9 стратегий улучшения процессов |

24 июня 2021 г.

Вы можете изучить свои бизнес-процессы, чтобы выявить проблемы, с которыми сталкивается ваша компания, и улучшить их, чтобы максимизировать свою прибыль. Улучшение бизнес-процессов — это постоянное действие, которому подвергаются многие предприятия по мере изменения своей отрасли. Улучшение ваших процессов может помочь ускорить производство и устранить избыточность, повысив производительность вашего бизнеса и прибыль. В этой статье мы обсудим, что такое улучшение процессов, и дадим девять стратегий, которые вы можете использовать для улучшения своих процессов.

Что такое улучшение процесса?

Улучшение процессов — это когда компания пытается улучшить свои процессы, чтобы увеличить охват клиентов и повысить их удовлетворенность. Бизнес-процесс — это ряд действий, направленных на создание, распространение, маркетинг и продажу продуктов. Со временем, по мере роста компаний и изменения отраслей, компаниям может потребоваться переоценить свои процессы, чтобы убедиться, что они по-прежнему эффективны. В этом процессе компания будет неоднократно проверять, анализировать, измерять и изменять свои процессы. Делая это, они могут открывать новые способы производства продуктов или улучшения обслуживания клиентов.

Когда вы создаете стратегию улучшения бизнес-процессов, вы можете сосредоточиться на следующих вещах:

• Узкие места. Узкие места — это часть вашего процесса, когда все задерживается и не может двигаться вперед быстро. Например, в производстве узкое место возникает, когда компания производит продукты быстрее, чем отгружает их. Устранение узких мест может ускорить ваши процессы и сэкономить время и деньги.

• Точки контакта: точки контакта — это места, где вы взаимодействуете со своими клиентами, например, в вашем отделе обслуживания клиентов. Наличие полезных точек контакта для ваших клиентов может создать лучший имидж бренда.

• Рискованные действия. Вы можете определить действия, которые могут привести к сбою или отрицательному результату, чтобы вы могли скорректировать или удалить их, чтобы повысить эффективность своей работы. Например, если вы используете устаревшее программное обеспечение, которое постоянно зависает или неточно записывает информацию, обновление до более современной и надежной технологии может помочь вам сэкономить время и деньги.

• Деятельность с высокой ценностью: это аспекты вашего бизнеса, которые обеспечивают наибольшую отдачу с точки зрения дохода. Действия с высокой ценностью — это задачи, на улучшении которых вы хотите сосредоточиться, чтобы помочь вам достичь наибольшей потенциальной отдачи. Например, розничная компания может сосредоточиться на таких важных видах деятельности, как обслуживание клиентов, чтобы помочь повысить удовлетворенность клиентов и укрепить лояльность к бренду.

• Деятельность с низкой ценностью: это аспекты вашего бизнеса, которые могут приносить небольшую прибыль или не приносить никакой прибыли. Действия с низкой ценностью — это задачи, которые вы должны стремиться свести к минимуму или удалить. Если они по-прежнему важны, вы также можете заняться автоматизацией, чтобы задачи выполнялись, а члены вашей команды сосредоточились на более важных задачах. Например, розничной компании может потребоваться отслеживать старые квитанции для ведения учета, но они могут захотеть автоматизировать эту задачу, поскольку это не приносит дохода.

9 стратегий улучшения процессов

Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для улучшения своих бизнес-процессов:

1. Работа в команде

Когда вы определяете, как можно улучшить процесс, подумайте о том, чтобы проконсультироваться с людьми в команде, чтобы узнать, какие у них есть идеи. Они могут иметь представление о процессе, которого не видит посторонний. Чтобы новый процесс работал, важно, чтобы команда была привержена его изучению и изменению, и они с большей вероятностью поверят в новый процесс, если будут участвовать в его создании.

2. Автоматизация

Автоматизация — это внедрение технологий в ваши бизнес-процессы, чтобы исключить необходимость выполнения сотрудниками повторяющихся задач, которые не приносят никакой пользы. Автоматизация может сэкономить время, поскольку помогает устранить несоответствия или узкие места для улучшения ваших процессов. Определив, какие задачи вызывают эти проблемы, рассмотрите возможность поиска технологических решений, которые помогут устранить неэффективность.

Технологии также значительно упростили сбор данных, поэтому, когда вы совершенствуете свои процессы, подумайте об автоматизированных инструментах, которые помогут вам собирать и систематизировать информацию. Они также могут облегчить общение, назначить встречи с членами команды и помочь вам организовать ваши планы.

3. Аналитические центры

При разработке улучшений для ваших бизнес-процессов рассмотрите возможность проведения регулярных сессий аналитических центров, чтобы услышать новые идеи и поговорить с членами вашей команды. Вы можете организовывать группы и выбирать членов своей команды, которые могут внести ценный вклад в конкретную тему. Затем вы можете дать им время и место для общения, чтобы развивать свои идеи.

Благодаря регулярным сеансам вы можете постоянно отслеживать и улучшать свои бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности. Это может сделать членов команды более вовлеченными в процесс и помочь повысить эффективность в целом. Это также может дать ценную информацию с разных точек зрения.

4. Общение

Продуктивное общение может повлиять на скорость и точность выполнения любой задачи и помочь командам работать более продуктивно. Команды должны общаться внутри компании и друг с другом, чтобы убедиться в согласованности целей и процедур. Однако предприятия также могут ограничить ненужное общение, такое как массовые электронные письма или длинные цепочки электронных писем, чтобы не тратить время или ресурсы.

Многие компании сосредотачиваются на том, насколько эффективна их коммуникация, чтобы улучшить свои бизнес-процессы, потому что это может повлиять на каждый отдел. Вы можете проверить, какие избыточности существуют в ваших коммуникационных процедурах. Например, сокращение цепочки коммуникаций может обеспечить получение людьми всех необходимых им обновлений без потери информации.

