6 шагов к успешному процессу управления изменениями

25 августа 2021 г.

В любой отрасли важно уметь внедрять изменения и оставаться в курсе тенденций рынка. Управление изменениями — это один из таких процессов, который компании используют для осуществления изменений на нескольких уровнях работы. В этой статье мы обсуждаем процесс управления изменениями и предлагаем шесть шагов для использования этого процесса в вашей собственной компании.

Что такое управление изменениями?

Управление изменениями — это набор действий, предназначенных для поддержки групп, организаций и отдельных лиц во время бизнес-переходов. Эти переходы включают изменения в новые бизнес-модели, технологии или процедуры. Когда предприятия меняют способ своего функционирования, успех этих изменений зависит от того, насколько хорошо их участники перенимают новые методы. Хотя это в первую очередь способ поддержки человеческой части изменений, управление изменениями также включает в себя перераспределение ресурсов и помощь во внедрении новых технологий. Когда предприятия обнаруживают потребность в управлении изменениями, они могут организовать команду или нанять консультанта.

Вот принципы управления изменениями:

• Идентификация цели

• Организация

• Сотрудничество и общение

• Реализация

6 шагов к успешному процессу управления изменениями

Процесс управления изменениями может занять от нескольких недель до нескольких лет. Размер организации и масштаб перехода сильно влияют на продолжительность проекта. Чем крупнее организация, тем сложнее может стать проект. Процесс управления изменениями представляет собой цикл планирования, реализации, обратной связи и переоценки. Успешный процесс управления изменениями предполагает открытое общение и поощряет сотрудничество между членами организации.

Вот шесть шагов к успешному процессу управления изменениями:

1. Определите цели и разработайте стратегию.

2. Определите, как изменение повлияет на организацию.

3. Соберите команду управления изменениями.

4. Разработайте свою стратегию.

5. Реализуйте свой план.

6. Проведите обзор после перехода.

1. Определите цели и разработайте стратегию

Чтобы определить цель вашего проекта, вы должны сначала определить, почему необходимы изменения. Организации меняются, когда используемые ими процессы больше не дают желаемого результата. Соберите данные, соответствующие потребностям компании, чтобы выяснить, почему старая модель больше не работает. В некоторых случаях это может быть более очевидным, чем в других. Например, поломка оборудования — более очевидный показатель, чем низкий рейтинг обслуживания клиентов. Данные могут поступать в виде опросов клиентов, финансовых отчетов и многого другого. Кроме того, информация о конкурентах дает представление о том, как они достигают тех же целей.

Когда вы соберете данные и получите представление о проблеме, проведите мозговой штурм возможных решений. Выберите решение, которое наилучшим образом соответствует бизнес-модели. Использовать УМНЫЙ метод ставить цели, которые:

• Конкретные: Конкретные цели точно указывают, куда вы направляетесь, и как туда добраться.

• Измеримость: измеримые цели дают вам представление о том, как вы продвигаетесь к их достижению.

• Достижимые: Достижимые цели повышают боевой дух и заряжают энергией вашу команду.

• Актуальность: Цели должны предлагать решения проблемы, для решения которой собирается команда изменений.

• Сроки: сроки добавляют срочности проектам и гарантируют, что они будут завершены в разумные сроки. Разумные сроки сделают ваши цели более достижимыми.

Вот несколько примеров целей управления изменениями:

• Создайте более простые бизнес-процессы в течение шести месяцев, исключив те, которые приносят наименьшую пользу.

• Сократите количество инцидентов на рабочем месте на 100 % в течение года за счет внедрения и обучения сотрудников новым безотказным процедурам.

• Репозиционируйте компанию, чтобы привлечь более молодую аудиторию, обновив бизнес-модель и обучив сотрудников новым процедурам.

2. Определите, как изменение повлияет на организацию

Цели, которые вы ставите перед изменениями, могут оказать существенное влияние на текущие операции, существующие позиции и бизнес-модель в целом. Чтобы определить полный масштаб изменений, поговорите с руководителями вашей организации. Интервью с заинтересованными сторонами могут дать точное представление о том, какие сегменты бизнеса будут затронуты.

