7 вопросов и ответов для собеседования с секретарем, которые помогут вам подготовиться
Администратор обычно работает на стойке регистрации организации и является первой точкой контакта между клиентами и сотрудниками компании. Если вы готовитесь к собеседованию на эту должность, интервьюер может задать вам множество вопросов, чтобы получить представление о вашем опыте, навыках и эффективности.
Предварительно подготовившись, вы сможете попрактиковаться в ответах на некоторые распространенные вопросы интервью, чтобы быть готовыми продемонстрировать свои навыки и опыт в качестве администратора. В этой статье мы рассмотрим некоторые общие и подробные вопросы для секретарей с примерами ответов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию.
Основные вопросы
Следующие вопросы носят общий и широкий характер и обычно являются типами вопросов, которые интервьюеры задают, чтобы лучше узнать вас. Эти вопросы также могут помочь интервьюеру получить представление о вашей личности и о том, как вы впишетесь в корпоративную культуру:
Расскажите мне немного о себе.
Как вы узнали об этой должности?
Что вы знаете о нашей компании?
Что вас интересует в работе здесь?
Какие у тебя сильные стороны?
Что, по вашему мнению, является вашей самой большой слабостью и как вы изменились в этом?
Что мотивирует вас на достижение успеха?
Какую важную личную цель вы поставили перед собой?
Кем вы видите себя через пять-десять лет?
У вас есть вопросы о компании или работе?
Вопросы об опыте и прошлом
По мере прохождения собеседования интервьюер, скорее всего, задаст несколько вопросов, которые дадут ему представление о вашей прошлой работе и образовательном опыте. Вот несколько примеров вопросов о вашей биографии, которые могут возникнуть во время собеседования:
Какой у вас самый высокий уровень образования?
Где вы учились в средней школе или колледже?
Какие аспекты работы администратором вас интересуют?
Как бы вы описали свой опыт обслуживания клиентов?
Что является одним из ваших самых больших профессиональных или академических достижений?
Какие качества вы считаете наиболее важными для успеха в вашей карьере?
Как вы сохраняете мотивацию в своей карьере?
Какие профессиональные цели вы ставите перед собой?
Какие навыки, которые вы приобрели на прошлых должностях, помогут вам преуспеть в этой работе?
Есть ли у вас планы продолжить образование?
Углубленные вопросы
Интервьюер потратит большую часть времени на вопросы о вашем опыте работы, навыках, о том, как вы выполняете свою работу, и на другие вопросы, которые дадут им представление о том, как вы добьетесь успеха в их компании. Вот несколько примеров вопросов для глубинного интервью для администратора, которых вы можете ожидать:
Как давно вы работаете на ресепшн?
Можете ли вы описать свое последнее место работы и рабочую среду?
Как ваши прошлые работодатели или менеджеры описали бы вас?
Как вы расставляете приоритеты в своей работе?
Были ли у вас конфликты с коллегой? Как вы справиться с этим?
Как вы применяете обратную связь от руководителей групп и супервайзеров?
Можете ли вы описать область своей профессиональной жизни, в которой вы улучшили свою слабость?
Какие навыки, по вашему мнению, наиболее важны для эффективной работы секретарем?
Что вы сделаете, чтобы добиться успеха в качестве регистратора в нашей компании?
Как вы развивали свои навыки обслуживания клиентов на протяжении всей своей карьеры?
Вопросы для интервью и примеры ответов
Следующие вопросы для собеседования администратору могут дать вам представление о том, чего ожидать, когда вы придете на собеседование. Используйте примеры ответов, чтобы подготовить свои собственные:
Как вы организуете свои планы и распорядок дня?
Этот вопрос на собеседовании может дать менеджеру по найму представление о том, как вы расставляете приоритеты и управляете плотным графиком и своими рабочими задачами. Подчеркните свои навыки управления временем и организаторские способности, а также способность эффективно расставлять приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Вот пример:
Пример: «Каждое утро, когда я прихожу на работу, я начинаю с просмотра своего календаря и контрольного списка основных задач, таких как ответы на электронные письма, вопросы клиентов и общение с моими менеджерами о моей рабочей нагрузке на день. Если у меня остались задачи с предыдущего дня, Я завершаю их, прежде чем приступить к остальным своим повседневным обязанностям».
Как вы обеспечите положительное первое впечатление у клиентов?
Интервьюер может задать вам вопрос, подобный этому, чтобы оценить, как вы будете приветствовать посетителей их организации, как лично, так и по телефону. Покажите интервьюеру, что радушное обращение с клиентами и соблюдение ценностей компании чрезвычайно важны для вас, приведя примеры того, как вы делали это в прошлом.
