8 физических барьеров для общения и как их преодолеть

2 апреля 2022 г.

Эффективное общение на рабочем месте может помочь компании достичь своих целей. Существуют физические барьеры, которые могут повлиять на взаимодействие сотрудников друг с другом, но их можно выявить и устранить. Изучение естественных и искусственных препятствий для общения может помочь вам предотвратить недопонимание между вашими товарищами по команде и обеспечить успешное взаимодействие, которое повысит производительность сотрудников. В этой статье мы обсудим определение физических барьеров для общения, перечислим восемь примеров и объясним, как их преодолеть в рабочей среде.

Что такое физические барьеры для общения?

Физические барьеры на пути к общению — это факторы, мешающие разговору. Они могут материализоваться из естественной среды или быть продуктом творения человека. Элементы могут помешать отправителю доставить сообщение получателю или привести к тому, что получатель неправильно интерпретирует сообщение. На рабочем месте физические барьеры могут повлиять на эффективность общения между коллегами. Их также легко идентифицировать, что может помочь сотрудникам уменьшить влияние барьеров, отправить четкие сообщения своим коллегам и изучить сообщения в правильном контексте.

8 физических барьеров для общения

Вот восемь примеров физических барьеров для общения, которые могут проявляться на рабочем месте:

1. Шум

Шум — это звук или неисправность, которые прерывают отправку и прием сообщений во время разговора. Это может повлиять на то, как контекст звучит для слушателя, что может повлиять на его интерпретацию. Например, когда два сотрудника разговаривают за чашкой кофе в офисе, громкость строительных работ снаружи может привести к тому, что один сотрудник неправильно расслышат словесное общение своего коллеги. Шум также может препятствовать работе техники. Если гул неисправного компьютера продолжается во время конференц-связи, то профессионалы могут не понять друг друга.

Письменное общение может столкнуться с шумом как препятствием. Слово с ошибкой или отсутствие подробностей в электронном письме или документе может вызвать недопонимание среди читателей. Профессионалы могут стремиться минимизировать шум, разговаривая в тихой обстановке при личной встрече. Они могут проявлять терпение, повторяя объяснения, чтобы их коллеги услышали и поняли правильный контекст. Сотрудники могут остановить технологический шум, устранив источник неисправности. Они также могут уменьшить шум в письменных беседах, составляя безошибочные сообщения, отвечающие интересам читателя и содержащие только важные детали.

2. Искажение сообщения

Искажение сообщения происходит, когда получатель придает сообщению другое значение, чем предполагал отправитель. Это может происходить на всех этапах коммуникативного процесса. Когда отправитель создает сообщение, он может упустить важную деталь, которая требует от получателя запроса разъяснений. Канал, по которому передается сообщение, может выйти из строя, в результате чего контекст разговора будет выглядеть для получателя иначе, чем в исходном формате. Когда получатель изучает сообщение, он может неправильно понять слова и сделать неверный вывод.

Отправители могут исправить искажение сообщения, прочитав свои сообщения, прежде чем передать их другой стороне. Например, сотрудник может убедиться, что его слова передают срочность рабочей ситуации или имеют правильный тон для установления позитивных отношений с клиентом. Они могут выбрать правильный носитель для передачи сообщения, что может снизить количество шумовых помех. Получатели могут внимательно просмотреть свои сообщения, чтобы убедиться, что у них есть вся информация, и они могут запросить разъяснения, прежде чем разрабатывать интерпретацию.

3. Архитектура

Планировка физической рабочей среды может повлиять на то, насколько хорошо сотрудники общаются между собой. Примеры препятствий включают расстояние между офисами, отсутствие конференц-зала или комнаты отдыха и закрытые двери рабочего места менеджера. Например, если специалисты отдела маркетинга хотят сотрудничать с отделом продаж в рамках кампании, но их подразделение находится на другом конце здания. Они используют электронную почту и телефонные звонки, чтобы компенсировать расстояние, но зависимость от технологий позволяет формировать другие коммуникационные барьеры. Сотрудники могут не так часто взаимодействовать, потому что архитектура рабочего места недоступна.

При строительстве офиса профессионалы могут учитывать, насколько их работа требует от них общения с товарищами по команде, а также организовывать столы и канцелярские принадлежности, чтобы упростить общение. Например, компания может внедрить политику открытых дверей, которая позволяет сотрудникам начального уровня заходить в офисы своих руководителей, когда у них возникают вопросы. Сотрудники также могут построить открытую планировку этажа, которая позволит им сотрудничать друг с другом лицом к лицу без стен и дверей, блокирующих доступ. Доступная архитектура может уменьшить шум и упростить отправку и получение важных сообщений.

4. Технические трудности

Технические трудности — это сбои в инструментах, которые сотрудники используют для взаимодействия друг с другом. Например, если интернет-соединение во время виртуального видеозвонка прерывается, расшифровать звук может быть сложно, а четкость видео на экране может снизиться. Профессионалы могут быть не в состоянии понять, что говорят другие стороны. Другим примером является сбой в программе, которую отдел использует для отправки мгновенных групповых сообщений, что приводит к задержке получения сообщения и вызывает сдвиги в рабочем процессе компании.

