6 типов корректировки записей журнала (с примерами)

12 августа 2021 г.

При просмотре финансовых отчетов в конце платежного периода вам может потребоваться ввести новые записи, например корректирующие записи в журнале. Корректировка записей в журнале полезна для отслеживания расходов и доходов, когда вы не можете получать или совершать платежи в точке продажи. Изучение того, когда использовать различные типы корректирующих записей в журнале, может помочь вам точно регистрировать финансовые операции, такие как начисления и отсрочки. В этой статье мы обсудим, что такое корректирующая запись в журнале, объясним, зачем она нужна, и рассмотрим некоторые распространенные записи.

Что такое корректирующая запись в журнале?

Корректирующие записи журнала — это записи в финансовом журнале, которые обеспечивают распределение доходов и расходов предприятия. Обычно вы вводите их в конце финансового периода, чтобы убедиться, что любой доход, который вы получаете, или расходы, которые вы несете, отражают финансовый период, в котором они произошли. Иногда корректировка записей — это исправление ошибок, которые вы можете допустить при регистрации финансовых операций в первый раз. Это поощряет учет финансов с использованием метода начисления или времени, когда компания оказывает услуги, а не когда они получают оплату.

Почему важно сделать корректирующую запись в журнале

Важно, чтобы предприятия точно регистрировали транзакции, чтобы понимать, сколько они заработали и какой бюджет они могут заложить на будущие отчетные периоды. Некоторые причины, по которым необходимо корректировать записи в журнале, включают:

• Точные финансовые отчеты: если вы выполнили работу в августе, а клиент заплатил вам в сентябре, важно скорректировать отчет о прибылях и убытках за август с учетом этой суммы. Корректировка этой записи гарантирует, что вы точно зарегистрируете доход за правильный период времени.

• Точное отслеживание расходов: вы можете оплачивать определенные расходы в течение определенного периода, но ощущать их ценность с течением времени, поэтому вы можете делать корректирующие записи для учета этого. Например, если вы покупаете расходные материалы для своего офиса, вы можете разделить эти расходы на разные учетные периоды, пока не купите новые, потому что вы не используете их одновременно.

• Исправления ошибок: при просмотре ваших документов вы можете обнаружить ошибки в балансовых отчетах или отчетах о прибылях и убытках. Корректировка записей может гарантировать, что вы исправите суммы, а не измените исходную запись.

6 различных типов корректирующих записей журнала

Вы создаете корректирующие записи журнала по разным причинам в конце отчетных периодов, например, по начислениям, расходам будущих периодов или амортизации. Вот некоторые из наиболее распространенных типов корректирующих записей, которые вы можете ожидать:

1. Начисленные расходы

Начисленные расходы или начисленные обязательства — это расходы, которые вы несете в период оплаты, но оплачиваете позднее. Это может произойти с повторяющимися счетами, такими как коммунальные услуги или платежная ведомость. Например, ваши сотрудники могут работать в течение всего месяца, но получать зарплату первого числа следующего месяца. Поскольку сумма относится к предыдущему месяцу, вы выполняете корректировку начисленных расходов.

Пример: BlueButton Marketing, Inc. работала в офисе в течение сентября. Сумма электроэнергии, которую они использовали, составила 12 000 долларов США в месяц. 1 октября они получают счет и 2 октября выписывают чек в электрокомпанию. Записывают это в скорректированном приходном листе за сентябрь:

ДатаПодробностиДебетКредит30 сентябряСчет за электроэнергию 12 000 долларов США
30 сентября Начисленные расходы
12 000 долларов СШАДатаПодробностиДебетКредит2 октябряНачисленные расходы**12 000 долларов США
2 октября**Наличные
*12000$*

2. Начисленные доходы

Начисленный доход — это когда вы зарабатываете деньги за предоставление продуктов или услуг клиентам, но получаете оплату позже. Поскольку важно, чтобы вы точно записывали доход в правильный отчетный период, вы делаете корректирующую запись. Часто это происходит больше с услугами и начислением процентов.

