7 шагов для управления виртуальными командами

18 августа 2021 г.

Поскольку цифровые технологии продолжают тесно переплетаться с рабочей силой, многие специалисты имеют возможность работать из дома. Хотя удаленная работа имеет много преимуществ, менеджерам необходимо создать эффективные политики и системы, чтобы сделать работу в Интернете успешной. Управление командой виртуальных сотрудников может выглядеть немного иначе, чем работа с сотрудниками лично. В этой статье мы объясним, что такое виртуальные команды, почему важно ими управлять и как управлять виртуальными командами.

Что такое виртуальные команды?

Виртуальные команды — это группы сотрудников, которые в основном встречаются в Интернете, сохраняя большую часть своего общения на цифровых платформах. Эти цифровые платформы могут включать электронную почту, приложения для прямого обмена сообщениями, системы управления проектами или другие технологии, упрощающие общение. В виртуальные команды обычно входят удаленные сотрудники или внешние подрядчики и фрилансеры, нанятые вашей компанией. Поскольку многие специалисты могут выполнять большую часть своей работы онлайн, не выходя из своего домашнего офиса, команды могут работать удаленно, не встречаясь лично.

В чем важность управления виртуальными командами?

Наличие стратегий управления виртуальными командами важно по нескольким причинам, например:

• Подотчетность. Когда у вас есть виртуальные команды, вам необходимо внедрить способы управления их прогрессом, чтобы убедиться, что они выполняют свою работу. Постановка целей и наличие четких ожиданий помогут вам убедиться, что сотрудники выполняют свои обязанности.

• Сотрудничество: совместная работа в виртуальной команде может быть сопряжена с некоторыми трудностями, но с правильной системой вы все можете быть столь же продуктивными, как и совместная работа лично. Последовательное общение может помочь вам понять, как работать в команде.

• Продуктивность: при удаленной работе сохранение продуктивности может потребовать личной ответственности и мотивации. Как менеджер, ваша роль заключается в том, чтобы ваша команда оставалась сосредоточенной на своих задачах.

Как управлять виртуальными командами

Выполните следующие шаги для управления виртуальными командами, чтобы помочь вашим удаленным сотрудникам и подрядчикам добиться успеха в вашей компании:

1. Познакомьтесь с членами вашей команды

Даже если вы и члены вашей команды никогда не встречаетесь лично, все равно есть способы узнать друг друга. Когда вы нанимаете нового сотрудника, познакомьте его с остальными членами команды. Задайте им несколько вопросов об их личной жизни, чтобы понять, кто они. Вы даже можете попросить их заполнить беззаботную анкету о таких вещах, как их любимая еда или куда они хотят отправиться однажды. Поощряйте членов вашей команды общаться друг с другом, помогая новым сотрудникам чувствовать себя желанными.

2. Установите постоянную связь

Старайтесь разговаривать или отправлять сообщения членам вашей команды по крайней мере один раз в рабочий день, чтобы установить с ними регулярную связь. Сообщите им, что вы готовы ответить на их вопросы или даже поболтать. Создайте систему, чтобы ваше общение оставалось организованным. Например, если у членов команды есть разовый вопрос, вы можете попросить их написать вам напрямую. Если у них есть более серьезные проблемы, вы можете попросить их отправить их по электронной почте.

3. Будьте открыты для более богатых форм общения

Хотя вы можете многое сделать, используя прямые сообщения и электронную почту, подумайте о том, чтобы время от времени использовать более богатые формы общения. Телефонный звонок может помочь вам и члену команды лучше понять характеры друг друга, а также упростит проведение более глубоких дискуссий. Вы даже можете использовать программное обеспечение для видеоконференций для проведения встреч, чтобы вы могли видеть и слышать друг друга, помогая вам всем испытать невербальные сигналы и интонации голоса друг друга. Это более богатое общение может способствовать лучшему пониманию и более глубоким связям.

4. Проводите обзоры производительности

При личной работе может быть проще оценить свою работу, поскольку вы можете видеть, что делают ваши коллеги. Обзоры производительности полезны для виртуальных команд, поскольку они могут помочь вашим сотрудникам лучше понять их прогресс. Назначьте время для встречи с каждым из ваших удаленных сотрудников, чтобы обсудить их сильные и слабые стороны. Обсудите их профессиональные цели и определите их ожидания, чтобы помочь им работать лучше.

5. Проводите тимбилдинги

Существует множество способов поощрения духа товарищества среди виртуальных сотрудников. Подумайте о том, чтобы организовать викторину или другую забавную онлайн-игру, в которую вы все могли бы играть вместе. Даже видеочат для общения друг с другом может помочь вам установить связь на более глубоком уровне. Еще одна идея — публиковать еженедельные вопросы в групповом чате. Сотрудникам может быть интересно поделиться подробностями о себе со своей командой. Вот несколько забавных вопросов, которые вы можете задать:

• Какой у вас был любимый фильм детства?

• Кто ваш любимый музыкант?

• Куда вы хотите отправиться однажды?

• Какое ваше любимое место быстрого питания?

• Как вам нравится быть активным?

• Какую смешную шутку вы знаете?

6. Найдите подходящие системы и инструменты

Существует множество инструментов управления проектами и коммуникационных платформ, которые удаленные команды могут использовать для более эффективного управления своим рабочим процессом. Поскольку удаленная работа становится все более распространенной, у вас могут быть различные инструменты и ресурсы, из которых вы можете выбирать. Потратьте некоторое время, чтобы найти лучшие инструменты для нужд вашей команды. Наряду с рассмотрением бюджета вашей компании составьте список преимуществ и функций, которые вам нужны. Могут быть нишевые системы или программное обеспечение, которые удовлетворят ваши потребности.

7. Определите рабочее время

При работе с виртуальными командами у вас могут быть сотрудники в разных часовых поясах. Вот почему важно, чтобы сотрудники знали, в какие сроки вы хотите, чтобы они работали. Вы можете попросить сотрудников начинать свой рабочий день в определенном диапазоне, чтобы рабочие дни членов вашей команды хотя бы немного перекрывались. Это может быть полезно для общения и совместной работы. Если на вашем рабочем месте более гибкий график работы, постарайтесь проводить запланированные встречи, чтобы создать ощущение командной работы.