8 офисных расходов и почему важно их отслеживать

Одной из основных целей многих предприятий является обеспечение того, чтобы их расходы были меньше, чем их доходы, чтобы получить прибыль. Расходы на офис, которые отделены от канцелярских принадлежностей, являются одним из видов расходов, которые обычно отслеживают компании. Изучение различных видов офисных расходов может помочь вам составить более определенный бюджет и подать налоговую декларацию. В этой статье мы объясним, что такое канцелярские расходы и чем они отличаются от канцелярских товаров, а затем перечислим восемь типов расходов, которые вам, возможно, придется отслеживать.

Что такое офисные расходы?

Офисные расходы, также иногда называемые операционными расходами офиса, относятся к стоимости владения или аренды офиса. Это включает в себя такие вещи, как:

• Услуги по уборке

• Офисные утилиты

• Услуги хостинга веб-сайтов

• Компьютеры

• Стационарные или мобильные телефоны

Сотрудники, как правило, не могут использовать предметы, указанные как офисные расходы, в личных целях. Например, компания может не разрешать сотрудникам использовать офисный принтер для копирования личных документов. Это помогает предприятиям отслеживать расходы для целей налогообложения.

Важность отслеживания офисных расходов

Отслеживание офисных расходов может быть важно по следующим причинам:

• Понимание налоговых обязательств: когда вы подаете налоговую декларацию, вы можете вычесть определенные канцелярские расходы. Крайне важно вести точный учет ваших расходов, чтобы представить их вместе с вашими налогами, чтобы гарантировать, что вы получите правильные вычеты.

• Отслеживайте прибыльность бизнеса. Отслеживание расходов на офис может помочь вам рассчитать прибыльность вашего бизнеса. Чтобы полностью понять, сколько вы зарабатываете в год, важно учитывать такие расходы, как мебель или транспортные средства.

• Рассчитайте операционные расходы: понимание того, сколько вы тратите на операционные расходы, включая расходы на офис, может помочь вам оценить свой бизнес-бюджет и вести четкие бухгалтерские записи.

• Помогите рассчитать особые ситуации: если вы работаете из дома, вам может быть полезно отслеживать расходы на офис отдельно от личных расходов. Это гарантирует, что вы сможете правильно подать налоговую декларацию.

Разница между расходами на офис и канцелярскими принадлежностями

Хотя некоторые могут использовать эти слова взаимозаменяемо, офисные расходы и расходные материалы отличаются. Вот несколько основных отличий, которые помогут вам вести четкие записи:

Предметы

Одним из основных различий между расходами на офис и расходными материалами является тип статьи. Офисные расходы — это нематериальные или дорогостоящие статьи, такие как мебель или годовая подписка на программное обеспечение. Канцелярские товары обычно представляют собой недорогие товары, такие как бумага, письменные принадлежности и принадлежности для комнаты отдыха.

Амортизация

Расходы на офис обычно обходятся дороже, чем расходные материалы. При подаче налогов можно списать амортизацию канцелярских расходов, чего нельзя сделать с канцелярскими товарами. Амортизация относится к стандартному снижению стоимости продукта с течением времени. Например, стоимость компьютера со временем снижается по мере того, как его использует сотрудник. Кроме того, когда производитель компьютера выпускает новую версию, более старые версии стоят меньше.

Вычеты

Самая большая разница между расходами на офис и расходными материалами заключается в том, как вы указываете их при подаче налогов на бизнес. Офисные расходы носят долгосрочный характер, тогда как расходные материалы краткосрочны и требуют более частой замены. Это означает, что вы обычно можете списать больше налогов на офисные расходы, чем на расходные материалы. Предприятия обычно тратят больше на офисные расходы, что делает разницу в налоговых обязательствах важной.

8 видов офисных расходов

Существует несколько важных видов офисных расходов, в том числе:

1. Заработная плата

Заработная плата и льготы сотрудников иногда являются самыми большими расходами, которые оплачивает бизнес. Это может включать что угодно, например, заработную плату, почасовую оплату, комиссионные или пенсионные отчисления. Сюда же входят затраты на найм и обучение.

2. Аренда

Арендная плата или ипотечные платежи за рабочее место также относятся к офисным расходам. Эти расходы могут также включать ремонт или модернизацию здания. Если вы работаете или ведете бизнес из дома, вы можете вычесть часть арендной платы или ипотеки при подаче налогов.

3. Утилиты

Коммунальные услуги, такие как вода, электричество и тепло, являются обычными офисными расходами. Вы также можете добавить телефоны, в том числе стационарные и сотовые, в свои утилиты. Помимо стоимости коммунальных услуг, офисные расходы могут также включать ремонт телефона или страховку.

4. Офисные услуги

Любые услуги по техническому обслуживанию или уборке, которыми пользуются предприятия, считаются офисными расходами. Техническое обслуживание и очистка могут включать в себя:

• ремонт оргтехники

• Проверка блоков HVAC или другого крупного оборудования

• Ежедневная или еженедельная уборка офиса

• Глубокая чистка ковров и мягкой мебели

• Мойка окон

5. Компьютер или программное обеспечение

Настольные компьютеры, ноутбуки, программы и программное обеспечение считаются офисными расходами. В эту категорию также попадают любые серверы или облачные сервисы, такие как совместное онлайн-хранилище документов. Если вы вообще используете компьютер или программное обеспечение в личных целях, важно вести учет этого использования, чтобы вы могли правильно подать налоговую декларацию.

6. Страхование

Любая страховка, связанная с офисом, например, имущество, ответственность, здоровье и транспортное средство, является расходами. Если у вас есть домашний офис, вы также можете вычесть часть страховки вашего домовладельца или арендатора в качестве расходов. Даже если вы работаете не по найму, вы можете вычесть стоимость самофинансируемой страховки.

7. Мебель

Офисная мебель — это основное средство, которое обычно стоит дороже, чем обычные офисные принадлежности. Чтобы иметь право на налоговые вычеты, предметы мебели обычно представляют собой материальные и необходимые предметы, которые служат как минимум год. Офисная мебель может включать такие предметы, как письменные столы, столы для совещаний или офисное оборудование.

8. Транспортные средства

В зависимости от потребностей вашего бизнеса и если вы используете автомобиль в личных целях, вы можете включить его в состав коммерческих расходов. Если у вас есть служебные автомобили, вы также можете включить другие расходы, такие как техническое обслуживание, ремонт или регистрационные сборы. Вы также можете включить пробег, который вы проезжаете по работе, в свои офисные расходы.