8 лучших практик управления ресурсами (с часто задаваемыми вопросами)
Управление ресурсами включает в себя процедуры и стандарты, которые используют ресурсы, которыми в настоящее время располагает компания. Это снижает вероятность того, что компаниям придется приобретать дополнительные ресурсы, что может сэкономить деньги и привести к более эффективным бизнес-операциям. Если ваше рабочее место хочет оптимизировать свои существующие ресурсы, вам может быть полезно узнать о передовых методах управления ресурсами. В этой статье мы обсудим, что такое управление ресурсами, объясним, в чем заключаются его преимущества, и предоставим список рекомендаций, которые следует учитывать.
Что такое управление ресурсами?
Управление ресурсами — это практика координации и распределения ресурсов, чтобы компания могла получить как можно больше материалов и поддержки из своих текущих ресурсов. Компании могут оптимизировать свою эффективность, используя управление ресурсами, поскольку они могут получать больше преимуществ и большее количество материалов из своих существующих ресурсов без необходимости покупать дополнительные ресурсы.
Преимущества управления ресурсами
Вот некоторые преимущества, с которыми компании могут столкнуться, практикуя управление ресурсами:
Поощряет сотрудничество: многие методы управления ресурсами поощряют сотрудничество между сотрудниками, поскольку это позволяет им работать вместе, чтобы расширять ресурсы и эффективно выполнять операции.
Обеспечивает финансовую безопасность: когда компании используют управление ресурсами, они могут иметь лучшую финансовую безопасность, поскольку они могут понять свои финансы и определить методы, которые помогут им использовать свои ресурсы полностью и эффективно, вместо того, чтобы тратить деньги на покупку дополнительных ресурсов.
Повышает прозрачность: управление ресурсами повышает прозрачность между руководством и сотрудниками, предоставляя персоналу информацию о распределении ресурсов.
Лучшие практики управления ресурсами
Вот восемь лучших практик, которые компании используют при управлении своими ресурсами, чтобы поддерживать эффективность своих операций:
1. Сосредоточьтесь на ресурсах, которые нужны вашему рабочему месту
Важно определить ресурсы, которых не хватает на вашем рабочем месте, и определить лучшие способы их увеличения. Планируйте бизнес-операции компании с учетом доступности ресурсов, чтобы вы могли максимально эффективно использовать ресурсы, когда они доступны. Например, если на вашем рабочем месте мало сотрудников, обойдите существующее расписание сотрудников и завершите наиболее важные проекты, пока большая часть персонала доступна для работы. Делая это, вы можете поддерживать стабильный рабочий процесс и гарантировать, что операции поддерживаются в надлежащем темпе, а не замедляются из-за ограничений ресурсов.
2. Общайтесь с персоналом
Коммуникация является важной частью управления ресурсами, поэтому все сотрудники компании понимают распределение ресурсов. Когда ресурсов не хватает, обязательно сообщите сотрудникам об ожиданиях компании и предоставьте информацию о планах управления ресурсами. Руководство может проводить собрания, поощряющие сотрудников к участию, на которых они могут обсудить потребности или идеи по управлению ресурсами.
3. Выполните оценку ресурсов
Для эффективного распределения материалов важно иметь точную оценку ресурсов компании. Поговорите со специалистами в каждом отделе, чтобы лучше понять их ресурсы, а затем просмотрите инвентарь, персонал и бюджет вашего рабочего места, чтобы получить точный прогноз. Когда у вас будет лучшее представление об активах и материалах вашего рабочего места, вы можете приступить к созданию плана распределения. Подумайте о том, чтобы финансовый специалист или менеджер по ресурсам просмотрел оценки ресурсов, чтобы проверить их точность.
4. Перемещайте сотрудников в разные отделы
Может быть полезно перемещать сотрудников в разные отделы в зависимости от потребностей отдела в персонале и доступности персонала. Во-первых, обязательно проведите надлежащее обучение сотрудников перед переходом из одного отдела в другой. Делая это, вы можете устранить необходимость нанимать дополнительных сотрудников для заполнения отдела и вместо этого использовать ресурсы, которые уже есть в вашей компании. Этот метод также может способствовать сотрудничеству между сотрудниками и расширять их опыт и навыки.
5. Сотрудничайте для решения проблем
Обычно проблемы возникают, когда на рабочем месте не хватает ресурсов. При возникновении проблем сотрудничайте со своей командой, чтобы найти решения. Сотрудничая с персоналом, вы можете реализовать широкий спектр идей и привлечь сотрудников всех уровней. Расставляйте приоритеты проблем в соответствии с их серьезностью. Например, если компания потеряла все финансовые ресурсы, она может отдать приоритет этой проблеме над любыми другими более мелкими проблемами.
