6 типов писем о сборе средств (и почему вы можете их написать)

3 января 2022 г.

Сбор средств является ключевым элементом финансовой стабильности для многих некоммерческих компаний. Эффективный сбор средств часто включает в себя сочетание множества различных методов. Вы можете сочетать крупномасштабные мероприятия, такие как торжества по сбору средств или недели обещаний, с мелкомасштабными тактиками, такими как письма или электронные письма по сбору средств, чтобы создать план сбора средств. В этой статье мы объясним, почему может быть полезно написать письмо о сборе средств, и перечислим шесть типов писем о сборе средств, которые следует учитывать.

Зачем писать письмо о сборе средств

Написание письма о сборе средств имеет несколько преимуществ. Они могут включать в себя возможность:

Выразите финансовую потребность

Письмо может быть отличным форматом для сообщения о финансовых потребностях организации. Маркетологи могут четко назвать сумму денег, которую вы пытаетесь собрать, и объяснить, как они намерены использовать каждое пожертвование. Некоторые организации включают диаграммы, графики или маркированные списки, чтобы объяснить свой план по сбору средств. Эти финансовые детали могут вдохновить некоторых людей на пожертвования, особенно если они понимают, как их пожертвование может помочь удовлетворить потребности организации. Формат письма позволяет организациям свободно выражать свои потребности любым способом, который они считают наиболее ясным.

Они также могут рассказать о том, как их организация использовала пожертвованные средства в прошлом, и объяснить, насколько важны пожертвования для благополучия компании и дальнейшего успеха вашей работы. Более подробное обсуждение работы и предоставление примеров положительного воздействия организаций также может быть полезным способом стимулирования пожертвований.

Связь с аудиторией

Письма также могут быть полезным способом связи с аудиторией из-за их личного характера. В письмо вы можете включить личные приветствия, рукописные конверты и другие завитки, чтобы подчеркнуть время и усилия, которые вы тратите на эту конкретную задачу. Это может помочь показать читателям, что они ценны, что может побудить их задуматься о пожертвовании.

Организации также могут наладить долгосрочные отношения с бывшими сторонниками, включив их в список рассылки. Это может помочь им оставаться на связи с людьми, у которых может не быть финансовых средств для ежегодного пожертвования или участия в каждом мероприятии, но которые хотели бы вернуться, чтобы поддержать организацию в будущем.

Вдохновляйте эмоции

Формат письма может занимать больше места, чем рекламный щит, листовка или радиореклама. Это означает, что у компаний есть возможность включать более длинные материалы, предназначенные для того, чтобы вызвать эмоции у ваших читателей. Они могут рассказать историю, связанную с миссией своей организации, или объяснить набор данных, демонстрирующий важность их работы. Эта тактика может помочь читателям подключиться к работе на эмоциональном уровне, что может вдохновить их на финансовую поддержку организации.

Создавайте простые варианты пожертвований

Когда вы просите денег в письме, полезно дать читателю несколько вариантов пожертвования. Организации могут предоставить ссылку на веб-сайт для онлайн-пожертвований или номер телефона, по которому сторонники могут позвонить, чтобы сделать пожертвование. Они также могут включить предоплаченный обратный конверт, чтобы отправить его по почте с чеком или наличными. Включение нескольких вариантов в письмо может быть полезным, потому что разные варианты могут понравиться разным людям. Максимально упростив процесс для них, организация может помочь побудить их посвятить свое время и деньги вашему делу.

6 типов писем по сбору средств, которые следует учитывать

Письма о сборе средств могут различаться в зависимости от аудитории, которую они пытаются охватить, и цели, которую они пытаются достичь. Вот шесть различных типов писем о сборе средств, которые часто бывают полезны при сборе средств:

1. Индивидуальные письма о сборе пожертвований

Организации могут использовать индивидуальные письма с просьбой о пожертвовании во время крупных кампаний по сбору средств. Они могут отправить индивидуальный запрос на пожертвование лицу или семье, которые проявляют интерес к их организации, посещая мероприятия или делая пожертвования в прошлом. В отдельных письмах с запросами на пожертвования маркетологи могут поблагодарить людей за их предыдущую поддержку, объяснить, на что они в настоящее время собирают средства, и попросить о дальнейшей поддержке. Поскольку эти письма с просьбой о пожертвовании предназначены для отдельных лиц, может быть полезно персонализировать их и объяснить, что любая сумма пожертвования помогает. Некоторые организации предоставляют варианты сумм пожертвований в долларах, чтобы помочь принять решение о пожертвовании.

Может быть полезно совместить письмо с просьбой о пожертвовании с конкретным человеком в те периоды года, когда люди с наибольшей вероятностью могут сделать пожертвование. Например, курортный сезон в декабре — это время года, когда люди часто делают щедрые пожертвования. Вторник после Дня Благодарения также является всемирно признанным днем ​​пожертвований, который может стать отличной возможностью для общения с отдельными сторонниками.

