9 шаблонов Excel для управления проектами, которые помогут вам оставаться организованным

11 марта 2022 г.

Менеджеры проектов имеют различные обязанности, такие как определение задач проекта, распределение ресурсов и мониторинг прогресса команды. Электронные таблицы Microsoft Excel могут помочь этим профессионалам управлять своими различными задачами функциональным и организованным способом. Если вы руководитель проекта, возможно, вы захотите узнать о некоторых шаблонах Excel, которые помогут вам управлять проектами и выполнять их для достижения успешных результатов. В этой статье мы объясним, что представляют собой эти шаблоны, и предоставим список из девяти шаблонов Excel для управления проектами, которые помогут вам оставаться организованным и эффективно управлять проектами.

Что такое шаблоны Excel для управления проектами?

Шаблоны Excel для управления проектами — это электронные таблицы, которые могут помочь руководителям проектов собирать данные и разрабатывать стратегии для успешного выполнения проекта. Excel, часть пакета Microsoft Office, — это популярное программное обеспечение для работы с электронными таблицами, которое позволяет пользователям упорядочивать данные и информацию с помощью строк и столбцов. Его функции включают формулы для выполнения расчетов и графические инструменты для отображения данных в виде диаграмм и графиков. Microsoft Excel предлагает несколько бесплатных шаблонов управления проектами как часть программного обеспечения. Руководители проектов могут найти дополнительные шаблоны Excel, выполнив поиск этих ресурсов в Интернете, или они могут создать свои собственные настраиваемые шаблоны для нужд своего проекта.

9 типов шаблонов Excel для управления проектами

Вы можете использовать шаблоны Excel для различных задач, таких как планирование ресурсов, анализ рисков, определение вех и бюджетирование затрат по проекту. Вот девять полезных шаблонов Excel для управления проектами, которые вы можете использовать для своего следующего проекта:

1. Шаблон отчета о состоянии

Этот шаблон Excel предоставляет обзор хода выполнения проекта. Он включает отдельные разделы для задач и рисков. В разделе задач в шаблоне есть столбцы для названия задачи, ее статуса, ожидаемой даты выполнения и владельца задачи. В разделе рисков есть столбцы для названия риска, действий по минимизации риска и имени члена команды, ответственного за решение проблемы.

Этот шаблон может помочь вам следить за ходом работы вашей команды, чтобы гарантировать выполнение проекта в соответствии с графиком. Вы также можете использовать этот шаблон для выявления, анализа и устранения потенциальных рисков проекта, таких как задержка материалов. Многие менеджеры проектов используют эти отчеты, чтобы общаться с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы предоставлять обновленную информацию о статусе проекта.

2. Шаблон бюджета проекта

Этот шаблон позволяет отслеживать расходы, связанные с проектом, такие как материалы и рабочая сила. В этом шаблоне есть столбцы для задач, часы и стоимость труда для выполнения каждой задачи, а также стоимость материалов, необходимых для задачи. Он также включает столбцы для различных расходов, таких как поездки и оборудование. В последнем столбце формула Excel вычисляет баланс каждой задачи на основе ее прогнозируемой стоимости. Он окрашивает эти балансы в красный и зеленый цвета, чтобы показать вам, стоит ли задача больше или меньше, чем ожидалось.

Шаблон бюджета проекта может помочь вам отслеживать бюджет на протяжении всего жизненного цикла проекта. Используя этот шаблон, вы можете рассчитать стоимость каждой задачи и проанализировать предполагаемую и фактическую стоимость этих задач. Это может помочь вам определить области, в которых вы можете скорректировать финансирование, чтобы удержать проект в рамках предполагаемого бюджета.

3. Шаблон временной шкалы проекта

Шаблон временной шкалы проекта может помочь вам выполнять проекты по расписанию в соответствии с предполагаемой временной шкалой проекта. В этом шаблоне есть столбцы для задач и подзадач, член команды, ответственный за каждую задачу, и состояние задач, например завершено или выполняется. Он также включает столбцы для даты начала задачи, даты окончания и продолжительности задачи в днях. Этот шаблон может быть полезен для отслеживания хода выполнения различных задач в рамках проекта. Вы также можете использовать этот шаблон, чтобы сообщать членам команды об их ходе выполнения конкретных задач.

