6 шаблонов оценки проекта (плюс преимущества и советы)

Рабочие проекты часто требуют обширных планов, выполнения шагов и оценки эффективности. Шаблон оценки проекта может сообщать о действиях и успехах команды, что может помочь им уложиться в сроки и реализовать свои планы. Изучите назначение документов по оценке проекта, чтобы выбрать лист, соответствующий объему вашего задания. В этой статье мы даем определение оценке проекта, обсуждаем преимущества использования шаблонов оценки проекта и объясняем типы листов, которые могут отражать цели ваших товарищей по команде.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это процесс управления проектом, который анализирует входные и выходные данные задания. Это может происходить в период зачатия, когда профессионалы определяют свои цели и определяют, реалистичен ли их план. Это также может происходить на этапе производства, что обеспечивает адекватный прогресс, а после завершения отмечать достижения команды. Клиенты и заинтересованные стороны могут участвовать в оценках проекта, чтобы укрепить свои стандарты и сообщить свои отзывы руководителю проекта. Для документирования деятельности проектов сотрудники могут вводить информацию в шаблон оценки проекта.

Преимущества наличия шаблона оценки проекта

Вот преимущества создания шаблона оценки проекта и обмена им с вашей командой:

Устанавливает четкие ожидания

Использование шаблонов оценки проекта может способствовать пониманию объема задания. Например, вы можете визуализировать, чего вы хотите достичь после отправки продукта. Затем вы можете установить ключевые показатели эффективности, к которым нужно стремиться во время производства. Четкие ожидания также могут способствовать сотрудничеству между вашими товарищами по команде. Делясь документами, профессионалы могут выполнять свои обязанности, используя одну и ту же информацию, и они понимают важность сильной трудовой этики.

Оценивает успех проекта

Еще одним преимуществом оценки проекта является выявление областей, требующих улучшения. Вопросы в шаблоне могут побудить вас задуматься о том, насколько успешной была ваша команда во время производства. Вы можете обсудить передовой опыт и наметить предложения по улучшению выполнения предстоящих заданий. Подробный документ может быть источником для будущих усилий. Например, при разработке техники для нового проекта вы можете вспомнить проблемы, с которыми вы сталкивались в прошлом, и научить свою команду упорно преодолевать их. Шаблоны также могут помочь вам внедрить грамотные методы для повторения успехов.

Улучшает групповое общение

Четкое и частое общение с вашими товарищами по команде может иметь большое значение для сильной инициативы. С помощью шаблонов оценки проекта вы можете документировать групповые действия и ссылаться на свои слова во время групповых собраний. Ваши коллеги могут задавать вопросы или давать рекомендации по плану проекта. Вы также можете отразить изменения и инструкции на одном удобном инструменте.

Выявляет проблемы на ранней стадии

Ответы на вопросы в шаблоне также помогут выявить проблемы на ранних этапах производства. Например, вы можете заметить возможное превышение бюджета, конфликты в расписании с вашей командой или отсутствие исследований для обоснования вашего подхода. Отметив проблемы в документе, вы и ваши коллеги можете решить их и предвидеть другие проблемы, что позволит вам двигаться вперед с большей уверенностью в своем плане. Может быть полезно проверить достижимость вашего плана, чтобы вы были готовы эффективно выполнять шаги.

6 шаблонов оценки проектов

Вот список из шести шаблонов проектов, которые вы можете использовать для своего следующего группового задания на рабочем месте:

1. Внедрить оценку

Шаблон оценки реализации может быть полезен после начала выполнения задания. Вы можете убедиться, насколько хорошо ваши товарищи по команде выполнили каждый шаг первоначального плана. Хотя инструкции и приоритеты могут меняться, признание ваших недавних успехов может позволить вам создать прочную основу для следующих этапов. Если вы руководитель проекта, вы можете использовать шаблон для предоставления обновлений клиентам и заинтересованным сторонам. Информация, которую вы включили, также может позволить вам предоставить обратную связь по эффективности вашим товарищам по команде, вдохновляя их работать более компетентно.

2. Оценка воздействия

Информация в шаблоне оценки воздействия представляет собой эффект, который проект оказал на команду или компанию. После выполнения шагов вашего плана вы можете оценить работу, которую вы проделали с вашими первоначальными целями. Если два компонента совпадают, вы можете заключить, что достигли цели проекта.

Шаблон может включать раздел для описания целей, которые вы стремились достичь, и методов, которые вы использовали для их достижения. Например, вы можете обсудить, как вы использовали технологию или объединили опыт нескольких членов вашей команды. Ссылка на содержание оценки воздействия может сообщить вам о творческих процессах, которые необходимо повторить для следующего проекта.

3. Формирующая оценка

Используя шаблон формативной оценки, вы можете проверить качество видения вашего проекта. В вопросах вам может быть предложено описать, насколько актуальны ваши методы и цели для целевой аудитории, которую вы стремитесь привлечь. Может быть полезно заполнить шаблон на этапе подготовки к производству. Вы можете быть уверены, что приобретенное вами оборудование и последовательность вашего проекта могут добиться успеха. Если вы обнаружите, что ваш план можно улучшить, у вас еще есть время изменить свои методы, прежде чем тратить время и ресурсы. Рассмотрите возможность обсуждения деталей формирующей оценки, чтобы избежать разногласий между вашими товарищами по команде.

