принимая решение о том, какой тип коммуникации использовать, убедитесь, что вы учитываете сложность сообщения, чтобы определить, какой стиль может дать оптимальный результат для вашей команды. Обсуждение сложных проектов может потребовать проведения живой встречи. Для обычных проверок или сеансов обратной связи может потребоваться только обмен электронной почтой.

Лучшие практики для асинхронной связи

При использовании асинхронной связи в бизнесе учитывайте следующие рекомендации:

• Предоставьте достаточно подробностей: передача информации в асинхронной связи обычно происходит, когда одна сторона не может ответить немедленно. Обеспечение того, чтобы каждое сообщение содержало как можно больше подробностей, может позволить получателю предоставить соответствующий ответ.

• Определите и выберите правильную платформу: асинхронное общение, как правило, обезличено и может потребовать от команд использования определенной платформы для общения. Попробуйте выбрать правильный инструмент, платформу или программное обеспечение для эффективной передачи вашего сообщения, например, электронную почту или видеозвонки.

• Облегчение соединений: убедитесь, что ваши сообщения дружелюбны и уважительны при использовании асинхронного общения. Поддержание позитивного тона может создать здоровую рабочую атмосферу и помочь командам эффективно работать вместе.

• Установите крайние сроки: при использовании асинхронной связи может быть полезно сообщить своим товарищам по команде, когда вы хотите получить ответ. Установление сроков может помочь вам и вашей команде достичь общей цели, особенно в многоэтапных проектах.

Лучшие практики для синхронной связи

Ниже приведены некоторые рекомендации по использованию синхронной связи в вашей команде:

• Имейте повестку дня: при использовании синхронного общения убедитесь, что вы создали и используете план встречи, чтобы сосредоточить все групповые обсуждения на вашей основной теме. Это может быть полезно во время виртуальных или личных встреч с несколькими людьми, у которых может быть несколько вопросов, которые они хотят обсудить с группой.

• Поощряйте немедленный ответ: основным преимуществом синхронного общения является мгновенная обратная связь, поэтому убедитесь, что вы поощряете все стороны предоставлять немедленный ответ, чтобы вы могли быстро решить все проблемы.

• Развивайте позитивные отношения. Использование синхронного общения — отличный способ развивать межличностные отношения. Убедитесь, что вы говорите открыто и профессионально, чтобы развивать позитивные рабочие отношения в вашей команде.

• Будьте своевременны: во время собраний старайтесь начинать и заканчивать обсуждения в команде в установленное время. Кроме того, заблаговременное предоставление повестки дня и продолжительности собрания может помочь членам команды спланировать свое расписание, включив в него собрание.