4. Шаблон риска проекта

Шаблон риска проекта в Excel помогает определить потенциальные проблемы проекта и разработать способы минимизации этих рисков. Этот шаблон содержит столбцы для названия и описания проблемы, ее приоритета, лица, назначенного для устранения риска, и его статуса, который может быть открытым или закрытым. Эта таблица может помочь вам определить потенциальные риски до того, как они возникнут, чтобы вы могли выполнять проект в соответствии с графиком и бюджетом. Вы также можете использовать этот шаблон для классификации рисков на основе их приоритета, например высокого или низкого, чтобы помочь вам решить, какие проблемы требуют немедленного внимания или ресурсов.

5. Шаблон проекта диаграммы Ганта

Этот шаблон поможет вам визуализировать расписание проекта. Шаблон проекта диаграммы Ганта включает столбцы с названием задачи, датой начала и окончания, а также продолжительностью каждой задачи в днях. Хотя есть способы создать диаграмму Ганта в Excel, вы также можете поискать в Интернете инструменты, которые помогут вам разработать этот шаблон. Многие из этих инструментов интегрируются с другим программным обеспечением для управления проектами, чтобы предоставлять обновления в реальном времени во время проекта.

Вы можете использовать шаблон проекта диаграммы Ганта, чтобы назначать и планировать задачи для членов команды. Это может помочь вам просмотреть временную шкалу, чтобы сохранить проект в нужном русле. Вы также можете использовать этот шаблон для определения зависимостей, то есть задач, которые команда может выполнить, только завершив предыдущую задачу первой. Эта функция может помочь вам эффективно планировать проекты.

6. Шаблон элемента действия

Этот шаблон может помочь вам разработать стратегию для достижения целей проекта. В шаблоне элемента действия есть столбец для действий или задач, которые необходимо выполнить. Другие столбцы обозначают приоритет каждого элемента и члена команды, назначенного для выполнения задачи. Вы также можете добавить столбцы для даты начала, срока выполнения и текущего состояния элементов, например завершено. Этот шаблон может быть полезен для определения приоритетов различных задач в проекте. Вы также можете использовать шаблон действий для назначения задач, проверки состояния действий и ведения графика проекта.

7. Шаблон трекера проекта

Этот шаблон Excel может помочь вам отслеживать ход проекта, чтобы убедиться, что он завершен в соответствии с графиком. Шаблон трекера проекта включает столбцы для имен и описаний задач, зависимых задач, даты начала и окончания задач и текущего состояния. В нем также есть столбец для заметок о каждой задаче, таких как потенциальные риски или изменения в задаче. Многие менеджеры проектов используют этот шаблон в качестве списка дел, чтобы планировать и назначать задачи. Вы также можете использовать эту электронную таблицу для оценки прогресса членов команды в выполнении различных задач, чтобы оценить их эффективность в проекте.

8. Шаблон расписания проекта

Этот шаблон может помочь членам команды отслеживать работу, которую они выполняют над различными задачами в рамках проекта. В шаблоне есть столбцы для задачи члена команды, даты и времени начала и завершения задачи. Он также включает столбцы для отпуска, праздников и сверхурочной работы, чтобы рассчитать общее время, которое член команды тратит на свои задачи проекта. Вы можете использовать этот шаблон для отслеживания прогресса каждого члена команды в выполнении своих задач. Эта таблица также может быть полезна для определения того, как распределять ресурсы, чтобы каждый член команды мог успешно выполнять свои задачи.

9. Шаблон панели управления проекта

Шаблон панели мониторинга проекта может помочь вам визуализировать статус проекта. Вы можете использовать этот шаблон для создания графиков, чтобы увидеть статус задач проекта, сравнить фактический и прогнозируемый бюджет, управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды и просматривать общий график проекта. Полезно интегрировать этот шаблон с другим программным обеспечением для управления проектами, чтобы помочь вам создать панель мониторинга, показывающую прогресс команды в проекте. Вы можете использовать этот шаблон в качестве высокоуровневого инструмента для мониторинга проекта и обмена прогрессом с ключевыми заинтересованными сторонами и другими членами команды.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.