6 простых способов улучшить свои навыки ввода данных

16 декабря 2021 г.

Ввод данных — обширное поле, в котором требования к вводу данных различаются в зависимости от роли, отрасли и компании.

Если вы работаете в сфере ввода данных или заинтересованы в работе по вводу данных, вы можете подумать о том, как развить или усовершенствовать свои навыки ввода данных. В этой статье мы обсудим, что такое ввод данных, необходимые навыки, распространенные профессии и советы о том, как вы можете улучшить свои собственные навыки ввода данных и набора текста для вашей карьеры.

Что такое ввод данных?

Ввод данных — это процесс ввода данных и обновления информации в какой-либо электронный сервис или базу данных. Лицо, которое вводит данные, делает это путем прямого ввода данных в базу данных компании с помощью компьютера, мыши, клавиатуры, сканера или другого инструмента ввода данных. Вот список нескольких должностей, которые выполняют обязанности по вводу данных:

У некоторых должностей есть обязанности по вводу данных, которые не являются основными функциями их должностей. Существуют и другие должности, основной обязанностью которых может быть ввод данных, но они не упомянуты в этом списке.

Навыки и обязанности по вводу данных

Точно обработанные, введенные или заархивированные данные имеют важное значение для удовлетворения клиентов. Поэтому важно, чтобы клерки по вводу данных обладали определенными навыками и были квалифицированы для выполнения повседневных обязанностей, чтобы хорошо выполнять свою работу. Есть много обязанностей, а также профессиональных и социальных навыков, которые могут потребоваться тем, кто занимается вводом данных. Вот несколько навыков и обязанностей, которыми должен обладать и выполнять персонал по вводу данных:

Обязанности

• Ввод данных о счете или клиенте из документов

• Соблюдение сроков ввода данных

• Сортировка данных для подготовки к вводу в компьютер

• Сканирование документов и других файлов при необходимости

• Проверка данных на наличие ошибок

• Исправление необходимых элементов данных

• Помощь в построении систем управления данными

• Соблюдение конфиденциальности в соответствии с политиками и правилами компании

• Создание отчетов и выполнение операций резервного копирования по мере необходимости

Навыки и умения

Базовые навыки работы с программным обеспечением

Лица, занимающиеся вводом данных, должны обладать базовыми навыками работы с программным обеспечением, поскольку они ежедневно работают с текстовыми процессорами, базами данных, электронными таблицами и соответствующим программным обеспечением.

Навыки эффективного письменного и устного общения

Специалисты по вводу данных должны часто общаться с внутренними и внешними командами и сообщать о любых проблемах, с которыми они могут столкнуться в связи с неправильными данными или другими проблемами с базой данных. Важно, чтобы они также использовали активное слушание, чтобы они могли вводить и сортировать данные так, как предпочитает компания.

Быстрая скорость набора текста

Этот навык имеет важное значение для успеха людей при вводе данных, поскольку им, вероятно, потребуется выполнить ввод большого количества данных в течение ограниченного периода времени. Многие работодатели ожидают, что средняя скорость печати составит от 30 до 40 слов в минуту.

Профессиональные навыки набора текста

Помимо быстрой печати, важно также печатать точно.

Самомотивация

Ввод данных часто выполняется удаленно или с небольшим контролем или командными усилиями. Важно, чтобы у специалиста по вводу данных была сильная самомотивация при повторении часто обыденных и повторяющихся задач.

Внимание к детали

Детали являются приоритетом в работе по вводу данных.

Как улучшить свои навыки ввода данных

Есть много способов улучшить навыки ввода данных самостоятельно, с помощью компьютерной системы или с помощью занятий в структурированной среде. Вот несколько советов, которые могут оказаться полезными для улучшения ваших навыков ввода данных:

1. Улучшите текущие навыки набора текста.

Обратите внимание на свою текущую структуру набора текста и язык тела. Убедитесь, что вы используете правильную осанку и положение рук для оптимальной точности и комфорта. Таким образом, вам не нужно будет менять положение или вставать так часто, что должно повысить вашу скорость набора текста и эффективность.

2. Увеличьте рабочее пространство.

Ввод данных требует, чтобы вы сидели и печатали на компьютере в течение длительного периода времени. Длительное сидение может быть связано с определенными проблемами со здоровьем, поэтому важно переделать рабочее пространство, чтобы оно стало более эргономичным. Лучший способ сделать это — иметь удобное кресло с поясничной опорой, которое можно поворачивать и регулировать по высоте.

Компьютерные мониторы должны быть на уровне глаз с минимальными бликами, а монитор должен располагаться рядом с мышью. Двойные мониторы также могут помочь с проверкой фактов, скоростью ввода данных, эффективностью и производительностью.

3. Используйте онлайн-инструменты для набора текста.

Несколько онлайн-программ позволяют вам проверить свои текущие способности печатать, чтобы определить области для улучшения. Эти инструменты набора текста позволяют вам практиковаться и повышать скорость и эффективность набора текста. Вы также можете попробовать просмотреть онлайн-видео, которые демонстрируют основы компьютерного программного обеспечения для ввода данных, чтобы улучшить свои базовые знания о компьютере и программном обеспечении.

4. Хаки ввода мастер-данных.

Многие ярлыки можно использовать с определенными программами, чтобы сэкономить достаточное количество времени. Например, вы можете использовать клавиши TAB и ENTER в Excel для ввода информации, которая была записана ранее. Многие лайфхаки с электронными таблицами и клавиатурой можно найти в Интернете, или вы можете попросить своего руководителя дать другие рекомендации.

5. Блокируйте отвлекающие факторы.

Когда вы работаете над вводом данных, вам может быть сложно оставаться сосредоточенным на задачах, которые вы выполняете. Попробуйте составить строгий график и распределить свое время, разделив задачи по приоритету. Также может быть полезно убрать телефон из зоны досягаемости и перевести его в беззвучный режим в рабочее время, чтобы не отвлекаться.

6. Дайте время на вычитку.

Ошибки могут возникать в течение рабочего дня, и важно иметь время, чтобы проверить свою работу, прежде чем отправлять ее. Если у вас нет доступа к редактору или кому-либо, кто мог бы проверить вашу работу, может быть полезно попробовать выйти из проекта. Таким образом, когда вы вернетесь к нему, чтобы проверить его самостоятельно, ваши глаза будут свежими.