Пример: Семья нанимает мастеров SemiGloss Painters для перекраски всего дома в декабре. Общая работа, включая рабочую силу и расходные материалы, составляет 5000 долларов. SemiGloss отправляет счет 30 декабря, но получает оплату 5 января. Для этого они делают скорректированную запись:

Дата**ПодробностиДебетКредит30 декабря**Начисленный доход
5 000 долл. США 30 декабря Доход** 5 000 долл. США
Дата**ДеталиДебетКредит2 январяНачисленный доход$5,000
2 января**Наличные
$5,000### 3. Расходы будущих периодов

Отсроченные или предоплаченные расходы — это суммы, которые компании платят авансом за услуги или продукты. В отличие от начисленных расходов, вы делаете эту корректировку на месяц в будущем, когда будет оказана услуга. Это распространено в рекламе, авансовых платежах за аренду и страховых выплатах.

Пример: Сара начала новый бизнес в марте и только что купила новый офис. Чтобы въехать, ей пришлось заплатить за первый и последний месяц аренды. Ее аренда официально начинается 1 апреля, а 28 марта она вносит 2800 долларов, чтобы убедиться, что все готово.

ДатаПодробностиДебетКредит28 мартаПредоплаченная арендная плата2800 долларов США
28 марта**Наличные
2 800 долларов СШАДатаПодробностиДебетКредит1 апреля Расходы на аренду** 2 800 долларов США
1 апреля**Предоплаченная аренда
*2800$*

4. Отложенные доходы

Отсроченный доход — это когда вы получаете оплату за услугу, которую вы еще не выполнили, или продукт, который вы еще не получили. Это распространено в моделях подписки или когда розничные магазины продают подарочные карты. Например, вы можете получить оплату в виде подарочной карты, но можете сделать корректировку на месяц, когда клиент погашает свою карту.

Пример: WeBuild Construction подписала соглашение о строительстве сарая для нового домовладельца. Они планируют начать работу 10 июня, но требуют предоплату в размере 1000 долларов до начала работ. Эту сумму домовладелец платит 30 мая.

ДатаПодробностиДебетКредит30 маяНаличные $1,000
30 мая**Доход будущих периодов
1000 долл. СШАДатаПодробностиКредитДебет30 июняОтложенный доход**1000 долларов США
30 июня**Прибыль
$1,000### 5. Амортизационные отчисления

Амортизационные расходы — это когда вы делаете единовременный платеж, чтобы компенсировать потерю стоимости оборудования. Рассчитайте амортизацию, вычитая первоначальную стоимость из текущей стоимости объекта. Чтобы записать это как корректирующую запись, разделите эту сумму на количество месяцев, в течение которых вы использовали оборудование. Вы можете рассчитать амортизацию другими способами, и то, как вы это запишете, может варьироваться в зависимости от ваших денежных средств и обязательств.

Пример: QuickDeliveries приобрела новый автомобиль за 20 000 долларов. После года доставки и использования большого количества миль стоимость автомобиля уменьшается на 3000 долларов. При подаче налоговой декларации они платят единовременный сбор в размере 3000 долларов США и представляют скорректированные записи в размере 250 долларов США за каждый месяц в году.

ДатаПодробностиДебетКредит30 декабряАмортизационные отчисления$250
30 декабря** Корректировка амортизации
$2505 январяАмортизационные платежи
3000 долл. США5 января Амортизационные корректировки** 3000 долларов США

6. Положения

Резервы — это суммы денег, предоставляемые бизнесу для прогнозирования затрат. Наиболее распространенным резервом является резерв на сомнительные долги. Вы можете использовать это, если предлагаете кредит клиентам и ожидаете, что они могут пропустить платежи.

Пример: компания Pavers United замостила подъезд к новому клиенту за 4000 долларов. Сначала клиент заплатил 1000 долларов, а оставшиеся 3000 долларов компания предложила оплатить в кредит. Они делают корректирующую запись, поскольку ожидают, что покупатель может не заплатить.

ДатаПодробностиДебетКредит1 мая Расходы по безнадежным долгам$3,000
1 мая**Резерв по сомнительным долгам
3000 долларов