2. Письма о корпоративных пожертвованиях

Письма о сборе средств для корпоративных пожертвований отличаются от писем для частных лиц, потому что организация может с меньшей вероятностью ранее взаимодействовать с корпорациями. Это означает, что письмо также является введением. В нем специалисты по сбору средств могут представить свою организацию и объяснить миссию. Они также могут рассказать о своих текущих проектах и ​​о том, почему, по их мнению, их работа может иметь отношение к интересам рассматриваемой компании.

Также может быть полезно попросить о встрече с руководителем или представителем компании. Это может быть хорошим способом для компании лучше узнать организацию, что может быть важно при сборе пожертвований. Организация также может предоставить другие способы связи, если у них есть вопросы или они хотят договориться о другой форме встречи, например, по телефону. Если компания обратится за дополнительной информацией, соответствующая встреча может стать полезной возможностью для дальнейшего обсуждения финансовой помощи, которую они могут предложить.

3. Спонсорские письма о сборе средств

Спонсорские письма часто наиболее полезны для сбора денег на конкретное мероприятие. Профессионалы по сбору средств могут написать в корпорацию и объяснить событие и общую сумму денег, которая им нужна. Они также могут попросить конкретную сумму пожертвования. Взамен они могут предложить организации бесплатную рекламу на мероприятии. Это могут быть рекламные щиты, корпоративные столы, товары или включение в материалы мероприятия. Они также могут рассказать компании о других организациях, которые могут предложить спонсорство, и о том, что их организация предлагает каждой из них взамен.

Полезно отправлять эти запросы за несколько месяцев до самого мероприятия и сочетать спонсорство с другими методами сбора средств. Руководители организаций также могут выбирать, к каким компаниям они обращаются за спонсорством. Они могут быть нацелены на компанию с миссией или набором ценностей, которые соответствуют вашему мероприятию. Компания может с большей вероятностью поддержать мероприятие, соответствующее ее миссии, потому что присутствующие лица могут с большей вероятностью соответствовать своей клиентской базе.

4. Письма о сборе средств для волонтеров

Помимо просьбы о деньгах, организации могут обратиться к сторонникам, чтобы спросить, могут ли они пожертвовать свое время в качестве волонтеров. В некоторых случаях эти возможности для волонтеров могут соответствовать конкретному событию или сбору средств. Организации часто набирают добровольцев для участия в банковских операциях по телефону от имени организации. Они также могут обратиться за помощью добровольцев для выполнения текущих задач. Например, некоторые организации используют волонтеров для управления своей стойкой регистрации.

При написании письма о сборе средств с просьбой о волонтерах может быть полезно связаться с людьми, которые в прошлом проявляли высокий уровень преданности организации. Это могут быть люди, которые регулярно делают пожертвования или посещают мероприятия. Также может быть полезно связаться с теми, кто уже был волонтером. В этих случаях подумайте о том, чтобы поблагодарить их за их прошлые услуги в письме. Эта персонализация может помочь человеку почувствовать, что его ценят, и побудить его снова добровольно потратить свое время.

5. Письма о сборе средств в одноранговой сети

Некоторые некоммерческие организации могут участвовать в одноранговой кампании по сбору средств. Это кампании, в которых отдельные сторонники организации устанавливают свои собственные цели по сбору средств и просят своих друзей или членов семьи сделать пожертвования от имени организации. Организации, которые хотят поощрять сбор средств среди равных, могут создать онлайн-платформу для сторонников, чтобы они могли создавать свои собственные страницы по сбору средств, а затем отправлять письма текущим сторонникам, чтобы побудить их принять участие.

Эти поощрительные письма могут содержать инструкции о том, как принять участие или создать страницу по сбору средств. Некоторые организации также предпочитают включать призы или поощрения за сбор определенных сумм денег от их имени, которые они могут перечислить в своем вступительном письме. Наконец, как и в случае с отдельными письмами о сборе средств, эти письма о сборе средств от равных к равным могут содержать подробную информацию об организации, миссии и потребностях в сборе средств. Эти сведения могут быть полезны сторонникам в их собственных усилиях по сбору средств.

6. Соответствующее подарочное письмо по сбору средств

Некоторые компании могут предложить соответствующие подарки. Это означает, что когда человек, работающий в этой компании, делает пожертвование некоммерческой организации, компания также делает пожертвование равного размера некоммерческой организации. Это означает, что для этих некоммерческих организаций может быть полезно поговорить с людьми, которые сделали пожертвования, и спросить, участвует ли их компания в соответствующих пожертвованиях. Некоторые люди могут не знать, поэтому полезно предоставить ресурсы или инструкции, которые могут помочь им найти эту информацию.

Также может быть полезно связаться с людьми, которые работают в компаниях, которые, как вы знаете, имеют соответствующие программы подарков. В этих случаях вы можете использовать соответствующее предложение, чтобы побудить человека сделать пожертвование, указав, что у него есть возможность оказать вдвое большее влияние одним пожертвованием.