6 методов бюджетирования управления проектами

Возможность использовать некоторые из наиболее широко известных методов бюджетирования управления проектами может помочь вам завершить проект в рамках выделенного бюджета. Независимо от характеристик проекта, эффективное бюджетирование может напрямую повлиять на его шансы на успех. Знакомство с методами бюджетирования управления проектами может быть ценным навыком, но это требует исследований. В этой статье мы обсудим, что такое бюджетирование управления проектами, почему оно важно, и перечислим некоторые из наиболее часто используемых методов бюджетирования в управлении проектами.

Что такое бюджетирование управления проектами?

Бюджетирование управления проектом — это действие по определению общей суммы средств, выделяемых на конкретный проект. Бюджет обычно оценивается руководителем проекта вместе с командой управления проектом и состоит из всех прогнозируемых затрат на предстоящий проект. Основная проблема при составлении реалистичного бюджета заключается в понимании и правильной оценке индивидуальных затрат на все элементы, входящие в проект.

Вот некоторые из вещей, которые необходимо определить при расчете бюджета проекта:

• Как будут непрерывно отслеживаться затраты на проект до его завершения

• Как расходы распределяются по нескольким фазам и этапам проекта

• Какие инструменты будут использоваться для хранения и представления данных о затратах

• Каков план для ситуаций, в которых проект либо находится в рамках бюджета, либо превышает его?

• Как бюджет проекта вписывается в общую стратегию головной организации

Почему бюджетирование в управлении проектами важно?

Бюджет проекта является одним из критериев, часто используемых для оценки его успешности, поскольку выгоды от завершения проекта сравниваются с его общими затратами. Некоторые из основных дополнительных причин важности бюджетирования в управлении проектами:

• Он определяет общее направление деятельности организации. Прежде чем согласиться на конкретный проект, организация должна определить, как он вписывается в общую стратегию. Стоимость проекта является одним из наиболее важных факторов при определении этой стратегии, поскольку слишком большие расходы на один конкретный проект могут повлиять на наличие средств для других потенциальных проектов. Организации необходимо определить, стоят ли выгоды от проекта его затрат, требуют ли его результаты дополнительных расходов и сможет ли организация поддерживать эти затраты в обозримом будущем.

• Он помогает организации определить свои приоритеты. Многим организациям приходится выбирать между несколькими конкурирующими проектами при распределении средств, а хорошо рассчитанный бюджет проекта может помочь лицам, принимающим решения, решить, будет ли один конкретный проект подходящей инвестицией.

6 типов методов бюджетирования управления проектами

Вот шесть наиболее популярных способов определения подходящего бюджета для проекта:

1. Аналоговая оценка

Этот метод оценки бюджета состоит в анализе уже завершенного проекта с объемом, аналогичным текущему, и использовании его бюджетных расчетов с поправкой на различия в объеме, качестве, сроке выполнения или любых других соответствующих параметрах. Это не всегда абсолютно точный метод, но он может быть уместным в ситуациях, когда имеется ограниченная информация о предстоящем проекте и требуется быстрая оценка. Этот метод обычно быстрее и менее затратен, чем другие, но может использоваться только компаниями, у которых были подобные проекты в прошлом.

2. Параметрическое оценивание

Этот метод оценки состоит из использования исторических данных и других связанных переменных для оценки объема проекта, продолжительности и общих затрат. Обычно это достигается путем изучения прошлых данных, расчета различных затрат на единицу продукции для различных аспектов, общих для текущего проекта, и корректировки пропорций в соответствии с объемом нового проекта. Точность этого метода обычно пропорциональна качеству и актуальности исторических данных, на которых он основан.

3. Метод «сверху вниз»

Этот метод заключается в рассмотрении бюджета проекта в целом и последующем расчете отдельных затрат для каждого из требуемых процессов. Каждая часть общего проекта анализируется, рассчитываются точные затраты, а затем сравниваются с первоначальными оценками для каждой из них. Основываясь на результатах, менеджеры проектов могут увидеть, насколько рентабельным является каждый процесс, и могут принять решение о сокращении объема некоторых частей проекта, чтобы он соответствовал общему выделенному бюджету.

4. Метод «снизу вверх»

В отличие от метода «сверху вниз», который делит проект на несколько процессов и рассчитывает отдельные затраты для каждого из них, используя метод «снизу вверх», руководитель проекта пытается напрямую сгенерировать общий бюджет проекта с помощью своей команды управления проектом. Как правило, для этого метода точность оценки бюджета обычно пропорциональна точности информации и рекомендаций экспертов, полученных в течение периода составления бюджета.

5. Трехбалльная оценка

Этот метод использует три разных расчета для оценки бюджета: самый дорогой сценарий, самый рентабельный сценарий и наиболее вероятный сценарий. Используя эти цифры, вы можете приблизительно оценить требуемый бюджет, а также оценить некоторые риски, связанные с проектом.

6. Анализ освоенного объема

Этот метод представляет собой способ оценки точности бюджета проекта во время выполнения проекта. Он состоит в постоянном сравнении затрат на каждом этапе проекта с ранее оцененными, обычно с использованием одного из четырех ранее упомянутых методов.

Советы по точному составлению бюджета управления проектами

Примите во внимание следующие советы при определении бюджета проекта:

• Сосредоточьтесь на потребностях организации. При составлении бюджета для конкретного проекта важно помнить, что конечной целью любого проекта является помощь его головной организации в достижении поставленных целей. Точно зная, насколько ценен проект для организации, вы можете повысить свои шансы на точное определение его бюджета.

• Поддерживайте открытое общение с заинтересованными сторонами. На этапах составления бюджета и реализации проекта вы должны постоянно общаться с людьми, которые выиграют от его успешного завершения. В зависимости от их приоритетов и потребностей вы можете определить, правильно ли составлен бюджет проекта или требуется корректировка объема и бюджета.

• Адаптироваться к изменяющимся параметрам. Различные непредвиденные события и ситуации могут произойти с момента составления бюджета проекта до его выполнения. При создании бюджета вам необходимо предусмотреть эту возможность и иметь достаточную гибкость, чтобы адаптироваться к любым изменениям, внутренним или внешним.