7 вопросов и ответов для собеседования с секретарем, которые помогут вам подготовиться

Администратор обычно работает на стойке регистрации организации и является первой точкой контакта между клиентами и сотрудниками компании. Если вы готовитесь к собеседованию на эту должность, интервьюер может задать вам множество вопросов, чтобы получить представление о вашем опыте, навыках и эффективности.

Предварительно подготовившись, вы сможете попрактиковаться в ответах на некоторые распространенные вопросы интервью, чтобы быть готовыми продемонстрировать свои навыки и опыт в качестве администратора. В этой статье мы рассмотрим некоторые общие и подробные вопросы для секретарей с примерами ответов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию.

Основные вопросы

Следующие вопросы носят общий и широкий характер и обычно являются типами вопросов, которые интервьюеры задают, чтобы лучше узнать вас. Эти вопросы также могут помочь интервьюеру получить представление о вашей личности и о том, как вы впишетесь в корпоративную культуру:

• Расскажите мне немного о себе.

• Как вы узнали об этой должности?

• Что вы знаете о нашей компании?

• Что вас интересует в работе здесь?

• Какие у тебя сильные стороны?

• Что, по вашему мнению, является вашей самой большой слабостью и как вы изменились в этом?

• Что мотивирует вас на достижение успеха?

• Какую важную личную цель вы поставили перед собой?

• Кем вы видите себя через пять-десять лет?

• У вас есть вопросы о компании или работе?

Вопросы об опыте и прошлом

По мере прохождения собеседования интервьюер, скорее всего, задаст несколько вопросов, которые дадут ему представление о вашей прошлой работе и образовательном опыте. Вот несколько примеров вопросов о вашей биографии, которые могут возникнуть во время собеседования:

• Какой у вас самый высокий уровень образования?

• Где вы учились в средней школе или колледже?

• Какие аспекты работы администратором вас интересуют?

• Как бы вы описали свой опыт обслуживания клиентов?

• Что является одним из ваших самых больших профессиональных или академических достижений?

• Какие качества вы считаете наиболее важными для успеха в вашей карьере?

• Как вы сохраняете мотивацию в своей карьере?

• Какие профессиональные цели вы ставите перед собой?

• Какие навыки, которые вы приобрели на прошлых должностях, помогут вам преуспеть в этой работе?

• Есть ли у вас планы продолжить образование?

Углубленные вопросы

Интервьюер потратит большую часть времени на вопросы о вашем опыте работы, навыках, о том, как вы выполняете свою работу, и на другие вопросы, которые дадут им представление о том, как вы добьетесь успеха в их компании. Вот несколько примеров вопросов для глубинного интервью для администратора, которых вы можете ожидать:

• Как давно вы работаете на ресепшн?

• Можете ли вы описать свое последнее место работы и рабочую среду?

• Как ваши прошлые работодатели или менеджеры описали бы вас?

• Как вы расставляете приоритеты в своей работе?

• Были ли у вас конфликты с коллегой? Как вы справиться с этим?

• Как вы применяете обратную связь от руководителей групп и супервайзеров?

• Можете ли вы описать область своей профессиональной жизни, в которой вы улучшили свою слабость?

• Какие навыки, по вашему мнению, наиболее важны для эффективной работы секретарем?

• Что вы сделаете, чтобы добиться успеха в качестве регистратора в нашей компании?

• Как вы развивали свои навыки обслуживания клиентов на протяжении всей своей карьеры?

Вопросы для интервью и примеры ответов

Следующие вопросы для собеседования администратору могут дать вам представление о том, чего ожидать, когда вы придете на собеседование. Используйте примеры ответов, чтобы подготовить свои собственные:

Как вы организуете свои планы и распорядок дня?

Этот вопрос на собеседовании может дать менеджеру по найму представление о том, как вы расставляете приоритеты и управляете плотным графиком и своими рабочими задачами. Подчеркните свои навыки управления временем и организаторские способности, а также способность эффективно расставлять приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Вот пример:

Пример: «Каждое утро, когда я прихожу на работу, я начинаю с просмотра своего календаря и контрольного списка основных задач, таких как ответы на электронные письма, вопросы клиентов и общение с моими менеджерами о моей рабочей нагрузке на день. Если у меня остались задачи с предыдущего дня, Я завершаю их, прежде чем приступить к остальным своим повседневным обязанностям».

Как вы обеспечите положительное первое впечатление у клиентов?

Интервьюер может задать вам вопрос, подобный этому, чтобы оценить, как вы будете приветствовать посетителей их организации, как лично, так и по телефону. Покажите интервьюеру, что радушное обращение с клиентами и соблюдение ценностей компании чрезвычайно важны для вас, приведя примеры того, как вы делали это в прошлом.