6. Предоставьте сотрудникам документы о распределении
Рассмотрите возможность предоставления сотрудникам еженедельных обновлений, содержащих сведения о ресурсах компании, для повышения прозрачности и коммуникации. Предоставьте сотрудникам документ, содержащий подробные сведения о распределении ресурсов. Укажите имена ресурсов и подробно о плане сохранения и распределения каждого ресурса. Вы также можете включить информацию о том, как распределение ресурсов может повлиять на отделы.
7. Избегайте многозадачности
При многозадачности вы можете использовать больше ресурсов, чем нужно проекту. Важно, чтобы вы использовали только необходимые ресурсы и старались ограничить трату ресурсов впустую. Многозадачность также может снизить производительность, поскольку выполнение проекта может занять больше времени. Например, если вы работаете над двумя проектами одновременно, вам может потребоваться больше времени для завершения каждого проекта, поэтому вы можете использовать больше ресурсов. Вместо этого попробуйте повысить производительность и сэкономить ресурсы, сосредоточившись на одной задаче или проекте за раз.
8. Подумайте о найме менеджера по ресурсам
Для вашего рабочего места может быть полезно нанять менеджера по ресурсам, целью которого является создание плана для каждого отдела по эффективному использованию своих ресурсов. Менеджеры по ресурсам могут посвятить свое время изучению распределения ресурсов и принятию решений по оптимизации материалов и поддержки компании. Компании могут продвигать сотрудника в своей компании, чтобы он стал менеджером ресурсов, поскольку этот сотрудник, вероятно, не понаслышке знает о материалах и ресурсах компании. Они также могут нанять менеджера по ресурсам извне, который имеет большой опыт в распределении ресурсов и управлении ими.
Часто задаваемые вопросы об управлении ресурсами
Вот некоторые часто задаваемые вопросы об управлении ресурсами:
Каковы некоторые примеры ресурсов, которыми управляют компании?
Конкретные ресурсы, которыми управляют компании, различаются в зависимости от отрасли, в которой работает компания. Например, строительные компании могут управлять количеством имеющихся у них строительных материалов, таких как пиломатериалы и сталь. Вот некоторые общие ресурсы, которыми организации часто управляют во многих отраслях:
Финансы
Кадровое обеспечение
Оборудование
Технологии
Инвентарь
Природные ресурсы
Какие компании используют управление ресурсами?
Хотя любая компания может использовать управление ресурсами, чтобы лучше понять распределение своих ресурсов и финансов, чаще всего его используют предприятия с более низкой прибылью. Это связано с тем, что управление ресурсами позволяет предприятиям поддерживать себя и экономить деньги, используя только те ресурсы, которые у них есть в настоящее время. Предприятия с более высокой прибылью могут не использовать управление ресурсами, поскольку они могут позволить себе покупать больше ресурсов и развивать свой бизнес. Например, начинающий бизнес, который не приносит высокой прибыли, может использовать управление ресурсами, если они не могут приобрести дополнительные ресурсы.
Что такое программное обеспечение для планирования ресурсов?
Программное обеспечение для планирования ресурсов распределяет ресурсы компании на основе информации, которую они вводят в систему. Вы можете ввести информацию о ресурсах вашего рабочего места, например, количество сотрудников, которые у вас есть, и объем капитала, который генерирует ваше рабочее место. Существует несколько различных типов программного обеспечения для планирования ресурсов. Вы можете решить, какое программное обеспечение использовать, в зависимости от потребностей вашей компании в ресурсах. Вот различные типы программного обеспечения для управления ресурсами:
Программное обеспечение для планирования проектов: создает расписание для конкретных проектов в соответствии с кадровыми потребностями вашего рабочего места. Предприятия могут использовать это программное обеспечение при нехватке персонала или ресурсов проекта.
Программное обеспечение для планирования ресурсов. Это программное обеспечение позволяет планировать использование ресурсов вашего рабочего места в соответствии со строгим графиком. Например, вы можете запланировать использование определенного оборудования в определенные дни недели, что может сэкономить ваши деньги и поддерживать оборудование в хорошем состоянии.
Программное обеспечение для управления маркетинговыми ресурсами. Это программное обеспечение позволяет отслеживать маркетинговые ресурсы вашего рабочего места, такие как маркетинговый бюджет и материалы для взаимодействия с клиентами.
Программное обеспечение для управления ресурсами с открытым исходным кодом: это программное обеспечение, которое обеспечивает повышенную гибкость ваших ресурсов, что лучше всего подходит для компании, которая имеет больше возможностей для распределения ресурсов внутри своей компании.
Программное обеспечение для управления проектами: это программное обеспечение может помочь вам лучше оценить расходы и материалы проекта, что позволит вам внести коррективы, чтобы лучше соответствовать имеющимся ресурсам вашего рабочего места.