7 рабочих целей для секретарей (с примерами)

Регистраторы несут ответственность за многие роли в офисе. Из-за этого им полезно ставить цели приема, чтобы совершенствовать свои навыки и оставаться продуктивными. Постановка целей также может помочь администраторам рассказать о своих профессиональных навыках во время собеседования или оценки работы. В этой статье мы определяем, что такое администратор, обсуждаем преимущества постановки целей приема и исследуем 7 различных целей на рабочем месте для администраторов.

Что такое ресепшн?

Администратор — это первое, кого видят клиенты или посетители, заходя в офис. Администраторы обычно сидят за стойкой регистрации и выполняют множество задач, таких как:

• Приветствие клиентов и ответы на вопросы

• Направление клиентов в нужный офис

• Ответ на телефон и электронную почту

• Сортировка почты и оформление документов

• Бронирование встреч и согласование расписания

Из-за своего положения на стойке регистрации администраторы часто выступают в качестве представителей бренда своей организации своими словами и действиями.

Преимущества постановки целей приема

Постановка целей приема может помочь вам улучшить свои навыки и продемонстрировать свою преданность своей работе. Постановка целей для себя также может быть тем, что вы обсуждаете во время собеседования, если вы когда-нибудь решите сменить компанию или получить повышение, поскольку менеджеры по найму могут ценить кандидатов, которые стремятся улучшить себя. Кроме того, со списком достижимых целей приема вы можете показать своему работодателю, какие шаги вы предприняли, чтобы стать лучшим сотрудником, что может быть полезно при оценке эффективности.

7 целей по эффективности приема, которые нужно достичь

Вот список из 7 целей эффективности приема, которые вы можете установить, чтобы улучшить свои навыки:

1. Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов относится к удовлетворению потребностей клиентов, что может включать ответы на вопросы, направление их в нужную комнату, назначение для них встреч, регистрацию их, обновление их информации или помощь в заполнении документов. Обслуживание клиентов обычно требует вежливого и жизнерадостного отношения, а также внимания к деталям.

Цель приема может состоять в том, чтобы всегда обеспечивать качественное обслуживание клиентов. Например, приветствуйте с улыбкой каждого клиента, который входит в офис, или даже спрашивайте, как у него дела. Кроме того, старайтесь быть в курсе информации и рекомендаций компании, чтобы вы могли ответить на любой вопрос, который может возникнуть у клиента.

2. Независимость

Быть независимым секретарем означает, что вы можете выполнять свои рабочие обязанности самостоятельно. В большинстве случаев администратор является единственным человеком за стойкой регистрации в офисе. Это означает, что любые задачи, касающиеся зоны ресепшн, являются вашей ответственностью.

Целью, которую вы могли бы поставить для работы над своей независимостью, может быть повышение производительности, сохранение позитивного настроя при возникновении проблем или поиск инновационных решений. Использование ваших навыков решения проблем также может помочь вам стать более независимым, потому что вы научитесь меньше полагаться на других.

3. Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это эффективное использование вашего времени, чтобы вы выполнили все свои задачи к концу рабочего дня. Это особенно важно, потому что администраторы часто решают несколько задач одновременно. Еще одним аспектом тайм-менеджмента является расстановка приоритетов. Например, если у вас есть несколько электронных писем, на которые нужно ответить, клиент, у которого есть вопрос к вам, и другой клиент, которому нужно заполнить документы, управление временем поможет вам решить, какая задача имеет приоритет.

Цели приема для улучшения тайм-менеджмента могут включать в себя составление расписания для себя, установку еженедельных приоритетов или отслеживание своего времени. Другая возможность — ограничить отвлекающие факторы, чтобы оптимизировать время, затрачиваемое на работу.

4. Сотрудничество

Сотрудничество относится к способности хорошо работать с другими. Хотя секретарь в основном выполняет задачи в одиночку, для него по-прежнему важно обладать навыками совместной работы. В качестве регистратора вам, возможно, придется отвечать на вопросы других сотрудников, назначать встречи для коллег или отчитываться перед руководством.

Чтобы улучшить свои навыки совместной работы, попробуйте пообщаться со своими коллегами, чтобы узнать, что вы можете сделать, чтобы помочь друг другу в каждой из ваших ролей. Когда вы сможете это сделать, постарайтесь расставить приоритеты в задачах, которые непосредственно связаны с вашими коллегами, чтобы они могли выполнять свою работу быстрее. Кроме того, подумайте о том, чтобы сообщать своим менеджерам, когда это необходимо, чтобы они знали о вашем прогрессе в выполнении ваших ежедневных ролей и задач.

5. Общение

Коммуникация имеет ключевое значение для администратора, поскольку он является основным контактным лицом для офиса. Работа секретарем также требует отличного письменного и устного общения, поскольку они встречаются с людьми лично, по телефону, по видеозвонкам и по электронной почте.

Чтобы улучшить письменное общение, подумайте, какова цель каждого сообщения, прежде чем писать его. Вы также можете проверить свою работу на наличие грамматических или орфографических ошибок, чтобы убедиться, что получатель понял сообщение. Для вербального общения практикуйте активное слушание, обращая внимание на слова человека и язык его тела. Вы также можете задавать уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете, что хочет сообщить другой человек.

6. Организация

Организация очень важна для администратора, потому что он выполняет одновременные задачи, такие как подача документов, планирование встреч и ввод информации в базу данных. Организация администратора также может относиться к внешнему виду их рабочего места. Администратор представляет компанию, в которой он работает, а это означает, что организация стола иногда может повлиять на мнение клиента об офисе.

Цель приема для организации может заключаться в том, чтобы всегда поддерживать порядок на рабочем столе и фактических компонентах вашей работы. Попробуйте убирать свой стол и убирать предметы или бумаги в течение дня. Подумайте о том, чтобы сохранить систему хранения как физических, так и цифровых документов, чтобы упростить поиск информации для клиентов.

7. Технические навыки администратора

К техническим навыкам администратора относятся набор текста, работа с электронными таблицами, работа с принтерами и копировальными аппаратами, а также управление телефонными системами или другими программами, характерными для компании. Технологии являются важным компонентом работы администратора, так как для большинства их задач требуются технологии.

Если вы новичок в своей компании, первой целью может быть изучение и понимание каждой технологии, необходимой для вашей работы. Если вы утвердились в своей роли, цель может заключаться в том, чтобы быть в курсе последних технологий, которые могут помочь вам выполнять свою работу более эффективно. Также рекомендуется иметь контактную информацию для технической поддержки на случай, если вам понадобится дополнительная помощь.