6 методологий, которые вы можете использовать для улучшения бизнес-процессов
13 декабря 2021 г.
Бизнес-процесс относится к рутинным шагам, которые вы предпринимаете каждый раз, когда выполняете определенную задачу. У вас могут быть процессы на работе для таких действий, как электронная почта в отдел кадров, написание отчетов и общение с новыми клиентами. Улучшение бизнес-процессов позволяет вам изучить имеющиеся у вас процессы и определить, какие из них можно было бы улучшить, пересмотрев или доработав для наилучшей поддержки ваших бизнес-операций. В этой статье мы даем определение улучшения бизнес-процессов и приводим список из шести методологий улучшения бизнес-процессов, которые вы можете использовать.
Что такое улучшение бизнес-процессов?
Улучшение бизнес-процессов — это способ убедиться, что процедуры, которые вы используете на работе, эффективны и способствуют успеху в вашей компании. Вы можете использовать улучшение бизнес-процессов, чтобы найти места, где вы можете улучшить свои процессы и способы надлежащего использования времени и ресурсов. Улучшение бизнес-процессов включает в себя оценку потребностей и требований, для которых бизнес использует процессы, и определение того, насколько эффективны существующие процессы. Затем вы можете решить, какие действия вы можете предпринять для улучшения процессов, требующих пересмотра, и создать решения, повышающие их эффективность.
Преимущества улучшения бизнес-процессов
Улучшение бизнес-процессов имеет много преимуществ, таких как максимальное повышение эффективности существующих процессов. Постоянно улучшая бизнес-процессы, вы также можете повысить удовлетворенность клиентов, поскольку улучшенные процессы могут помочь сделать операции с клиентами эффективными и поддерживающими. Моральный дух сотрудников также может повыситься в результате улучшения бизнес-процессов. Это связано с тем, что успешные процессы могут помочь сотрудникам легко выполнять высококачественную работу, следуя процессам, которые вы улучшаете.
Одним из наиболее важных преимуществ улучшения бизнес-процессов является возможность сэкономить время, деньги и материалы за счет оптимизации каждого процесса, чтобы использовать только то, что ему нужно для каждой задачи, сохраняя дополнительные ресурсы для других проектов. Это также может помочь определить места, где вы можете установить новые бизнес-процессы, поскольку вы можете видеть, какие области или задачи требуют больше всего ресурсов для выполнения, и создавать новые процессы, которые удовлетворяют эти потребности.
6 методологий улучшения бизнес-процессов
Вот шесть методологий, которые вы можете использовать для улучшения бизнес-процессов:
Шесть Сигма
«Шесть сигм» предлагает руководство по наиболее эффективному управлению бизнесом. Использование инструментов Six Sigma включает в себя сбор информации о существующих процессах и ее использование для определения процессов, нуждающихся в улучшении. Затем вы можете использовать эти данные, чтобы выбрать решения для каждого процесса для повышения эффективности. Инструменты «Шесть сигм» направлены на повышение удовлетворенности клиентов и предотвращение таких проблем, как увеличение продолжительности производственного цикла и появление дефектов продукции.
Популярным методом шести сигм является DMAIC, который инструктирует пользователей: «Планируй, делай, проверяй, действуй». DMAIC может улучшить процессы, найдя решения, которые экономят время и деньги. Вы можете использовать устав проекта или карту процесса для отслеживания прогресса DMAIC.
Прочитайте больше: Полное руководство по шести шагам сигмы
Теория ограничений
Теория ограничений может показать, какие процессы могут нуждаться в пересмотре, следуя одному и тому же списку шагов для оценки каждого процесса на рабочем месте. Это может упростить процесс улучшения бизнес-процессов, создав стандарт для всех процессов, которому вы можете следовать, чтобы найти ограничения в любом процессе. Вот шаги, которые необходимо выполнить при использовании теории ограничений:
Определите ограничение.
Рассмотрим решения для ограничения.
Подчинить и синхронизировать с ограничением.
Решите ограничение.
Повторяйте по мере необходимости.
Прочитайте больше: Что такое теория ограничений и как она используется?
Бережливые инструменты
Вы можете использовать инструменты бережливого производства, чтобы помочь определить процессы или шаги в процессах, которые в настоящее время могут привести к потерям. Инструменты бережливого производства могут помочь выявить такие проблемы, как перепроизводство, время ожидания, транспортировка, складские запасы и дефекты продукции, а также предложить решения по их устранению в соответствующих процессах.
Одним из примеров бережливого инструмента являются инструменты 5S, которые могут способствовать безопасности, снижению затрат и повышению эффективности текущих процессов. Вы можете использовать методы 5S, сравнивая изображения рабочих мест до и после внедрения новых процессов, заполняя контрольные списки действий команды и формы оценки, а также разрабатывая рекомендации по обслуживанию офиса.
Прочитайте больше: Что такое бережливая методология? Определение и преимущества)
Общее управление качеством (TQM)
Total Quality Management определяет процессы, которые могут нуждаться в улучшении, сосредоточив внимание на удовлетворенности клиентов. Вы можете использовать Total Quality Management для улучшения процессов, которые помогают достигать целей продаж и поддерживать клиентов, у которых есть запросы.
Основным элементом Всеобщего управления качеством является сотрудничество, поскольку сотрудники решают, какие процессы требуют улучшения, путем установления общего понимания стандартов качества и процедур общения друг с другом и с клиентами. Тотальное управление качеством также способствует достижению общих целей, что может помочь сотрудникам работать вместе над поиском творческих решений.
Кайдзен
Методология Кайдзен рассматривает, как улучшить каждый аспект бизнеса. Отделы управления часто используют метод Кайдзен для улучшения своих бизнес-процессов, повышения производительности своей команды и поощрения безопасных и эффективных бизнес-функций. Это связано с тем, что метод Кайдзен фокусируется на непрерывном внесении небольших улучшений в любое время, когда возникает потребность в улучшении. Кайдзен — это непрерывный процесс, который приглашает всех в компании внести свой вклад, что может сделать его доступным способом внедрения улучшений во всей компании.
Используя метод Кайдзен, вы можете писать отчеты о ситуациях на рабочем месте, которые, по вашему мнению, нуждаются в улучшении, проводить опросы об удовлетворенности команды и составлять новые стратегические планы, направленные на повышение производительности сотрудников.
Производственная система Тойота
Производственная система Toyota направлена на экономию времени в течение производственного цикла и минимизацию стоимости запасов. Основная функция метода производственной системы Toyota заключается в том, чтобы производить продукты только по мере необходимости, что может помочь сохранить низкие складские запасы и сократить немедленное использование материалов. Производственная система Toyota использует четыре основных принципа для достижения успеха:
Философия. Подумайте, как вы можете применить философию вашей компании к решениям по улучшению бизнес-процессов. Это может гарантировать, что любые изменения, которые вы вносите в процессы, требующие улучшения, останутся в соответствии с целями и ценностями вашей компании.
Процесс: Определите, какой процесс может дать желаемые результаты. На этом этапе вы можете использовать текущий поток процессов для оценки процессов, использовать надежные технологии и внедрить систему вытягивания, которая помогает предотвратить перепроизводство.
Люди и партнеры: рассмотрите каждого человека, который вносит свой вклад в бизнес. Это поможет вам определить лидеров в вашей компании, которые могут эффективно продолжать обучать других улучшениям и процессам, которые вы внедряете.
Решение проблем: создайте среду, которая способствует постоянному обучению и совершенствованию среди сотрудников. Это может помочь полностью понять, почему процесс может нуждаться в улучшении, и даст вам время найти решение.