6 шагов для интегрированной стратегии управления проектами управления изменениями

Обычно менеджеру проекта необходимо изменить план проекта. Им может потребоваться обновить сроки, ресурсы или требования в зависимости от того, как продвигается проект или какие проблемы возникают. Для более организованного подхода к обработке изменений в рамках проекта менеджеры проектов часто полагаются на интегрированный контроль изменений. В этой статье мы обсудим процесс интегрированного управления изменениями и то, как вы можете реализовать его в своем проекте.

Что такое интегрированный контроль изменений?

Интегрированный контроль изменений — это процесс рассмотрения всех запросов на изменение в рамках проекта, анализа этих запросов и внедрения утвержденных изменений. Благодаря интегрированному контролю изменений руководители проектов могут иметь более организованную структуру для изменения проекта. Они также могут определить последствия предлагаемого изменения до его внедрения, что позволит им принимать более обоснованные решения по проекту.

Типы изменений

Когда есть запрос на изменение, он обычно относится к одному из следующих действий:

• Превентивное действие. Превентивное действие — это действие, направленное на обеспечение того, чтобы будущая производительность соответствовала плану управления проектом. Например, корректировка размера команды перед началом проекта может гарантировать завершение работы к сроку.

• Корректирующее действие. Корректирующее действие — это действие, направленное на исправление проблемы и приведение будущей производительности проекта в соответствие с планом управления проектом. Например, добавление большего количества членов команды для ускорения проекта, который находится на пути к выходу за рамки крайнего срока.

• Исправление дефектов: устранение дефектов — это действие, направленное на устранение проблемы с продуктом. Например, исправление ошибки в программе.

• Обновления: Обновления — это изменения в документах проекта. Например, обновление требований проекта на основе отзывов клиента.

6 шагов для интегрированного контроля изменений

Вот шесть шагов, которые вы можете использовать для реализации интегрированного процесса управления изменениями в вашей организации:

1. Создайте план управления проектом

План управления проектом — это документ, в котором излагаются объем, детали и сроки проекта. Важно иметь первоначальный план управления проектом, чтобы можно было сравнить запрошенные изменения с первоначальным планом. Это позволяет лучше увидеть, как изменения могут скорректировать план и повлиять на другие элементы проекта.

Например, маркетинговой компании необходимо скорректировать свою стратегию в социальных сетях для конкретного клиента. Имея план управления проектом, они могут легко просмотреть раздел, связанный с социальными сетями, узнать, каковы их текущие маркетинговые стратегии в социальных сетях и как они соотносятся с запрошенными изменениями. Это может помочь организовать вещи и предотвратить сбор информации во время запроса, что может привести к более быстрой реализации.

2. Создайте журнал запроса на изменение

Как только кто-то запрашивает изменение проекта, менеджер проекта записывает изменение в журнал изменений. Запрос может исходить из нескольких источников, таких как член команды, клиент или другие заинтересованные стороны. Журнал изменений — это документ, в котором записываются все запрошенные и реализованные изменения на протяжении всего жизненного цикла проекта. Ведя журнал всех запросов на изменение и их результатов, менеджеры проектов могут отслеживать статус запрошенных изменений и просматривать предыдущие запросы, чтобы увидеть, есть ли какие-либо повторяющиеся.

3. Проанализируйте влияние изменения

Перед внедрением изменения важно проанализировать влияние, которое это изменение окажет на проект. Обычно этим анализом занимается руководитель проекта или группа, ответственная за анализ влияния запроса на изменение. Некоторые общие вопросы, на которые должен ответить анализ, включают:

• Как это изменение повлияет на график проекта?

• Есть ли дополнительные расходы, связанные с этим изменением?

• Влияет ли это изменение на общий риск проекта или создает дополнительные риски?

Для проведения этого анализа руководители проектов собирают информацию, связанную с проектом и запросом на изменение. Например, если команда запрашивает дополнительных участников, чтобы помочь им быстрее завершить проект, менеджер проекта может запросить подробности, например, сколько людей им нужно и на какой срок. Используя эту информацию, руководитель проекта может лучше оценить влияние затрат. Кроме того, они могут оценить, как внедрение этого изменения может повлиять на расписание и как изменится расписание, если они его не реализуют.

4. Определите план действий

После тщательного анализа изменений руководитель проекта принимает решение о дальнейших действиях. Они учитывают различные факторы и определяют, уместно ли изменение. Например, руководитель проекта может решить, что добавление дополнительных членов команды не стоит дополнительных затрат, и вместо этого предпочтет продлить крайний срок на неделю.

5. Сообщите о решении

Как только менеджер проекта примет решение по запросу на изменение, он может сообщить об этом решении двумя способами. Во-первых, они обновляют журнал изменений, записывая, одобрили они или отклонили запрос на изменение. Затем они сообщают о решении соответствующим заинтересованным сторонам. Это может включать в себя отправку электронного письма или планирование встречи, в зависимости от проекта или размера изменения.

6. Обновите план управления проектом

Если менеджер проекта утверждает запрос на изменение, важно обновить план управления проектом, чтобы отразить новые обстоятельства. Это сохраняет актуальность документа и позволяет руководителю проекта вносить будущие изменения на основе самой последней информации. Например, если менеджер проекта отклоняет запрос на изменение для большего количества членов команды, он может обновить план управления проектом с новой временной шкалой.

Инструменты для интегрированного контроля изменений

Ниже приведены некоторые инструменты, которые могут помочь вам в интегрированном процессе управления изменениями:

Сменить плату управления

Совет по контролю за изменениями — это группа людей, ответственных за анализ последствий всех запрошенных изменений. Наличие отдельной группы людей, ответственных за эту функцию, может сэкономить время руководителя проекта. Кроме того, эта группа может сосредоточиться исключительно на эффекте изменений, что позволяет им принимать более обоснованные решения, поскольку у них больше времени для исследований и проведения анализа. Платы управления изменениями могут быть полезны в крупных проектах, где запрашиваемые изменения являются частыми или широкомасштабными.

Автоматизированное программное обеспечение

Автоматизированное программное обеспечение может ускорить интегрированный процесс управления изменениями. Благодаря автоматизированному программному обеспечению заинтересованным сторонам проще запрашивать изменения, а нужным людям получать уведомления об этих запросах. Например, руководитель группы может отправить запрос на дополнительные средства, и программное обеспечение автоматически создаст журнал, а затем отправит запрос на доску контроля изменений. Это сокращает время связи и ведет автоматический учет всех запросов на изменение.

Коммуникационное программное обеспечение

Даже при использовании автоматизированного программного обеспечения наличие дополнительного коммуникационного программного обеспечения может помочь улучшить интегрированный процесс контроля изменений. С программным обеспечением для общения, таким как чаты и обмен файлами, всем, кто участвует в проекте, проще обмениваться важной информацией, связанной с запросами на изменение. Это также упрощает внедрение любых утвержденных изменений, поскольку участники могут быстро информировать друг друга о том, как меняется проект.