6 типов отчетов об эффективности проектов

13 мая 2021 г.

Отчеты об эффективности помогают профессионалам лучше понять состояние проекта и определить области для улучшения, сохраняя при этом участие заинтересованных сторон в плане проекта. Если вы работаете над проектом, в котором участвуют заинтересованные стороны, понимание различных типов отчетов о производительности может помочь вам держать их в курсе хода выполнения проекта. В этой статье мы обсудим, что такое отчеты об эффективности, объясним, какие преимущества включают в себя, опишем различные элементы процесса отчетности и предоставим список различных типов отчетов об эффективности.

Что такое отчет об эффективности?

Отчет об эффективности — это задача, которую выполняют специалисты по управлению проектами, анализируя ход проекта и информируя заинтересованные стороны о прогнозах и статусе проекта. Он включает в себя сбор и анализ данных, связанных с общим производственным процессом проекта. Как правило, участники проекта и заинтересованные стороны создают план управления коммуникациями проекта, в котором подробно описывается количество отчетов, которые они создадут в ходе проекта, и элементы, содержащиеся в их отчетах. Профессионалы могут составлять отчеты об эффективности проектов в нескольких отраслях, таких как финансы, производство, судоходство, образование, автомобилестроение, строительство, бизнес и здравоохранение.

При работе над проектом вы можете комбинировать разные отчеты о производительности, сравнивать их друг с другом и извлекать соответствующую информацию из предыдущих отчетов. У вас есть возможность создавать отчеты об эффективности в текстовом документе, таком как электронная таблица и график, или вы можете использовать форматы на основе изображений, такие как диаграммы и таблицы. Многие профессионалы предпочитают использовать комбинацию нескольких форматов для создания своих отчетов, таких как диаграммы и графики, чтобы заинтересованным сторонам было легче понять результаты.

Преимущества отчетов об эффективности

Вот несколько преимуществ отчетов об эффективности:

• Обеспечивает прозрачность. Отчеты об эффективности обеспечивают прозрачность для заинтересованных сторон, вложивших средства в проект, чтобы они понимали, как их специалисты используют свои финансы на протяжении всего проекта.

• Создает меньше места для ошибок: регулярное заполнение отчетов о производительности может выявить любые потенциальные ошибки, что может привести к более быстрому решению проблемы.

• Отслеживание производительности. Заполнение отчетов об эффективности отслеживает производительность и показывает производительность, что дает представление о том, когда специалисты могут завершить проект.

• Соответствует правилам: Создание отчетов может гарантировать, что участники проекта следуют правилам и правилам проекта.

Элементы процесса отчетности об эффективности

Хотя элементы, содержащиеся в отчете об эффективности, различаются в зависимости от типа отчета, вот несколько элементов, обычно встречающихся в различных типах:

• Анализ предыдущих показателей. Как правило, отчеты об исполнении содержат анализ предыдущих показателей, чтобы руководство могло сравнивать производство, качество и продолжительность проектов.

• Сводка изменений. Отчеты об эффективности содержат сводку всех изменений, внесенных в проект, и причину каждого изменения.

• Следующие шаги: отчеты о производительности содержат описание следующих шагов, которые члены команды планируют предпринять в проекте.

• Оценка проекта: обновленные оценки проекта являются частью отчетов, включая финансовые прогнозы и производственные результаты.

• Информация для заинтересованных сторон. В отчетах об эффективности содержатся конкретные сведения, которые могут запросить заинтересованные стороны, например информация о материалах, участниках проекта или сроках.

• Информация о производительности труда: эта информация включает в себя сведения о ходе выполнения графика проекта и затратах, понесенных проектом на данный момент.

• Измерение производительности труда: вы можете использовать это для расчета фактического прогресса проекта по сравнению с запланированным прогрессом.

Типы отчетов об эффективности

Вы можете отправлять отчеты о производительности заинтересованным сторонам и другим участникам проекта, используя электронную почту или специализированное программное обеспечение для создания отчетов. Вот различные типы отчетов об эффективности, которые вы можете создать:

Отчет

Отчет о состоянии предоставляет информацию о текущем состоянии проекта на протяжении всего процесса завершения. Он показывает, идет ли проект по пути соблюдения сроков, дает краткое изложение деталей проекта, выделяет любые области улучшения и добавляет любые цели, достигнутые проектом. Отчеты о состоянии могут помочь вам держать заинтересованные стороны в курсе общего развития проекта и сообщать обо всех изменениях. Это наиболее распространенный отчет для создания, и отчеты о состоянии обычно составляются регулярно на протяжении всего проекта, в зависимости от плана управления коммуникациями проекта.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения включает в себя всю работу, выполненную по проекту с момента последнего отчета. В нем описываются задачи, которые вы уже выполнили в проекте, любые цели проекта, которые вы достигли, или изменения в планах проекта. Отчеты о ходе выполнения могут документировать выполненные вами действия, что помогает измерять производительность, поскольку вы можете сравнить текущий отчет о ходе выполнения с предыдущими отчетами о ходе выполнения. Вот несколько примеров действий, которые вы можете найти в отчете о ходе выполнения:

• Мы подвели итоги опроса [date] а также [time]

• Реализована обратная связь по проекту, начиная с [date]

• Получены результаты взаимодействия с сообществом на [date]

• Обновленное проектное предложение, включающее текущие правила

• Используется [type of resource] от заинтересованных сторон на [date]

Отчет о тенденциях

Отчет о тенденциях ищет любые повторяющиеся проблемы, которые появлялись в нескольких отчетах о ходе работы, чтобы специалисты могли выявить эти проблемы и решить их для повышения производительности. Он сравнивает текущую производительность проекта с самой последней производительностью за аналогичный период времени. Вы можете заполнять эти отчеты каждую неделю, месяц или год в течение всего проекта, в зависимости от сроков. Отчеты о тенденциях показывают, увеличивается или уменьшается общая производительность проекта.

Отчет об отклонении

Отчет об отклонениях сравнивает фактическую производительность проекта с предполагаемой производительностью, используя переменные, связанные с измерением производительности труда. Этими переменными являются плановая производительность по сравнению с фактической запланированной производительностью и фактическая стоимость проекта по сравнению с запланированной стоимостью проекта.

Чтобы создать отчет об отклонениях, вы можете определить ключевые показатели эффективности для проекта, которые обычно изложены в плане проекта, а затем посмотреть, сколько из этих показателей эффективности вы уже достигли. Общим ключевым показателем эффективности является крайний срок проекта. Например, если проект не укладывается в первоначальный срок, в отчете может отображаться большое отклонение по проекту.

Прогнозный отчет

Отчеты о прогнозировании показывают, что профессионалы могут ожидать во время проекта, предсказывают будущие результаты производительности и предоставляют ожидаемые рекомендации по проекту. Элементами, включенными в прогнозные отчеты, являются сроки, стоимость и общее качество проекта. В прогнозном отчете вы можете взять текущую информацию о состоянии и сравнить ее с ожидаемыми результатами проекта.

Отчет о освоенном объеме

В отчете о освоенном объеме используются математические расчеты для определения производительности. Профессионалы основывают эти расчеты на отклонениях, обнаруженных в отчете о производительности. Они используют время, затраченное на проект, и стоимость материалов и рабочей силы по сравнению с объемом работы, выполненной по проекту. Отчеты об освоенном объеме дают вам представление о скорости производства проекта.