Сотрудники могут решить технические проблемы, выполнив техническое обслуживание своих средств связи. Например, они могут проверить производительность аудио и видео перед входом в конференц-связь и устранить неполадки программного обеспечения, прежде чем вступать в важные разговоры в Интернете. Они также могут подготовиться к использованию альтернативных способов отправки сообщений, не вызывающих технических проблем. При разговоре с коллегами может быть важно выбрать среду с наименьшим количеством шума.

5. Время

Время может повлиять на оперативность и ясность общения. Может быть сложно передать срочность рабочей ситуации, когда получатель читает и интерпретирует сообщение позже, чем предполагал отправитель. Временные барьеры могут возникать, когда сотрудники работают в разных часовых поясах. Например, менеджер, работающий на западном побережье, планирует телефонную конференцию, но его коллега, работающий на восточном побережье, неверно истолковывает повестку дня, потому что не перевел время в свое местоположение.

С этой проблемой также могут столкнуться сотрудники, которые взаимодействуют с коллегами, проживающими в разных странах. Они могут стремиться найти подходящий момент для разговора со всеми. Чтобы преодолеть временные конфликты, профессионалы могут включить несколько копий маршрута, который включает точное событие, указанное в нескольких часовых поясах. Они также могут установить постоянный график, который позволяет коллегам взаимодействовать друг с другом, независимо от того, где они работают. Другой способ, который может быть полезен, — рассмотреть возможность записи разговоров и отправки их недоступным сторонам, что может гарантировать, что они понимают контекст сообщения.

6. Расстояние

Расстояние между коллегами может повлиять на ход общения. С этой проблемой могут столкнуться сотрудники, которые работают удаленно. Они могут работать не в том же физическом пространстве, что и члены их команды, поэтому многие из их взаимодействий происходят по телефону или в виртуальных средах, таких как электронная почта и программы мгновенного чата. Поскольку они не могут видеть язык тела и выражение лица своих партнеров, им может быть сложно понять сообщения.

Использование программ для видеозвонков может свести к минимуму влияние расстояния. Профессионалы могут включить веб-камеру на своих компьютерах или камеры на своих смартфонах, чтобы отображать их лица, когда они общаются со своими коллегами виртуально. Они также могут видеть лица своих коллег, что может служить альтернативой личному общению. Посещение частых видеочатов может помочь укрепить дух товарищества между удаленными сотрудниками. Они также могут попросить внести ясность после того, как прослушают сообщения, и использовать письменное общение для подтверждения деталей устных разговоров.

7. Избыток информации

Слишком много информации в одном разговоре может привести к неправильному пониманию контекста получателем. Когда отправитель доставляет сразу несколько сообщений, получатель может сосредоточиться на одной части, не уделяя достаточного внимания другим частям. Они могут упускать важные детали или нуждаться в разъяснении того, что имел в виду отправитель, что может затянуть разговор и время, необходимое для достижения решения. Например, если руководитель рассылает письма о подготовке к особому мероприятию подряд, сотрудник может ответить на два сообщения, а остальные пропадут во входящих.

Чтобы избежать избытка информации, профессионалы могут определить части сообщения, которые наиболее важны для их коллеги. После начала разговора они могут убедиться, что их коллега понимает предыдущее обсуждение, прежде чем переходить к новой теме. Они также могут стремиться к тому, чтобы их сообщения были конкретными и краткими, что может предотвратить поток ненужных деталей, которые могут отвлечь сотрудника от основного сообщения. Например, менеджер может создать контрольный список, который позволяет сотруднику выполнять задачи через определенные промежутки времени, чтобы он не чувствовал себя перегруженным.

8. Окружающая среда

Окружающая среда является примером физического барьера для естественного общения. Звуки ненастной погоды могут повлиять на разговор, независимо от того, общаются ли сотрудники лично или в виртуальном пространстве. Например, в офисе гром от непрекращающегося ливня может быть достаточно сильным, чтобы заглушить словесное общение, происходящее в помещении. Непрекращающийся дождь также может вызвать перебои в подаче электроэнергии, что может нарушить подключение к Интернету, необходимое для отправки и получения электронной почты или отправки сообщений в Интернете. Сотрудникам может потребоваться сигнал, чтобы связаться с коллегой по телефону, что может быть затруднительно, поскольку сильный ветер влияет на вышки сотовой связи.

Другие типы погоды, такие как палящая жара и лютый холод, могут повлиять на безопасность рабочей среды. Профессионалы также могут подготовиться к последствиям стихийных бедствий, которые происходят в определенное время года. Хотя естественные факторы могут быть вне контроля работодателей, работники могут планировать контакты друг с другом, если их обычные методы недоступны. Они могут отправлять срочные сообщения членам своей команды, когда чувствуют ненастную погоду, что может перенести важные рабочие разговоры на потом. Они также могут разработать систему экстренного реагирования, которая общается с сотрудниками.