4. Оценка процесса

Шаблон оценки процесса показывает ваш прогресс в достижении ваших целей. В нем указаны задачи, которые вы уже выполнили, и компоненты, которые вам еще предстоит завершить. Вы также можете отслеживать время производства, чтобы определить, сможете ли вы уложиться в сроки проекта. Когда задание будет выполнено, вы можете добавить детали в шаблон. Демонстрация вашего прогресса также может помочь вам разработать стратегию выполнения следующих шагов и изменить свои цели, если это необходимо. Например, если отзывы заинтересованных лиц меняют цель проекта, вы можете наметить свои новые стратегии в шаблоне.

5. Оценка результатов

Шаблон оценки результатов показывает идеальные результаты задания. В нем указаны шаги, необходимые для достижения ваших целей, и ошибки, которых следует избегать на протяжении всего производства. Он также включает важные сведения о проекте, такие как настройка, в которой вы и ваши товарищи по команде выполняете задачи, и влияние, которое его выполнение может оказать на организацию. Рассмотрите возможность распространения шаблона оценки результатов, чтобы вдохновить своих коллег и продемонстрировать ценность вашей командной работы. Вы также можете обсудить, как сделать цели проекта более реалистичными и достижимыми, используя имеющиеся у вас ресурсы и время.

6. Послепроектная оценка

После отправки проекта вы можете добавить детали в шаблон пост-проектной оценки. Его цель — выделить сильные и слабые стороны задания, что может помочь вам и вашим товарищам по команде улучшить будущие начинания. Например, вы можете сравнить свои первоначальные цели с конечным продуктом, чтобы определить, достигли ли вы успеха. Другие аспекты послепроектного листа включают:

• Общие затраты: подсчитайте общую сумму денег, которую вы потратили во время производства. Шаблон позволяет вам оценить соблюдение бюджета и выяснить, поможет ли увеличение расходов вашей команде достичь поставленных целей.

• Делегирование задач: в оценочном листе может потребоваться объяснить, как руководитель проекта распределял задачи между каждым членом команды. Вы можете обсудить, отражает ли делегирование навыки сотрудников и достаточно ли времени, чтобы уложиться в сроки выполнения задания.

• Стиль руководства. Подумайте о стиле руководства руководителя проекта, включая качество инструкций, эффективность принимаемых им решений и сочувствие, которое они проявляли на протяжении всего производства. Подробная информация в шаблоне может помочь вам разработать стратегии повышения лидерских качеств менеджера для следующего задания.

• Профессиональный рост: используйте шаблон, чтобы подумать о технических навыках, которые ваши товарищи по команде приобрели после участия в проекте вместе с вами. Достижение профессионального роста также может свидетельствовать об успешном выполнении задания, что побуждает сотрудников вносить свой вклад в деятельность компании.

• Рекомендации: после того, как вы признаете, что можете улучшить, шаблон позволяет вам обсудить предложения по подходу к будущим проектам. Например, вы можете распознать желание назначить в команду больше сотрудников, отдать приоритет частому общению или использовать ресурсы, которые являются наиболее рентабельными.

Советы по использованию шаблона оценки проекта

Следуйте этим рекомендациям, чтобы выбрать шаблон оценки проекта, который подходит вам и вашей команде:

• Учитывайте цель задания. Некоторые проекты могут быть важными для компании, поэтому вы можете выбрать шаблон, соответствующий вашим потребностям. Например, чтобы задокументировать творческий подход, который вы никогда раньше не применяли, вы можете использовать шаблон оценки воздействия, чтобы ваш план соответствовал интересам вашего работодателя.

• Подумайте о масштабах вашего проекта. Подумайте о продолжительности вашей работы и количестве действий, которые вы можете контролировать, чтобы создать эффективный проект. Например, если вы ожидаете, что проект продлится несколько месяцев с несколькими результатами, может быть полезно использовать листы оценки процесса или воздействия для отслеживания вашей производительности.

• Подумайте, что вы надеетесь узнать. Каждый шаблон оценки проекта может предоставлять разную информацию, поэтому вы можете подумать о конкретных областях проекта, которые хотите изучить. Например, если вас интересует исключительно производительность вашей команды, вы можете выбрать заполнение итоговых или постпроектных листов.

• Напишите конкретные детали. Специфика вашего письма в шаблоне может облегчить вашим товарищам по команде понимание ожиданий и планирования. Рассмотрите возможность использования простого, краткого языка, чтобы сделать документ разборчивым и позволить вашим клиентам и заинтересованным сторонам правильно интерпретировать его.

• Разрешить товарищам по команде редактировать. Члены вашей команды могут предоставить детали, которые вы могли упустить из виду при заполнении выбранного вами шаблона. Предоставьте доступ к редактированию, чтобы убедиться, что у вас есть исчерпывающая и точная информация, которая поможет вам выполнить задание.

• Используйте несколько шаблонов. Может оказаться полезным составить документы для каждой фазы проекта, от концепции до завершения. Вы можете записывать различные детали и оценивать свою производительность с разных точек зрения, что позволит вам интерпретировать результаты вашего проекта с большей точностью.