Еще одна область, которую следует учитывать, — это простота общения, которая вам понадобится для правильной реализации вашего плана. Оцените историю прошлых переходов компании, текущие текущие изменения и мнения сотрудников о процессе, чтобы получить представление о том, кто будет вашим сторонником.

3. Соберите команду управления изменениями

Размер вашей организации и масштаб вашего проекта будут определять состав и размер вашей группы изменений. Чем больше и сложнее ваша команда, тем сложнее проект в целом. Как руководитель управления изменениями, вы должны быть готовы взять на себя масштаб проекта. Ваша команда должна состоять из лидеров, которые понимают, как функционирует организация. Они должны быть в состоянии удобно и эффективно сообщить, что такое изменение и почему оно необходимо, и они должны иметь опыт работы, необходимый для этапов планирования и реализации.

В состав вашей команды по управлению изменениями обычно входят:

• Спонсор: Ваш спонсор является высокопоставленным членом организации, например исполнительным директором. Они должны быть ярыми сторонниками изменений и быть готовыми и способными четко сообщить об этом другим исполнительным членам и заинтересованным сторонам.

• Менеджер проекта: Менеджер проекта является лидером команды изменений и проекта в целом. Они набирают ключевых членов и держат проект на задании.

• Лидерство команды смены: Лидером команды смены должны быть люди, которые соответствуют потребностям данного типа изменений. Например, вам может понадобиться финансовый аналитик для отслеживания бюджета и ресурсов, а также специалист в области информационных технологий.

• Члены группы изменений. Члены группы изменений — это те, кто выполняет общие задачи, связанные с изменением, и помогает с переходом. Это могут быть люди, которые отвечают на вопросы сотрудников или модерируют учебные занятия.

Различные члены вашей команды управления изменениями, скорее всего, уйдут и присоединятся по мере того, как проект будет расти и приближаться к крайнему сроку.

4. Разработайте свою стратегию

Ваша стратегия должна включать в себя то, как организация будет приближаться к своим целям и как будет осуществляться ее коммуникация на каждом этапе. Члены организации, скорее всего, будут находиться на разных этапах принятия изменения. Составьте план, чтобы побудить их принять этот план. Вы можете поддержать свое дело, поделившись знаниями о четких целях, обновленных результатах, которые вы получаете в ходе процесса, и о том, как заинтересованная сторона может извлечь выгоду из изменений.

На этапе планирования используйте цели SMART в качестве основы для определения уровня производительности, необходимого для их достижения. Оцените разрыв между требуемым уровнем производительности и текущим уровнем. Оттуда вы можете определить, какое обучение необходимо для достижения этих целей.

5. Реализуйте свой план

Сделайте самые простые цели первыми задачами в вашем списке. Это поможет повысить доверие к команде управления изменениями и мотивировать других принять цели изменений. Постоянная обратная связь и оценка вашего подхода необходимы для контроля за успехом вашего плана изменений. Многое из того, что вы будете делать, — это убеждать участников в том, что стратегии решения проблем движутся в правильном направлении. Используйте сотрудников, руководство и бизнес-результаты в качестве меры успеха вашего плана.

Общение выигрывает рано, чтобы построить доверие. Это будет стимулировать людей во время самых сложных этапов изменений. Убедитесь, что ресурсы будут доступны на весь срок реализации проекта, чтобы поддерживать темп.

6. Проведите обзор после перехода

Заключительный этап процесса изменений — измерение степени изменений по отношению к первоначальным целям. Вы хотите убедиться, что ваша организация поддерживает реализованные изменения. Убедитесь, что все понимают, какие изменения были внесены и как они работают.

Вот несколько примеров показателей, указывающих на то, что переход был успешным:

• Количество продаж продолжает расти.

• Снижается количество инцидентов, связанных с работой.

• Социальный обмен и увеличение вовлеченности.

• Количество постоянных клиентов увеличивается.