9 лучших практик для отправки профессионального электронного письма ночью

Электронная почта стала удобным способом оставаться на связи с коллегами, клиентами и сотрудниками. Поскольку отправлять электронные письма можно удаленно, многие люди находят причины отправлять рабочие электронные письма в нерабочее время, даже ночью. Изучение того, как продолжить отправку поздних электронных писем, может помочь вам отправлять вежливые ночные электронные письма, которые ясны и достигают своих целей. В этой статье мы обсудим некоторые причины отправки электронной почты ночью и перечислим девять рекомендаций, которым следует следовать при отправке сообщений в нерабочее время.

Причины отправки письма ночью

Люди могут предпочесть отправить электронное письмо ночью, а не на следующий день, если они считают, что их получатель может получить наибольшую ценность от его получения в этот день. Например, если возникает кризис, такой как неотложная медицинская помощь в семье, кто-то может отправить электронное письмо своему менеджеру, чтобы сообщить ему, что он не сможет прийти на работу на следующий день. Кто-то также может отправить электронное письмо вечером, если он хочет сообщить что-то важное своим коллегам или руководителю и боится забыть сделать это на следующий день или пытается уложиться в срок.

Поскольку все больше людей работают из дома и совмещают уход за детьми и другие обязанности, им может быть сложно ответить на электронное письмо в обычное рабочее время. Вместо этого они могут писать по электронной почте ночью, когда у них больше свободного времени. Сотрудники также все чаще работают по гибкому графику, помимо обычного рабочего дня с девяти до пяти. При работе с другими пользователями, находящимися в разных часовых поясах, вы можете отправлять сообщения ночью, когда это их обычное рабочее время и время, когда они, скорее всего, увидят ваше сообщение.

9 лучших практик для отправки рабочей электронной почты ночью

Ниже приведены некоторые из лучших практик для отправки электронных писем ночью:

1. Уточните, когда вам нужен ответ

Если вы отправляете электронное письмо другим ночью, сообщите им заранее, нужен ли вам ответ от них прямо сейчас. Это дает им понять, могут ли они подождать до следующего дня, чтобы открыть ваши электронные письма. Рассмотрите возможность включения в строку темы примечания о том, когда следует отвечать, например СРОЧНО!, для электронного письма, требующего немедленного ответа.

2. Отправить запланированное электронное письмо

Еще один способ отправить электронное письмо ночью — отложить доставку электронной почты, запланировав ее на более позднее время. Это позволяет вам набирать сообщение, пока у вас есть время, но отправлять электронную почту в то время, которое вы выбрали. Например, если торговый представитель хочет отправить свое предложение о продаже потенциальному клиенту, он может составить свое электронное письмо ночью, а затем запланировать его отправку на 8 утра следующего дня.

3. Учитывайте часовой пояс получателя

При отправке электронного письма ночью полезно учитывать часовой пояс получателя. Хотя ваше обычное рабочее время, возможно, только что закончилось, это может быть посреди ночи там, где живет ваш получатель. Чтобы рассчитать часовой пояс вашего адресата, вы можете использовать приложение часов на своем мобильном телефоне или посмотреть его в Интернете.

4. Помните о получателе

Учитывайте получателя при составлении электронного письма ночью. Некоторым людям может быть тяжело получать электронные письма в нерабочее время, в то время как другие могут относиться к ним более терпимо. Если возможно, уточните ожидания у получателя, чтобы узнать, в какое время он предпочитает получать электронные письма и когда обычно проверяет свой почтовый ящик.

5. Установите четкие требования к электронной почте

Установите четкие ожидания относительно ответа, чтобы ваш получатель не остался неуверенным в своих потребностях. Это полезно делать при работе над проектами с коллегами, которым вы планируете часто переписываться по электронной почте. Например, вы можете отправить сообщение, в котором говорится: «Я понимаю, что отправляю этот завершенный черновик в 3 часа ночи по вашему времени». Я полностью понимаю, если у вас нет времени поработать над этим до обычного рабочего дня. Я не буду ждать немедленного ответа.

6. Найдите альтернативные способы связи

Поскольку другие люди могут не часто проверять свою электронную почту, используйте электронную почту только в тех случаях, когда не требуется срочный ответ. Полезно разработать альтернативные формы общения, такие как телефонные звонки или групповые чаты, которые обеспечивают более немедленный ответ. Зарезервируйте эти другие формы связи для высокоприоритетных тем и чрезвычайных ситуаций.

7. Введите компьютерный комендантский час

Если вы знаете, что можете быть менее продуктивны ночью и с большей вероятностью отправлять электронные письма с опечатками, подумайте о том, чтобы установить для себя комендантский час. Это может быть полезно для создания баланса между работой и личной жизнью. Сообщите членам вашей команды или клиентам, в какое время они могут связаться с вами, чтобы они знали, когда вас нет рядом с компьютером.

8. Набросайте письмо на следующий день

У вас могут быть моменты, когда вы хотите написать сообщение ночью, пока информация в вашем уме. В такие моменты может быть полезно создать черновик для отправки на следующий день. Затем вы можете просмотреть свое сообщение с новой точки зрения и посмотреть, есть ли что-то, что вам нужно добавить в свое электронное письмо. Утром вы также можете быть более внимательны к любым орфографическим или грамматическим ошибкам. Ожидание отправки черновика может помочь вам решить, стоит ли отправлять ваше сообщение или оно больше не актуально.

9. Попросите отзыв у надежного консультанта

Решая, отправлять ли электронное письмо ночью, подумайте о том, чтобы запросить отзыв у доверенного консультанта, например, у соседа по комнате или коллеги. Это может дать вам еще одно мнение, которое поможет проверить, отправлять ли ваше сообщение в поздние часы. Если у них есть опыт отправки электронной почты вашему получателю, они могут дать совет о том, когда получатель предпочитает получать электронные письма.