5. Причинно-следственные диаграммы

Вы можете использовать диаграммы, чтобы получить визуальное представление о ваших процессах, что может помочь вам выявить основные проблемы или избыточность. Диаграмма «елочка» — популярная диаграмма улучшения процессов, поскольку она визуализирует причины следствия, что может помочь вам понять, какие из ваших процессов вызывают задержки.

Чтобы создать диаграмму «елочка», также называемую диаграммой «рыбья кость», вы рисуете горизонтальную линию с тремя или четырьмя диагональными линиями, выходящими сверху и снизу от центральной линии с наклоном влево. Это создает форму, похожую на рыбью кость, что и дало название диаграмме. В крайнем правом углу центральной линии назовите проблему, которую вы анализируете. Отсюда спросите у своей команды об одном аспекте вашего процесса, который может вызвать эту проблему, и поместите его на ближайшую диагональную линию. Затем обсудите, что влияет на этот аспект. Продолжайте эту практику до тех пор, пока вы больше не сможете найти причину следствия после нее. Это корень вашей проблемы, и именно здесь вы можете сосредоточить свои планы по улучшению.

6. Матрица ТВО

Матрица GUT — это диаграмма, которую вы можете использовать для создания иерархии улучшений, которые вы можете внести в свои процессы. Это может помочь вам организовать улучшения вашего процесса, чтобы вы постоянно становились лучше. Вы можете использовать диаграмму, перечислив проблемы, выявленные вашей командой, такие как узкие места, действия, связанные с риском, или действия, которые не добавляют ценности. Затем вы можете создать диаграмму со списком этих проблем и ранжированием каждой из них по трем категориям:

• Gravity: Каковы потенциальные последствия продолжения этой проблемы?

• Срочность. Сколько времени пройдет до того, как эта проблема приведет к потере дохода?

• Тенденция: эта проблема усугубляется или остается прежней?

Дайте своим проблемам оценки от одного до пяти для каждой категории, где один — наименее серьезное или лучшее состояние, а пять — очень серьезное или наихудшее состояние. Вы можете создать общую оценку для каждой проблемы, умножив значения каждой категории для каждой проблемы. Затем вы можете ранжировать их, при этом проблема с наивысшим рейтингом требует самого пристального внимания.

7. Бережливое производство

При анализе того, как улучшить свои процессы, вы можете использовать бережливый процесс улучшения, который фокусируется на постоянном улучшении, сокращении потерь и позиционировании потребностей клиентов и их восприятия вашего продукта в центре ваших процессов. Эта стратегия обычно используется в производственных средах, но вы можете реализовать ее в любой отрасли.

Чтобы использовать бережливый процесс, изучите свои процессы во всех отделах, поскольку они связаны с вашим бизнесом в целом, вместо того, чтобы изучать их по отделам. Взгляд на бизнес в целом может помочь вам найти избыточность в отделах, которую метод бережливого производства предлагает вам устранить. Цель состоит в том, чтобы использовать меньше места и меньше ресурсов для производства продукта того же качества. Метод бережливого производства также предполагает, что вы воздержитесь от крупных инвестиций в складские запасы или оборудование, чтобы вы могли быстро идти в ногу с меняющимся спросом клиентов.

Чтобы внедрить бережливый процесс улучшения, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Определите свою цель

2. Измеряйте свои данные

3. Анализ основных причин

4. Генерировать решения

5. Реализовать решения

6. Контролируйте и контролируйте процессы, чтобы убедиться, что решения применяются непрерывно.

8. Шесть сигм

Вы можете использовать стратегию «Шесть сигм», чтобы перестроить свою рабочую культуру в сторону совершенства. Стратегия улучшения процессов «шесть сигм» направлена ​​на получение продукта наилучшего качества путем создания процессов, дающих один и тот же результат каждый раз, когда производственная группа их повторяет. Эта стратегия часто полезна для производственных компаний, но вы можете реализовать ее в любой отрасли.

Идея исходит из статистического измерения сигм, используемых в стандартном отклонении, чтобы определить, насколько далек от совершенства каждый произведенный продукт. Процесс, работающий по принципу «шесть сигм», будет иметь только 3,4 дефекта на каждый миллион возможностей. Цель состоит в том, чтобы достичь этого уровня совершенства за счет постоянного совершенствования процессов, чтобы сделать производство как можно более стабильным.

Вот два важных аспекта улучшения процесса, которые делают шесть сигм эффективными:

• Метрики: Six Sigma опирается на статистический анализ для определения вариаций продуктов и устранения дефектов. Чтобы использовать эту стратегию, вы можете собирать количественные данные и анализировать их для создания планов, которые будут иметь измеримые результаты.

• Люди: Важным аспектом «Шести сигм» является необходимость обучения всех сотрудников методу устранения вариантов в производстве. Все сотрудники могут работать вместе, чтобы обеспечить стабильные результаты.

9. Высшее управление качеством

Высшее управление качеством похоже на шесть сигм, потому что оно направлено на устранение ошибок в производственном процессе. Высшее управление качеством направлено на оптимизацию процессов и сокращение цепочек поставок для устранения ошибок на протяжении всего процесса. Автомобильная промышленность была первоначальным разработчиком этой стратегии, но вы можете применить ее к любой отрасли, где обслуживание клиентов и обеспечение качества являются ключевыми аспектами успеха.

Одна из целей управления качеством заключается в том, чтобы каждый член команды, от руководителей до рядовых сотрудников, брал на себя ответственность за свои результаты и обеспечивал их высочайшее качество. Эта стратегия направлена ​​на постоянное обучение сотрудников и мониторинг их процессов для повышения эффективности.