Пример: «Я очень верю в приветствие клиентов и посетителей организации. Когда клиент останавливается у стойки регистрации, я сразу же дружелюбно приветствую его и спрашиваю, чем я могу ему помочь. Когда я общаюсь с клиентами по телефону, Я гарантирую, что я ясна и понимаю, что именно ищет клиент. Это помогает строить отношения с клиентами и показывает им, что компания ставит обслуживание клиентов превыше всего».
Каковы были ваши основные обязанности на прошлой должности?
Администраторы обычно берут на себя множество офисных задач, и интервьюер может задать вам этот вопрос, чтобы понять, какую роль администратора вы выполняли и какой у вас опыт. Используйте свой ответ, чтобы привести конкретные примеры ваших основных должностных обязанностей и то, как вы преуспели в их выполнении.
Пример: «Я в первую очередь отвечал за приветствие клиентов как лично, так и по телефону, организацию офисных файлов и поддержание связи между командами, менеджерами и клиентами. Я успешно выполнял свою работу в быстро меняющейся среде, используя отзывы моих менеджеров. , просить о поддержке, когда она мне нужна, и посещать тренинги по повышению квалификации, чтобы улучшить свои технические навыки».
Можете ли вы описать случай, когда вы имели дело с расстроенным клиентом? Как вы справиться с этим?
Интервьюер, скорее всего, задаст вам этот вопрос, чтобы оценить ваши навыки разрешения конфликтов и то, как вы общаетесь и помогаете клиентам, у которых есть негативный опыт. Приведите пример с вашего последнего места работы или, если вам не приходилось разрешать конфликты с клиентами на вашей должности, опишите, как бы вы это сделали.
Пример: «Однажды мне позвонил разгневанный клиент и потребовал, чтобы я перевел его звонок прямо на моего начальника. Я поговорил с клиентом дружелюбно и задал вопросы, чтобы получить больше информации о том, почему он был расстроен. Я объяснил клиенту, что Я хотел бы, чтобы мой менеджер связался с ними, как только это было бы удобно по поводу проблемы, и завершил бы разговор позитивным и оптимистичным общением».
С какими типами компьютерных программ или систем вы знакомы?
Администраторы работают с различными компьютерными программами и выполняют ряд задач, требующих эффективных навыков работы с компьютером. Вы должны привести примеры различных компьютерных программ, которыми вы владеете, а также ваши компьютерные навыки, которые помогут вам преуспеть в качестве администратора.
Пример: «На моей последней должности я отвечал за планирование встреч с помощью наших календарей Microsoft Outlook, и я хорошо разбираюсь в использовании GoCanvas для задач ввода данных и управления контактами клиентов. Иногда я запускаю Microsoft Excel для управления офисными файлами и информацией. могу печатать 68 слов в минуту с очень низким уровнем ошибок, и я постоянно совершенствую свои навыки в этих областях».
Опишите время, когда вы брали на себя дополнительные задачи, не являющиеся частью вашей работы?
Интервьюер может задать подобный вопрос, чтобы оценить, насколько вы преданы своей работе, а также какой вклад вы вносите в успех своей организации. Используйте свой ответ, чтобы привести примеры того, как вы помогли коллеге или как вы взяли на себя дополнительные обязанности, чтобы помочь своим руководителям.
Пример: «На моей последней должности отдел маркетинга пытался внедрить новую стратегию цифрового маркетинга. Обычно администратор не несет ответственности за выполнение задач в этом отделе, но я проявил инициативу и создал опрос клиентов, который помог отделу маркетинга. оптимизировать свои маркетинговые усилия и привлечь новых клиентов. Это дало маркетинговой команде ценную информацию и отзывы от клиентов и их мнение об их опыте использования услуг компании».
Какие стратегии вы используете для эффективного общения с персоналом, менеджерами и клиентами?
Этот вопрос даст интервьюеру представление о ваших коммуникативных навыках. Подчеркните, как вы организуете заметки, электронные письма и даже телефонные звонки и сообщения, а также как вы распространяете информацию. Вот пример:
Пример: «Когда клиенты звонят с общими вопросами, такими как информация о моей компании и ее продуктах, я обычно являюсь единственным контактным лицом, потому что я могу легко ответить на такие вопросы. компания, чтобы я мог предложить релевантную информацию клиентам, с которыми я общаюсь.Когда я общаюсь с членами команды и менеджерами, я обязательно передаю все сообщения и корреспонденцию соответствующему лицу, и, если это чрезвычайно важно, я приму сообщение или перешлю письмо, как только я его прочитаю».