Пример: «Я очень верю в приветствие клиентов и посетителей организации. Когда клиент останавливается у стойки регистрации, я сразу же дружелюбно приветствую его и спрашиваю, чем я могу ему помочь. Когда я общаюсь с клиентами по телефону, Я гарантирую, что я ясна и понимаю, что именно ищет клиент. Это помогает строить отношения с клиентами и показывает им, что компания ставит обслуживание клиентов превыше всего».

Каковы были ваши основные обязанности на прошлой должности?

Администраторы обычно берут на себя множество офисных задач, и интервьюер может задать вам этот вопрос, чтобы понять, какую роль администратора вы выполняли и какой у вас опыт. Используйте свой ответ, чтобы привести конкретные примеры ваших основных должностных обязанностей и то, как вы преуспели в их выполнении.

Пример: «Я в первую очередь отвечал за приветствие клиентов как лично, так и по телефону, организацию офисных файлов и поддержание связи между командами, менеджерами и клиентами. Я успешно выполнял свою работу в быстро меняющейся среде, используя отзывы моих менеджеров. , просить о поддержке, когда она мне нужна, и посещать тренинги по повышению квалификации, чтобы улучшить свои технические навыки».

Можете ли вы описать случай, когда вы имели дело с расстроенным клиентом? Как вы справиться с этим?

Интервьюер, скорее всего, задаст вам этот вопрос, чтобы оценить ваши навыки разрешения конфликтов и то, как вы общаетесь и помогаете клиентам, у которых есть негативный опыт. Приведите пример с вашего последнего места работы или, если вам не приходилось разрешать конфликты с клиентами на вашей должности, опишите, как бы вы это сделали.

Пример: «Однажды мне позвонил разгневанный клиент и потребовал, чтобы я перевел его звонок прямо на моего начальника. Я поговорил с клиентом дружелюбно и задал вопросы, чтобы получить больше информации о том, почему он был расстроен. Я объяснил клиенту, что Я хотел бы, чтобы мой менеджер связался с ними, как только это было бы удобно по поводу проблемы, и завершил бы разговор позитивным и оптимистичным общением».

С какими типами компьютерных программ или систем вы знакомы?

Администраторы работают с различными компьютерными программами и выполняют ряд задач, требующих эффективных навыков работы с компьютером. Вы должны привести примеры различных компьютерных программ, которыми вы владеете, а также ваши компьютерные навыки, которые помогут вам преуспеть в качестве администратора.

Пример: «На моей последней должности я отвечал за планирование встреч с помощью наших календарей Microsoft Outlook, и я хорошо разбираюсь в использовании GoCanvas для задач ввода данных и управления контактами клиентов. Иногда я запускаю Microsoft Excel для управления офисными файлами и информацией. могу печатать 68 слов в минуту с очень низким уровнем ошибок, и я постоянно совершенствую свои навыки в этих областях».

Опишите время, когда вы брали на себя дополнительные задачи, не являющиеся частью вашей работы?

Интервьюер может задать подобный вопрос, чтобы оценить, насколько вы преданы своей работе, а также какой вклад вы вносите в успех своей организации. Используйте свой ответ, чтобы привести примеры того, как вы помогли коллеге или как вы взяли на себя дополнительные обязанности, чтобы помочь своим руководителям.

Пример: «На моей последней должности отдел маркетинга пытался внедрить новую стратегию цифрового маркетинга. Обычно администратор не несет ответственности за выполнение задач в этом отделе, но я проявил инициативу и создал опрос клиентов, который помог отделу маркетинга. оптимизировать свои маркетинговые усилия и привлечь новых клиентов. Это дало маркетинговой команде ценную информацию и отзывы от клиентов и их мнение об их опыте использования услуг компании».

Какие стратегии вы используете для эффективного общения с персоналом, менеджерами и клиентами?

Этот вопрос даст интервьюеру представление о ваших коммуникативных навыках. Подчеркните, как вы организуете заметки, электронные письма и даже телефонные звонки и сообщения, а также как вы распространяете информацию. Вот пример:

Пример: «Когда клиенты звонят с общими вопросами, такими как информация о моей компании и ее продуктах, я обычно являюсь единственным контактным лицом, потому что я могу легко ответить на такие вопросы. компания, чтобы я мог предложить релевантную информацию клиентам, с которыми я общаюсь.Когда я общаюсь с членами команды и менеджерами, я обязательно передаю все сообщения и корреспонденцию соответствующему лицу, и, если это чрезвычайно важно, я приму сообщение или перешлю письмо, как только я его прочитаю».